ماذا تفعل إذا عينت موظفًا ثم اكتشفت بعد ذلك أنه دون المستوى؟

عينت الشركة موظفا مبتدئا لإقدامه وطموحه وحماسه العالي، غير أنه بعد مرور بضعة أسابيع صارح الموظف من حوله بأن الوظيفة لم تكن على مستوى توقعاته من حيث الطموح والجدوى، وبدأ يقع في أخطاء غير مقصودة وانحسر حماسه للتعاون مع زملائه في القسم. في موقف كهذا، هل الحل هو إنهاء خدمة الموظف على الفور؟

لا ينقشع غبار قرارات التوظيف الخاطئة سريعًا، بل يستغرق الأمر عدة أيام أو أسابيع حتي تتضح الرؤية وتكتشف الشركة أنها أخطأت في اختيار الموظف الجديد، فعلى الرغم من أن معطيات التعيين قد تكون نموذجية، فالسيرة الذاتية مكتملة والشهادات قوية والمرشح يتمتع بالثقة بالنفس، إلا أن استلام العمل أظهر بعض المؤشرات السلبية، مثل ضعف الأداء أو تردي الأخلاق أو عدم الجدارة بالثقة أو الإرهاق المستمر.

تشير الدراسات إلى أن واحدة من كل سبع شركات تكتشف هذه الحقيقة المرّة خلال الأسبوع الأول من التعيين، فيما يستدعي الأمر أسبوعين على الأقل ل 39% من الشركات حتى تتأكد من ذلك. إلا أنها ليست نهاية العالم، إذ يمكن علاج هذا الاختيار الخاطئ وتدارك آثاره السلبية، بخطة عمل شاملة وواعية تسفر في النهاية عن قرار صحيح سواء بإعادة تأهيله أو استبعاده. نناقش فيما يلي أبعاد هذه الخطة لتكون دليلك عند الوقوع في هذا المأزق:

1. تَحَدث بوضوح مع الموظف

يفسح التحدث بصراحة مع الموظف الجديد المجال لحل المشكلة وتحديد سبب ضعف الأداء وقياس قدرة الموظف على التغيير للأفضل، فالاجتماع المباشر قد يجعلك تكتشف بدائل يمكن تنفيذها ويمنحك صورة أكثر عمقًا عن مدى سوء الموقف، فقد يكون الموظف مدركًا للمشكلات نفسها التي لاحظتها أنت ويكون سعيدًا بهذه الفرصة لكي يوضح موقفه، قد يقول مثلا «لا أعرف ماذا أفعل، عمري 20 عاما وليس لي خبرة سابقة في العمل بمتجر تجزئة من قبل، احتاج إلى مساعدة منكم».  بالتالي يكون الحديث بينكما فرصة للعمل على حل المشكلات معًا وتحويل الموظف من اختيار خاطئ إلى عضو مهم في الفريق. لكن متى تتحدث؟ وماذا تقول؟

بالنسبة لتوقيت اتخاذ قرار المصارحة، فالحقيقة أنه لا يوجد وقت ثابت يصلح لكل الوظائف، فإذا كان العمل الذي يقوم به الموظف معقدًا قد يستغرق الأمر أكثر من شهر لقياس مدى نجاحه، أما إذا كان دوره تقليديًا فخلال شهر على الأرجح سيكون جاهزًا لتحقيق مستوى أداء مقبول.

عندما يكون الوقت مناسبًا للمصارحة، ابدأ حديثك بعبارة مثل: «أود الحديث عن الأداء خلال الفترة الماضية منذ استلام العمل، لنحدد هل العمل يسير بشكل صحيح؟ وما هي التعديلات المطلوبة؟ وهل توجد جوانب قصور من ناحيتنا معك؟» الهدف من هذا الحديث هو لفت انتباهه للمشكلة ومعرفة كيفية حلها، لذلك اشرح بوضوح كيف يفشل الموظف في أداء العمل؟ وما هو المطلوب منه ليكون على مستوى التوقعات؟

2. استمع إليه وتفهم وجهة نظره

على التوازي مع الحديث إلى الموظف الجديد عن معايير النجاح والفشل في أداء وظيفته، استمع إلى وجهة نظره وتقبل أفكاره عن كيفية تحقيق النجاح في الوظيفة، فرده قد يعطي سياقًا لسلوكياته وأدائه الضعيف، فمثلا قد يكون التسليم المتأخر للمشاريع بسبب قلة النوم، أو التوتر المستمر بسبب ظروف إنجاب طفل جديد ومسؤوليات ذلك التي تحتاج إلى وقت ليتكيف معها، وقد تكون الطريقة الدفاعية في التعامل مع الزملاء بسبب شعوره بالتمييز في داخل الشركة، لذلك ليس بالضرورة أن يسوغ الموظف مبررات ضعيفة دفاعًا عن نفسه، بل قد يقترح تحسينات تزيد من فرص نجاحه وتفيد الشركة بأكملها لأنه يعرف نفسه بشكل أفضل.

3. أعد تأهيل الموظف أو انقله لدور آخر

إذا كان الموظف تكيّف جيدًا مع بيئة العمل لكن المشكلة التي تحول بينه وبين العمل بأداء جيد هي عدم إجادة استخدام آلة رئيسية أو برنامج مهم في سير العمل، فالحل هو تعليمه المهارات اللازمة لذلك. أما إذا كان غير كفء وفقًا لمعايير دوره الحالي لكنه يتمتع بمهارات ومواطن قوة أساسية لدور آخر داخل الشركة، فلا ينبغي التسرع في فصله عن العمل، بل يمكن إعادة تعيينه في وظيفة أخرى.

يفيد إعادة التعيين الشركة لأنها باتت تعلم جيدًا نقاط قوة وضعف الموظف، كما أنها تأكدت من تناغمه مع ثقافة الشركة، لذلك سيوفر هذا القرار تكلفة استقطاب كفاءات خارجية للدور الجديد واحتمال توظيف موظف آخر غير كفء.

لن ينجح هذا البديل إلا إذا كانت الشركة لديها وظيفة خالية تناسب مهارات الموظف  وسماته الشخصية وطموحاته بشكل أفضل، إلا أنه أيا كان البديل الذي تختاره سواء (إعادة تأهيل الموظف في دوره الحالي وإعطائه فرصة ثانية أو تعيينه في الدور الجديد) فإن الموظف بحاجة إلى خطة تدريب مكثفة لتجهيزه للفترة القادمة.

خطة التدريب هي أداة تحسين وتطوير لتحويل الموظف غير الكفء إلى موظف كفء، وينبغي أن تكون تفصيلية وتتضمن توقعات واضحة وقابلة للتنفيذ من الشركة بالإضافة إلى الدعم الذي يحتاجه الموظف وأهداف قابلة للقياس، فضلًا عن إطار زمني لتحقيقها وإجراءات المراجعة، استخدم نظام تقييم الأداء من جسر لإدارة ومراجعة أداء الموظف بسهولة ودقة، مع إمكانية وضع المعايير الخاصة بالوظيفة وطريقة التقييم والجدول الزمني المناسب.

على سبيل المثال، إذا كان الموظف بحاجة إلى تحسين مهاراته في مجال التسويق، صمم خطة لتطوير مهاراته تتضمن حضور ثلاث دورات تدريبية خلال الثلاثة شهور القادمة ،وبالتالي من المتوقع تحسن الأداء بحلول تاريخ محدد. اشرح له الخطة بوضوح وتأكد من فهمه لها، وأن النتائج التي تترتب على تنفيذها ستكون معيارا لاستمراره في الشركة، ثم احرص على متابعة تنفيذ الخطة بنجاح، من خلال عقد اجتماعات منتظمة والإجابة عن الاستفسارات وتقديم ملاحظات بناءة.

4. استغن عن الموظف عندما يكون لابد من ذلك

أحيانًا يكون الحل لمعالجة قرار التوظيف الخاطئ هو الاستغناء عن الموظف الجديد طالما أعطته الشركة كل فرص النجاح لكنه لا يزال غير مناسب، فالهدف من الاستغناء هو وقف نزيف الخسائر الذي يحدث بسببه، خاصة إذا كان دوره قياديًا، فالقائد غير الكفء يؤدي إلى اختناق العمل وقمع الإبداع وبالتالي انخفاض الإنتاجية ومغادرة الموظفين للشركة بالإضافة إلى زيادة الصراع بين الإدارات وصنع خلافات بين الزملاء.

من السيناريوهات الأخرى التي تجعل من الحكمة إنهاء خدمة الموظف ما يلي:

• لا تمتلك الشركة الوقت أو الموارد اللازمة لإعادة تأهيل الموظف أو نقله إلى دور آخر لتحقيق النجاح، أي إن الاستثمار في ذلك يكلف أموالًا ويستغرق وقتًا أكثر مما تستطيع الشركة تحمله في الواقع.
• لم يبذل الموظف جهدًا شخصيًا كبيرًا لتنفيذ خطة التدريب، ولم يحدث تحسن فعلي في الأداء على مدى الثلاثة أو الستة الأشهر التالية بعد وضع الخطة.
• لا تتناسب ثقافة الشركة مع الموظف الجديد، كأن تكون وتيرة العمل أسرع مما يطيق أو أبطأ كثيرًا مما يجب إلى حد شعوره بالملل، فمثل هذا التنافر بين الثقافة والموظف لا يتغير بسهولة مع مرور الوقت.
• يترك استمرار الموظف في العمل تأثيرًا سلبيًا كبيرًا على أداء الفريق، خصوصًا إن تبين أنه إنسان سئ الخلق فإن وجوده يخصم من معنويات باقي أعضاء فريق العمل.
• لا يحترم الموظف قوانين الشركة ولا يلتزم بسياساتها على الرغم من التحذير لأكثر من مرة، كذلك إذا كان ضعيف الالتزام أو لا يتعاون مع الزملاء الآخرين.
• كذب الموظف بشأن مهاراته وخبراته.

أخيرًا: اجعل المغادرة سلسة وراقية

لا تكون عملية تسريح الموظف دائمًا شاقة وعصيبة، خاصة إذا كان على علم بالمشكلات التي حدثت أثناء فترة عمله في الشركة، إذ قد يصل إلى النتيجة نفسها وهي أن الدور ليس مناسبا له، أما إذا كان القرار مفاجئا له، فكن مباشرًا ومختصرًا معه، كأن تقول مثلا «تحدثنا أكثر من مرة كيف ينبغي لمن يشغل وظيفتك أن ينجز هذه المهام ويحقق هذه الأهداف بنجاح، لكنك لم تستطع عمل ذلك، لذلك مع الأسف نحن مضطرون لإنهاء عملك بدءا من تاريخ ..، وفيما يلي إجراءات إنهاء الخدمة ..».

في كل الأحوال، ما دمت اتخذت قرارًا بالاستغناء عن الموظف، كن محترفًا ومهذبًا وافعل ما بوسعك لمساعدته، اعقد اجتماعًا معه في مكان خاص احتراما لخصوصيته وكرامته، واشرح له أسباب إنهاء الخدمة بوضوح وواقعية حتى يفهم بواعث هذا القرار، تَحَدث بشكل مهني ومحترم، ولا تستبعد أن يغضب لما تقول، وإذا حاول إقناعك بتغيير رأيك، دعه يعبر عن رأيه ورد عليه بصبر وتعاطف.

وقبل ذلك أدي الحقوق الكاملة للموظف في هذه المرحلة وبما يتوافق مع قانون العمل السعودي، يفيد الاطلاع على أحدث الضوابط اللازمة عن الاستغناء عن الموظف أو إقالته عبر هذا الدليل الشامل من مكتبتنا

كلمة أخيرة، تتحمل الشركة مسؤولية مساعدة الموظف الجديد في التغلب على مشكلات الأداء وإبداء رغبتها في تحديد الفجوات وتقديم علاج لها ووضع خطة مستقبلية لتحسين الوضع، كما أن النزاهة تحتم عليها عدم الاستغناء عن الموظف الجديد على الفور إذا كان ذا أخلاق وحس عال بالالتزام، وكل جهد تبذله في هذا السياق نتائجه تستحق العناء فعلًا.