كيف تصمّم الموارد البشرية لوائح السفر وتضبط المصروفات؟

تمثل رحلات العمل استثماراً حقيقياً في نمو الأعمال وتوسيع العلاقات المهنية، لكن مع تكلفتها العالية لا بدّ لمسؤولي الموارد البشرية من ضبط الإنفاق وتحقيق توازن دقيق بين الالتزام المالي ورفاه الموظفين من خلال إعداد سياسات واضحة وتنسيق فعال مع الإدارة المالية.

ونتناول في السطور التالية:

• ما هي نفقات السفر ورحلات العمل؟
• لماذا ينبغي على إدارة الموارد البشرية تنظيم مصروفات السفر ورحلات العمل؟
• كيف تساهم لوائح وسياسات السفر في ضبط حدود الإنفاق؟
• كيف يساهم نظام جسر لإدارة الموارد البشرية في إدارة نفقات السفر ورحلات العمل؟

ما هي نفقات السفر ورحلات العمل؟

نفقات رحلات العمل هي جزء من التكاليف التشغيلية المرتبطة بتكليف الموظفين بمهام خارج مواقع عملهم الاعتيادية سواء داخل الدولة أو خارجها، على أن تكون هذه النفقات ضرورية ومعقولة ومرتبطة بصورة مباشرة بتحقيق أهداف العمل، مع توثيقها بدقة لضمان الشفافية والامتثال للوائح الضريبية وسياسات الشركة.

وتقتصر هذه المصروفات على الرحلات التي تمثل جزءاً من مسؤوليات الموظف المهنية مثل حضور المؤتمرات والاجتماعات الخارجية وزيارات الفروع أو العملاء أو تنفيذ مشاريع ميدانية، ومن أبرزها:

• تكاليف النقل: تذاكر الطيران والقطارات والحافلات وخدمات تأجير السيارات والمواصلات المحلية ورسوم الطرق ومواقف السيارات وبدل استخدام السيارة الشخصية.
• بدل السكن أو الإقامة: نفقات الفنادق أو الشقق وضرائب الإقامة والرسوم الإضافية، أو بدلات محددة للسكن وفق سقف مالي أو تصنيف فندقي.
• الوجبات: تغطي الوجبات اليومية ببدل ثابت أو سقف لكل وجبة إضافة لوجبات العمل مع العملاء.
• الاتصالات: المكالمات الدولية أو المحلية وخدمات الإنترنت ورسوم التجوال وتكاليف إرسال المستندات.
• المصاريف النثرية: مثل غسيل الملابس ورسوم الصراف الآلي والبريد وحضور المعارض الخاصة بالعمل.
• التأمين والرعاية الصحية: تأمين السفر والحالات الطبية الطارئة والتأمين ضد الإلغاء أو التأخير.
• المصاريف المرتبطة بالمهام: رسوم المؤتمرات والورش واللقاءات مع العملاء واستئجار المعدات المؤقتة وخدمات الترجمة أو الدعم الفني.

وتختلف سياسات كل منشأة في تغطية النفقات الأخرى للسفر ورحلات العمل، لكن بصورة عامة من أبرز المصروفات التي لا تمولها المنشآت خلال رحلات العمل:

• الترفيه الشخصي: لا يُعوّض الموظف عن أي نفقات ترفيهية لا ترتبط بالمهام الوظيفية مثل مشاهدة الأفلام أو رسوم المنتجعات الصحية أو حضور فعاليات رياضية، فهي جميعها مصاريف شخصية لا تُعد من نفقات السفر المسموح بها.
• الأنشطة أو الاجتماعات غير المرتبطة بالعمل: إذا حضر الموظف نشاطاً أو لقاءً لا يخدم مصالح المنشأة أو لا يُمثلها رسمياً فلا تتحمل الشركة أي تكاليف ناتجة عنه بما فيها التنقل أو الضيافة أو أي مصاريف مصاحبة.
• الرحلات المختلطة بين العمل والترفيه: عند تمديد الرحلة لغرض شخصي أو إدخال أنشطة ترفيهية على برنامج العمل يمكن للشركة أن تحسب فقط ما يتوافق مع جدول المهام الرسمي في أيام العمل وتستثني أي إنفاق متعلق بالجزء الترفيهي.
• النفقات الاستثنائية غير المرتبطة مباشرة بالمهام: لا تُعد بعض النفقات غير الضرورية معتمدة ما لم تُذكر صراحة في سياسة السفر الخاصة بالمنشأة مثل الإكراميات غير الضرورية أو رسوم الأمتعة الزائدة أو مواقف المطارات.
• المصاريف الباذخة أو المبالغ فيها: لا تتحمل الشركة أي إنفاق يُعد فخماً أو غير مبرر مثل الحجوزات الفندقية المرتفعة بدون ضرورة مهنية.
• تكاليف مرافقي الموظف: قد لا تشمل نفقات السفر مصاريف مرافق آخر أو أفراد الأسرة ويجب توضيح ذلك في خطابات التكليف وبرامج الرحلات وسياسات السفر.

لماذا يجب على إدارة الموارد البشرية تنظيم مصروفات السفر ورحلات العمل؟

لم تعد مسؤولية تنظيم نفقات السفر ورحلات العمل تقتصر على الأقسام المالية أو الإدارية فقط، بل أصبحت من مهام إدارة الموارد البشرية للأسباب التالية:

1. تعزيز الثقافة المؤسسية والانتماء الوظيفي

لا تُعد رحلات العمل مجرد تنقلات مهنية لإنجاز المهام خارج المكتب، بل عنصراً محورياً في بناء الثقافة المؤسسية وترسيخ الانتماء لدى الموظفين، إذ تسهّل المنشأة بإدارتها الواضحة والفعالة لنفقات رحلات العمل الإجراءات المالية والإدارية وتبعث برسائل مهمة لموظفيها حول الثقة والتقدير والشفافية والدعم والاطمئنان أثناء سفرهم.

ويذهب كثيرون إلى أن السفر لأغراض العمل أصبح جزءاً من الثقافة المؤسسية الحديثة عبر تعزيز التفاعلات الإنسانية المباشرة بين الفرق وخلق فرص أقوى لتطوير الموظفين وحثهم على المشاركة في مهام تمثيل الشركة خارجياً بروح إيجابية.

2. تحسين تجربة الموظف أثناء السفر

يساهم ضبط نفقات السفر وفق سياسات واضحة ومحددة في تعزيز طمأنينة الموظف ويقلل من قلقه وإرباكه لأنه يعرف مسبقًا ما يُمكنه صرفه وما ستقوم الشركة بتغطيته، ما يسمح له بالتركيز على أهداف المهمة دون الانشغال بمسائل مالية أو إدارية جانبية وينعكس على إنتاجيته ويرفع قيمة الرحلة للشركة والموظف معاً.

3. ضبط التكاليف وتحسين كفاءة الإنفاق

نظراً للتكاليف العالية لنفقات السفر ورحلات العمل فإن أي خلل في إدارتها قد يتحول سريعاً إلى نزيف مالي يصعب السيطرة عليه، وهنا يبرز دور الموارد البشرية بضبط المصروفات وتحديد سقوف واضحة لكل بند مثل التذاكر والإقامة والتنقل والوجبات، ما يمنع التجاوزات ويمكّن الشركة من مقارنة المصروفات الفعلية بالميزانية المعتمدة واكتشاف أي صرف زائد قبل أن يتراكم ويتحول إلى عبء مالي.

كما يُعزز التفاوض المسبق مع الفنادق وشركات الطيران للحصول على أسعار خاصة من كفاءة الإنفاق، ويقلل التوثيق الدقيق للمصروفات من الأخطاء الإدارية أو تكرار الصرف أو ازدواجيته.

4. تعزيز العدالة والشفافية داخل المؤسسة

عندما تتولى إدارة الموارد البشرية مسؤولية ضبط نفقات السفر بصورة موحدة وواضحة فإنها تضمن أن جميع الموظفين يعاملون بالمعايير نفسها مهما كانت مناصبهم أو مهامهم، ما يزيل الإحساس بالمحاباة أو التمييز ويمنع الاجتهادات الشخصية أو القرارات العشوائية في اعتماد التكاليف ويعزز شعور الموظف بالعدالة المؤسسية، كما يقلل من التضارب في الفهم أو الخلافات بين الموظف والإدارة حول ما هو مستحق وما هو مرفوض.

5. تعزيز الامتثال القانوني وتقليل المخاطر

عندما تضبط إدارة الموارد البشرية نفقات رحلات العمل وفق الأنظمة المعتمدة فإنها تضمن التزام المنشأة بضوابط الضرائب والعمل والتأمينات ما يحمي المنشأة من المخالفات أو الغرامات أثناء التدقيق، إلى جانب ذلك فإن وجود سياسات سفر عادلة يضمن للموظف حقوقه مثل التعويض عن الساعات الإضافية والتأمين أثناء السفر ويعكس صورة احترافية عن الشركة ويدعم سمعتها المؤسسية. 

كيف تساهم لوائح وسياسات السفر في ضبط حدود الإنفاق؟

سياسة السفر في الشركات هي وثيقة تنظيمية تُحدّد بدقة القواعد والإجراءات التي يجب على الموظفين اتباعها عند السفر لأغراض العمل، وتشمل هذه السياسة تفاصيل تتعلق بالحجوزات والإقامة والمواصلات والمصروفات المقبولة وآليات السداد والتقارير. وتهدف سياسة رحلات العمل إلى ضبط النفقات وتوحيد المعايير وتوفير تجربة سفر متسقة وعادلة لجميع الموظفين مع ضمان الامتثال للأنظمة والتشريعات بما فيها نظام العمل السعودي. 

كما تساهم أيضاً في حماية ميزانية الشركة من الهدر وتعزيز العدالة الداخلية وتقليل المخاطر القانونية ما يجعلها أداة حيوية لإدارة الموارد المالية والبشرية بكفاءة عالية.

دور الموارد البشرية في إعداد وتنفيذ سياسة السفر ورحلات العمل

لا يتوقف إعداد سياسة سفر فعّالة عند ضبط التكاليف بل يشكل خطوة إستراتيجية لحماية المنشأة وموظفيها وتعزيز الامتثال. ويبرز دور الموارد البشرية في ذلك من خلال:

صياغة سياسة سفر شاملة وواضحة

تتولى إدارة الموارد البشرية بالتعاون مع الإدارة المالية مسؤولية تصميم سياسة سفر دقيقة وشاملة توفر إطاراً واضحاً لإدارة السفر ورحلات العمل وضبط حدود الإنفاق فيها بما يضمن مراعاة الميزانية والأنظمة واحتياجات الموظفين وطبيعة العمل، وتشمل لوائح السفر في المنشآت عادة:

• ضوابط الحجز: تحديد فئات السفر المسموح بها مثل الدرجة السياحية للموظفين دون مستوى إداري معين أو درجة الأعمال للمديرين التنفيذيين.
• معايير الإقامة: اختيار الفنادق المعتمدة بناءً على تصنيف النجوم أو الحد الأقصى للتكلفة لكل ليلة.
• بدلات النفقات اليومية: وضع سقوف يومية للوجبات والمصروفات النثرية بناءً على تكاليف الوجهات وطبيعة النشاطات.
• إجراءات الموافقة: إلزام موظفي الشركة بالحصول على موافقة الإدارة قبل الحجز لضمان التزام الرحلات بالسياسة المعتمدة، أو حصر الحجز المسبق بمسؤول الموارد البشرية.
• اختيار مقدمي خدمات اقتصاديين: تُحدد لوائح السفر مقدمي الخدمة المفضلين لتقليل التكاليف من شركات طيران وفنادق معتمدة سبق التفاوض أو التعاقد معها لضمان أفضل الصفقات.

التوعية والتدريب لتعزيز الامتثال

تتحمل الموارد البشرية مسؤولية توعية الموظفين بسياسات السفر وضمان الفهم السليم لها وتعزيز ثقافة المسؤولية عبر:

• البرامج التدريبية: تنظيم جلسات توجيه للموظفين الجدد وورش عمل دورية لتوضيح متطلبات الإيصالات والسقوف اليومية وسلوكيات الإنفاق المسؤول.
• الأدلة المرجعية: توفير كتيبات أو منصات إلكترونية تحتوي على إرشادات واضحة وأمثلة عملية تساعد الموظف على اتخاذ قرارات سفر سليمة ضمن حدود السياسة.
• الدعم المستمر: إنشاء قنوات اتصال للإجابة عن استفسارات الموظفين وتقليل الالتباس وتعزيز الامتثال للوائح السفر. 

التنسيق اللوجستي ودعم الموظفين

يُعد الجانب اللوجستي في سياسة السفر من أكثر المحاور تأثيراً على ضبط الإنفاق وتحسين كفاءة العمليات، إذ إن التنظيم الدقيق للرحلات ينعكس إيجاباً على الميزانية ويقلل الهدر الناتج عن الحجز العشوائي أو الترتيبات غير المخططة، ويتم ذلك عبر:

• إدارة الحجوزات وفق ضوابط التكلفة: تنسيق ترتيبات النقل والإقامة من خلال منصات معتمدة أو مزودي خدمة تم التفاوض معهم مسبقاً مع مراعاة اختيار الرحلات والفنادق وفق سلم وظيفي واضح والحجز المسبق وضمان التكامل مع منصات السفر الذكية.
• خطط الطوارئ والسلامة لتقليل الخسائر: إعداد خطط طوارئ تتضمن توفير تغطيات تأمينية شاملة تقلل من المخاطر المالية الناتجة عن الحوادث أو الأمراض خلال الرحلة، إضافة لتسهيل استخراج التأشيرات وتقديم إرشادات خاصة بالدول المقصودة لتقليل احتمالات التأخير أو رفض الدخول والحد من النفقات غير المخطط لها بسبب ضعف الاستعداد أو غياب الإجراءات الوقائية.
• تخفيف العبء الإداري: تتيح إدارة الموارد البشرية للموظف من خلال تبسيط الإجراءات وتقنين الخطوات التركيز على أهداف الرحلة بدلاً من الانشغال بالتفاصيل الإدارية، ويشمل ذلك نماذج موحدة لتقديم الطلبات والموافقات دون الحاجة لإجراءات مطولة مع توفير أدوات أدوات إلكترونية ذكية لتسجيل النفقات ومتابعة الموافقات وتحميل الإيصالات في الوقت الحقيقي.

مراقبة الامتثال وتحسين السياسات

تستخدم الموارد البشرية أنظمة تكنولوجية متقدمة لمراقبة نفقات السفر في الوقت الفعلي وتحديد الانحرافات مثل الحجوزات خارج السقف المسموح وتصحيحها فوراً، إضافة لإجراء مراجعات منتظمة بناءً على ملاحظات الموظفين وبيانات الإنفاق لتحديث السياسة بما يتماشى مع التغيرات التشغيلية أو القانونية مع إعداد تقارير دورية توضح معدلات الامتثال وفرص التحسين.

التنسيق بين الموارد البشرية والإدارة المالية لضبط مصروفات السفر

يتطلب ضبط مصروفات السفر بيئة تنظيمية تعتمد على التنسيق الوثيق بين الموارد البشرية والإدارة المالية بما يضمن تحقيق التوازن بين الرقابة المالية وتوفير تجربة سفر عادلة وفعالة للموظفين، وذلك عبر:

تنسيق السياسات وربط الأهداف

المواءمة الدقيقة بين سياسة الموارد البشرية المرتبطة برفاه الموظف وسياسة الإدارة المالية المرتكزة على التحكم بالتكاليف، ويتيح التنسيق بين الطرفين إعادة تصميم السياسات لتحقيق التوازن بين الامتثال المالي وتقديم تجربة سفر مريحة وعادلة للموظفين بما يضمن دعم الأهداف التشغيلية العامة للشركة.

تكامل البيانات والمعلومات

من المهم أن تعمل أنظمة الموارد البشرية والمالية ضمن بيئة تقنية مترابطة، فعندما يتم تحديث بيانات الرحلات والمصروفات من خلال نظام إدارة الموارد البشرية تُنقل تلقائياً إلى نظام المالية دون تدخل يدوي، ما يمنع الأخطاء ويمنح الإدارة رؤية موحدة وشاملة عن حجم الإنفاق وتوزيعه والانحرافات عن السياسات المعتمدة.

توزيع الأدوار وتحديد المسؤوليات

تتولى الموارد البشرية استلام طلبات السفر من الموظفين وتحديد الاستحقاقات بناءً على المرتبة الوظيفية وسياسة التنقل، ثم ترسل البيانات المالية للإدارة المالية التي تراجعها وتتحقق من التوافق مع الموازنة وتصدر أوامر الصرف أو التسويات اللازمة.

بناء فرق مشتركة وتجنب العمل المعزول

تشكيل فرق تنسيقية تضم ممثلين عن كلا القسمين تعمل وفق أهداف موحدة وتراجع مؤشرات الأداء الخاصة بإدارة السفر لمنع الخلافات وتشجيع الحلول التوافقية خاصة في ملفات مثل البدلات والحدود القصوى والمصاريف المرتبطة بالمشاريع.

كيف يساهم نظام جسر لإدارة الموارد البشرية في إدارة نفقات السفر ورحلات العمل؟

يُعدّ نظام جسر لإدارة الموارد البشرية من أبرز وأفضل الحلول الرقمية في المملكة العربية السعودية إذ يقدم أدوات متعددة في منصة واحدة تساعد الشركات على إدارة عمليات الموارد البشرية كافة بسلاسة بما فيها إدارة السفر ورحلات العمل، ومن أبرز المزايا التي يقدمها جسر في هذا المجال:

• إنشاء نماذج مخصصة لطلبات السفر تتضمن سبب الرحلة وتفاصيلها وتكاليفها المتوقعة، ما يساعد الإدارة في التأكد من التزام الموظفين بسياسات السفر المعتمدة.
• إدارة سلسة للطلب إذ يحدد الموظف مسبقاً الغرض من الرحلة والتواريخ والوجهة والميزانية، ثم تراجع الإدارة الطلب إلكترونياً مع مراعاة السياسات المحددة لكل نوع من الرحلات، ما يؤدي إلى تقليل النفقات غير المصرح بها وتجنب الحجز العشوائي.
• التكامل مع منصة المسافر لحجز السفر والإقامة ما يتيح حجز تذاكر الطيران والفنادق من مكان واحد، ويسمح للموظف أو المسؤول بالبحث عن أرخص الأسعار المتاحة عبر خيارات مرنة لتحديد درجات السفر وأنواع الفنادق.
• استخدام محفظة جسر دايركت للدفع الإلكتروني والتي تتيح تسديد التكاليف دون حاجة الموظف إلى الدفع المسبق، إضافة لصرف بدل السفر إلكترونياً وربط المبالغ بالرحلة المحددة، ما يساعد في تقليل التعاملات الورقية ويسرّع دورة الدفع ويرفع كفاءة إدارة السيولة.
• تتبع فوري وتحكم كامل في النفقات في الوقت الفعلي من خلال تقديم رؤية شاملة للمصاريف وفق الموظف أو القسم أو نوع الرحلة، مع إمكانية المراجعة الفورية لمطابقة الفواتير مع السياسات دون تدخل يدوي، إضافة للتقارير المحاسبية الدقيقة التي تساعد في إعداد الميزانيات المستقبلية.
• تحسين آليات اتخاذ القرار عبر التحليلات الذكية التي تستعرض بيانات الرحلات والمصروفات بصورة مفصلة بما يشمل الرحلات الأعلى كلفة أو تكراراً، مع تقييم أداء الإدارات في ضبط النفقات ليصار إلى تعديل السياسات بناءً على الواقع المالي الفعلي.
• إدارة طلبات التذاكر السنوية للموظفين عبر تقديم الطلب إلكترونياً وفق سياسة الشركة والموافقة الفورية بناءً على الحد السنوي ووجهة السفر لضمان ضبط التكاليف المرتبطة بالتذاكر الموسمية.

ختاماً، نجد أن ضبط نفقات السفر يبدأ من وضع لوائح مدروسة تنفذها الموارد البشرية بالتعاون مع الأقسام المعنية ويمتد ليشمل تطبيق أدوات ذكية مثل نظام جسر لتحقيق الشفافية والسرعة في الإدارة، ومع اتباع هذه المنهجية يصبح التحكم في مصاريف السفر سلوكاً مؤسسياً يرسخ كفاءة التشغيل ويعزز ثقة الموظفين في عدالة الأنظمة.