ما ينبغي العناية به أثناء التحول إلى برنامج متكامل للموارد البشرية

يعد اختيار نظام جسر لإدارة الموارد البشرية الخيار الأنسب لمنشأتك بوصفه النظام الأمثل في المملكة العربية السعودية والذي يقدم منصة متكاملة تُسهل إدارة جميع جوانب الموارد البشرية من تتبع التوظيف إلى الانصراف والحضور والرواتب وإدارة الإجازات والملف الرقمي للموظف مع ميزات متقدمة لدعم جميع العمليات المختلفة في الموارد البشرية وامتثال تام للقوانين والأنظمة المرعية في المملكة، لكن رحلة التحول إلى النظام الجديد تتطلب من العناية بعدد من الخطط والإستراتيجيات لضمان تحول سلس وفعّال.

نتناول في السطور التالية:

• إستراتيجية نقل البيانات إلى نظام إدارة الموارد البشرية الجديد
• إستراتيجية التدريب على نظام إدارة الموارد البشرية الجديد
• إستراتيجية التواصل وإدارة التحول لضمان تبني النظام الجديد

بعد اختيار نظام جسر لإدارة الموارد البشرية تبدأ مرحلة حاسمة تتطلب تخطيطاً دقيقاً لضمان الانتقال السلس والفعّال إلى النظام الجديد، وهذه المرحلة ليست مجرد تنفيذ تقني بل عملية تحول شاملة يحتاج فيها الرؤساء التنفيذيون والمديرون إلى خطة عمل مدروسة لإدارة هذا التحول تركز على ثلاث إستراتيجيات رئيسية هي نقل البيانات والتدريب والتواصل بهدف تجنب الفوضى وتقليل المقاومة وضمان استمرارية الأعمال.

أولاً - إستراتيجية نقل البيانات إلى نظام إدارة الموارد البشرية الجديد

تعد إستراتيجية نقل البيانات الخطوة الأولى والمحورية لضمان تكامل المعلومات التاريخية للمنشأة مع نظام إدارة الموارد البشرية الجديد دون فقدان أي بيانات مهمة، إذ أن ترحيل البيانات بصورة غير مدروسة قد يؤدي إلى مشكلات تشغيلية وأخطاء في العمليات وتحديات قانونية. لذلك يُعد وضع خطة تفصيلية لنقل البيانات عنصراً أساسياً في نجاح التحول إلى النظام الجديد، وتشمل هذه الخطة الخطوات التالية:

تقييم البيانات قبل النقل

يساهم تقييم البيانات قبل نقلها إلى نظام الموارد البشرية الرقمي في تحسين دقة البيانات وكفاءتها، ما يقلل من الأخطاء التشغيلية ويضمن اتخاذ قرارات مبنية على معلومات موثوقة، ويتم ذلك عبر الخطوات التالية:

1. تدقيق مصادر البيانات الحالية

حصر جميع مصادر البيانات المتاحة في منشأتك، سواء كانت في أنظمة قديمة أو جداول معلومات أو ملفات إكسل أو قواعد بيانات أو حتى مستندات ورقية، ثم تصنيف هذه البيانات وفق أهميتها وقيمتها للمنشأة لتحديد أولويات النقل مع التركيز على البيانات الأكثر أهمية لعمليات الموارد البشرية، ولضمان الدقة والشمولية لا بدّ من إشراك أصحاب المصلحة بما في ذلك رؤساء الأقسام ومديري الموارد البشرية وخبراء تكنولوجيا المعلومات.

2. تحديد الفجوات والأخطاء في البيانات لضمان دقتها واكتمالها

تحليل شامل للبيانات للكشف عن أي معلومات مفقودة أو غير دقيقة أو متناقضة، ما يضمن عدم انتقال الأخطاء إلى النظام الجديد، وقد تشمل هذه الفجوات بيانات أساسية مثل أسماء الموظفين أو تواريخ التوظيف أو الرواتب أو بيانات أكثر تعقيداً مثل سجلات الأداء وجداول الحضور والغياب.

ويتم استخدام أدوات تحليل البيانات المتقدمة، لاكتشاف الأخطاء والتناقضات، مثل القيم المفقودة أو المدخلات غير الصالحة، على سبيل المثال يمكن مقارنة العدد الإجمالي للموظفين مع مجموع الموظفين في الأقسام المختلفة لتحديد أي اختلافات غير مبررة.

ويتم بعدها تصنيف الأخطاء وفق خطورتها، إذ قد تؤثر بعض الأخطاء بصورة مباشرة على العمليات المالية مثل بيانات الرواتب غير المتسقة، بينما قد تكون الأخطاء الأخرى أقل تأثيراً ويمكن تصحيحها بسهولة، كما يجب مراجعة البيانات القديمة أو غير ذات الصلة واستبعادها أو تحديثها لضمان دقة المعلومات المستخدمة في النظام الجديد.

وأخيراً بعد تحديد الفجوات، ينبغي توثيقها ووضع خطة عمل واضحة لمعالجتها، سواء من خلال تصحيح البيانات يدوياً أو التواصل مع الموظفين لاستكمال المعلومات أو استخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي لاستخراج البيانات المفقودة.

3. تصنيف البيانات الحساسة وحمايتها

تبدأ العملية بتحديد البيانات الحساسة، مثل المعلومات الشخصية وتفاصيل الرواتب والسجلات الطبية، ثم إنشاء نظام تصنيف واضح يحدد مستويات حساسية البيانات لتطبيق إجراءات الحماية المناسبة لكل مستوى، مثل سرية للغاية أو حساسة أو عامة.

بعد التصنيف لا بدّ من وضع سياسات لحماية البيانات الحساسة، مثل استخدام التشفير للحماية أثناء النقل والتخزين، وتطبيق معايير الوصول الصارمة بحيث يمكن فقط للمستخدمين المصرح لهم الوصول إلى البيانات الحساسة، وتنفيذ نظام مراقبة لتسجيل جميع الأنشطة المتعلقة بالبيانات الحساسة وكشف أية محاولات غير مصرح بها للوصول أو التعديل.

4. وضع خطة لمعالجة البيانات القديمة والتأكد من توافقها مع النظام الجديد

تضمن خطة معالجة البيانات الحفاظ على البيانات التاريخية القيمة والتأكد من توافقها مع النظام الجديد، وتبدأ بتحديد البيانات التي يجب الاحتفاظ بها وتصنيفها وفق أهميتها، مع اتخاذ قرارات بشأن أرشفة البيانات غير الضرورية أو التخلص منها وفق السياسات المعتمدة، على سبيل المثال يمكن حفظ سجلات الموظفين النشطين فقط بينما تُنقل بيانات الموظفين السابقين إلى أرشيف منفصل.

أخيراً، إذا كنت تنتقل من نظام قديم إلى آخر أكثر تكاملاً تأكد من وضع آلية لمزامنة البيانات الجديدة بين النظامين ما يضمن عدم فقدان أي معلومات خلال فترة الانتقال، ويعزز استمرارية العمليات بسلاسة وكفاءة.

توحيد وتنظيف البيانات

يؤدي وجود بيانات غير متسقة أو مكررة إلى تعقيد العمليات وتعطيل سير العمل، لذا لا بدّ من ضمان جاهزية البيانات لاستخدامها بكفاءة في النظام الرقمي الجديد عبر توحيدها وتنظيفها وفق الخطوات التالية:

1. إزالة التكرارات

أول خطوة في عملية التنظيف هي تحديد وإزالة التكرارات، على سبيل المثال، قد تكون هناك بيانات موظفين تم تسجيلها عدة مرات بتنسيقات مختلفة، سواء بسبب الأنظمة القديمة أو الأخطاء البشرية، ويسبب هذا النوع من التكرار تشوهاً في البيانات قد يؤدي إلى مشكلات كبيرة مثل الدفع المزدوج للرواتب أو سوء إدارة الإجازات، ولتفادي ذلك يتم استخدام أدوات متخصصة لتحليل البيانات واكتشاف السجلات المتشابهة وإزالة التكرارات ودمجها بطريقة آمنة ومنظمة وفق معايير محددة.

2. توحيد الصيغ والبنى بين الأنظمة القديمة والجديدة

تضمن هذه الخطوة أن البيانات التي يتم نقلها من الأنظمة القديمة أو المستندات الورقية تعمل بصورة صحيحة في النظام الجديد، ما يتطلب إعادة هيكلة البيانات بحيث تتناسب مع البنية الجديدة سواء من ناحية الصيغ أو طرق التخزين​، على سبيل المثال تحويل تواريخ التوظيف إلى تنسيق محدد أو تقسيم البيانات المركبة إلى حقول منفصلة.

بعدها يتم التأكد من توافق البيانات القديمة مع هيكل وتنسيق النظام الجديد ما يستلزم تحويلها أو إعادة هيكلتها لتتناسب مع متطلبات النظام الرقمي، ويمكن لذلك استخدام تقنيات ETL (استخراج، تحويل، تحميل) وهي عملية تُستخدم لنقل البيانات من مصادر مختلفة إلى مستودع بيانات مركزي، مع تحسينها وتنقيحها وتحويلها إلى التنسيق المناسب وهي شائعة في أنظمة الموارد البشرية (HRIS).

كما يجب إجراء اختبارات محاكاة على البيانات المحولة للتحقق من دقتها وكفاءتها داخل النظام الجديد، ويُوصى بتنفيذ اختبارات تدريجية تبدأ بمجموعة بيانات صغيرة قبل التوسع إلى المجموعة الكاملة لاكتشاف أي مشكلات محتملة قبل الانتقال النهائي.

3. تنظيم البيانات

قبل دمج البيانات في نظام إدارة الموارد البشرية الجديد يجب تنظيم هذه البيانات في هياكل محددة ومتسقة ومقسمة إلى فئات واضحة، مثل بيانات الموظفين وبيانات الرواتب وبيانات الأداء، إذ يساعد هذا التنظيم على سهولة وكفاءة نقل البيانات إلى النظام الجديد.

تخطيط وترحيل البيانات

يتم أولاً اختيار إستراتيجية الترحيل المناسبة سواء الترحيل الشامل الذي يتم فيه نقل كل البيانات دفعة واحدة ما يتطلب إعداداً دقيقاً جداً قبل بدء الترحيل ويتطلب أيضاً تحديد فترة تجميد للنظام القديم لمنع تحديث البيانات أثناء عملية الترحيل وتقليل الفجوات الزمنية بين نقل البيانات والتحقق منها في النظام الجديد. أو الترحيل المرحلي إذ ينفذ الترحيل فيه على دفعات مع فحص كل دفعة والتحقق من دقتها قبل الانتقال إلى المرحلة التالية، ما يوفر مرونة أكبر في التعامل مع التحديات التقنية والمعلوماتية التي قد تطرأ. 

كما يجب إعداد خطة متكاملة تشمل تحديد دور كل فرد من الفريق سواء كان من قسم تكنولوجيا المعلومات أو إدارة الموارد البشرية، إضافة لوضع خطة بديلة للتعامل مع أي مشكلات غير متوقعة أثناء عملية الترحيل، والتأكد من وجود نسخ احتياطية لكافة البيانات لضمان استعادة المعلومات في حال حدوث أي خلل. 

يستند اختيار الإستراتيجية المناسبة إلى حجم البيانات وتعقيدها بالإضافة إلى الموارد المتاحة والجدول الزمني للمشروع، ففي بيئات البيانات الكبيرة والمعقدة قد يكون من الأنسب تبني إستراتيجية مرحلية لتقليل المخاطر وضمان استقرار النظام الجديد، بينما في المنشآت الصغيرة أو التي تحتوي على بيانات قليلة يمكن اللجوء إلى الترحيل الشامل لتحقيق الانتقال السريع.

ويتوقف تحديد المدة التي تستغرقها عملية الترحيل في سياق الموارد البشرية على عدة عوامل تشمل حجم البيانات المراد ترحيلها وتعقيد الأنظمة المعنية وجودة البيانات والموارد المتاحة للمشروع، لذا لا بدّ من تقييم العوامل جيداً ووضع جدول زمني واضح ومحدد لإتمام العملية مع إبلاغ المعنيين بأي تأخيرات قد تطرأ.

وأخيراً بعد إتمام نقل البيانات لا بدّ من التحقق من المعلومات التي تم تحميلها عبر:

• إجراء اختبارات التحميل للتحقق من ترحيل البيانات بصورة صحيحة وأن النتيجة توافق التوقعات والخطط.
• المقارنة بين بيانات المصدر والهدف للتأكد من عدم فقد أي معلومات أو تلفها.
• إشراك المستخدمين النهائيين في التحقق من صحة البيانات للتأكد من أنها تلبي التوقعات التشغيلية.

تحديات نقل البيانات إلى نظام إدارة الموارد البشرية المتكامل الجديد

تواجه المنشآت في معرض تنفيذ إستراتيجية نقل البيانات إلى النظام الجديد بعض التحديات المتعلقة بالبيانات وأمنها، ومن أهم هذه التحديات:

الأمن السيبراني

تُعدّ حماية البيانات في عمليات الموارد البشرية من الأولويات الأساسية التي يجب على المنشآت التركيز عليها، إذ يمثل الأمن السيبراني خط الدفاع الأول ضد المخاطر التي قد تتعرض لها البيانات الحساسة أثناء الترحيل من نظام إلى آخر، ومن أبرزها:

• احتمالية الاختراق: يمكن أن تصبح البيانات غير المحمية أثناء النقل هدفاً للقراصنة والمتسللين الذين يسعون للوصول غير المصرح به إليها.
• فقدان البيانات: في بعض الحالات، قد يؤدي ضعف إجراءات الأمان إلى فقدان البيانات أثناء عملية النقل، ما قد يسبب مشكلات تشغيلية كبيرة.
• التجسس وسرقة المعلومات: قد يتم اعتراض البيانات غير المشفرة وقراءتها من أطراف غير مصرح لها، ما يُعرّض خصوصية الموظفين وسمعة المنشأة للخطر.

وللتغلب على هذه التحديات لا بدّ من استخدام آليات الحماية الأساسية التالية:

• تنفيذ تشفير قوي سواء أثناء نقل البيانات باستخدام بروتوكولات أمان تضمن عدم إمكانية اعتراض البيانات أثناء مرورها عبر الشبكات العامة أو الخاصة أو أثناء تخزين البيانات، عبر اعتماد خوارزميات قوية لتأمين البيانات المخزنة مع إدارة مفاتيح التشفير بصورة آمنة كي لا يتمكن أي شخص غير مخوّل من فك التشفير والتلاعب بالبيانات.
• استخدام بروتوكولات اتصال آمنة مثل HTTPS وVPN لحماية البيانات أثناء النقل عبر الشبكات المختلفة.
• تعزيز التحكم في الوصول من خلال تطبيق المصادقة متعددة العوامل لضمان عدم وصول غير المصرح لهم إلى البيانات المنقولة.
• استخدام أنظمة كشف التسلل وجدران الحماية لمراقبة الأنشطة المشبوهة ومنع أي محاولة لاختراق البيانات أثناء النقل.
• تدريب الموظفين على أفضل ممارسات الأمن السيبراني لضمان عدم تعريض البيانات للخطر نتيجة الإهمال أو الأخطاء البشرية.
• إجراء اختبارات اختراق دورية للكشف عن أي نقاط ضعف محتملة في النظام الأمني قبل وأثناء وبعد عملية الترحيل، وتحديد الثغرات الأمنية وإصلاحها قبل أن يستغلها المهاجمون.
• إنشاء نسخ احتياطية متعددة للبيانات قبل وأثناء وبعد عملية النقل، وتخزينها في مواقع آمنة ومنفصلة.

التكامل مع الأنظمة الداخلية والتطبيقات الخارجية

يُعد التكامل مع الأنظمة الحالية تحدياً رئيسياً عند الانتقال إلى نظام HRMS جديد، فغالباً ما تستخدم المنشآت أنظمة قديمة أو تطبيقات خاصة تدعم عملياتها اليومية، ما يجعل عملية الربط بين هذه الأنظمة والنظام الجديد معقدة، لذا يجب أن يدعم التكامل الجيد تدفق المعلومات بسلاسة بين الأنظمة المختلفة ما يساعد على تقليل الأخطاء وزيادة الكفاءة.

ويستخدم نظام الموارد البشرية المتكامل لحل هذه المشكلات الأدوات التالية:

• واجهات برمجة تطبيقات (APIs) موثوقة وآمنة لتسهيل تبادل البيانات.
• أدوات تكامل متخصصة لمعالجة البيانات والتحقق من صحتها قبل نقلها.
• التخطيط الدقيق لعملية التكامل، بما في ذلك تحديد البيانات التي سيتم نقلها وكيفية معالجتها.

جودة ودقة البيانات

يعد ضمان جودة ودقة البيانات أمراً بالغ الأهمية لنجاح نظام HRMS الجديد، لذا يجب على المؤسسات وضع سياسات صارمة لتنقية البيانات قبل الترحيل لضمان أن البيانات المنقولة خالية من الأخطاء والتكرارات والتأكد من صحة البيانات قبل وبعد النقل إضافة لتوثيق جميع عمليات التحقق وتعديل البيانات، فقد يؤدي عدم كفاية التحقق من صحة البيانات وتنقيتها قبل الترحيل إلى فقدان سلامة البيانات، ما قد يؤثر سلباً على العمليات.

التكاليف والموارد

قد تتجاوز مشاريع ترحيل البيانات الميزانيات المخططة بسبب التكاليف غير المتوقعة، وللتخفيف من هذه المخاطر لا بدّ من وضع ميزانية شاملة تشمل جميع التكاليف المتوقعة، مثل تكاليف البرمجيات والاستشارات والنقل، مع توخي الكفاءة في إدارة الموارد البشرية والتقنية لتجنب التأخيرات وزيادة التكاليف.

كيف يحل الانتقال إلى نظام جسر لإدارة الموارد البشرية التحديات المتعلقة بالبيانات؟

يُعد نظام جسر لإدارة الموارد البشرية حلاً رقمياً متكاملاً يهدف إلى تسهيل عمليات إدارة الموارد البشرية في المنشآت، ويضع جسر حماية البيانات أولوية قصوى، معتمداً على نظام أمني متكامل لضمان سلامة المعلومات من أي تهديدات محتملة، وتشمل الإجراءات التي يقدمها:

1. تقنيات متطورة لحماية البيانات

يعتمد جسر على أحدث التقنيات المتقدمة لحماية بيانات العملاء من التهديدات السيبرانية عبر استخدام بروتوكولات أمان متقدمة وتشفير البيانات لضمان سرية المعلومات وحمايتها من الوصول غير المصرح به.

2. فريق مختص بالأمن السيبراني

يضم جسر فريقاً متخصصاً في الأمن السيبراني يعمل على مدار الساعة لضمان حماية البيانات، ويتولى هذا الفريق مراقبة الأنظمة باستمرار واكتشاف ومعالجة أي تهديدات محتملة قبل أن تؤثر على سلامة البيانات، كما أن فريق الدعم في جسر على أتم الاستعداد لمساعدة المنشآت من البداية وحتى النهاية لضمان تطبيق النظام ورفع جميع البيانات بدقة عالية في أسابيع قليلة. ويقدم جسر خدمات الدعم الفني والتقني ضمن خطة الدفع الرئيسية دون الحاجة إلى أي رسوم إضافية أو مخفية.

3. الامتثال للوائح والمعايير الأمنية

يلتزم نظام جسر بجميع اللوائح والمعايير الأمنية المحلية والعالمية لضمان حماية البيانات، ويشمل ذلك الامتثال لشهادات معترف بها دولياً مثل ISO27001 وSOC2، بالإضافة إلى الالتزام بلوائح البنك المركزي السعودي وضوابط الهيئة الوطنية للأمن السيبراني.

4. استضافة محلية آمنة

تُستضاف بيانات العملاء داخل المملكة العربية السعودية، ما يوفر أقصى درجات الحماية والامتثال للمتطلبات المحلية، وتضمن هذه الاستضافة المحلية حماية البيانات وفقاً للمعايير واللوائح السعودية، كما ينفذ جسر نسخاً احتياطية دورية للبيانات لضمان إمكانية استعادتها في حالة حدوث أي خلل ما يضمن استمرارية الأعمال وحماية المعلومات من الفقدان.

5. نظام التحكم بالوصول المستند إلى الأدوار (RBAC)

يستخدم جسر نظام RBAC الذي يحدد صلاحيات المستخدمين للوصول إلى البيانات والموارد بناءً على أدوارهم الوظيفية، ويضمن هذا النظام أن كل مستخدم يمكنه الوصول فقط إلى المعلومات الضرورية لأداء مهامه، ما يقلل من مخاطر الوصول غير المصرح به.

6. التكامل داخل النظام وخارجه لتبادل البيانات بأمان

يوفر نظام جسر تكاملاً مع نظام الحضور والانصراف والإجازات ومسيرات الرواتب والملف الشخصي للموظف وتقييم أدائه ضمن قاعدة بيانات مركزية تمنع تكرار البيانات أو تعارضها وتتيح زيادة الأمان بإدخالها مرة واحدة فقط.

كما يتكامل مع الأنظمة المحاسبية وأنظمة تخطيط الموارد المؤسسية (ERP) مثل نظام قيود ومنصة مدد، ما يتيح ترحيل البيانات المالية الخاصة بالرواتب واستحقاقات الموظفين تلقائياً ويمكّن الفرق المالية من مراقبة التكاليف المتعلقة بالموظفين وتحليل البيانات بسهولة.

إضافة للتكامل مع المنصات الحكومية من التأمينات الاجتماعية إلى مقيم وغيرها من المنصات الحكومية لتسهيل تبادل البيانات بأمان وضمان الامتثال.

ثانياً - إستراتيجية التدريب على نظام إدارة الموارد البشرية الجديد

يُعد الانتقال إلى نظام إدارة موارد بشرية جديد خطوة إستراتيجية هامة لأي منشأة تسعى لتعزيز كفاءتها وتحقيق أهدافها بفعالية، ومع ذلك فإن نجاح هذا الانتقال يعتمد على إعداد وتنفيذ خطة تدريبية شاملة تضمن تأهيل الموظفين للتعامل مع النظام الجديد عبر المراحل التالية:

تحليل الاحتياجات التدريبية

لإعداد خطة تدريبية فعالة عند الانتقال إلى نظام إدارة موارد بشرية جديد لا بدّ من البدء بتحديد الاحتياجات التدريبية عبر اتباع الخطوات التالية:

1. تحليل الفجوة بين المهارات الحالية والمطلوبة

الهدف الأساسي من تحديد الاحتياجات التدريبية يتمثل في تحليل الفجوة بين ما يمتلكه الموظفون من مهارات ومعرفة وما يجب أن يمتلكوه لاستخدام النظام الجديد بفعالية، ويشمل ذلك تحليل الوظائف عبر تحديد المتطلبات الوظيفية لكل دور داخل المنشأة وفهم المهارات المطلوبة، ثم تقييم أداء الموظفين من خلال مراجعة مستوى أداء الموظفين الحالي ومقارنته بمتطلبات نظام إدارة الموارد البشرية الجديد، وختاماً تحديد الفجوات التدريبية لمعرفة المجالات التي تحتاج إلى تحسين أو تطوير.

2. تقييم الكفاءة التقنية للموظفين

يتطلب تحديد الاحتياجات التدريبية فهماً واضحاً لمستوى المعرفة التقنية لدى الموظفين، ويشمل ذلك تقييم مستوى الإلمام بالتكنولوجيا ومدى استخدامهم لأنظمة مشابهة، إضافة لتحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب مكثف مقابل من لديهم معرفة مسبقة، مع توجيه التدريب وفقاً لمستوى الكفاءة لضمان تحقيق أقصى استفادة، ويمكن الاستعانة لذلك باستطلاعات الرأي والمقابلات والاستبيانات لجمع آراء الموظفين والمديرين حول التحديات التي يواجهونها وكيف يمكن للتدريب تحسين أدائهم، إضافة لمجموعات التركيز لتوفير منصة لمناقشة التحديات والاحتياجات التدريبية بمزيد من العمق بين مجموعات صغيرة من الموظفين.

3. تحديد أدوار الموظفين والمسؤوليات المرتبطة بالنظام الجديد

يجب تحديد الأدوار المختلفة للموظفين داخل النظام الجديد، مثل الموظفين المسؤولين عن إدخال البيانات، والمديرين الذين سيعتمدون على التقارير واللوحات البيانية، ومسؤولي الموارد البشرية الذين سيديرون عمليات النظام.

4. توضيح الميزات والوظائف الجديدة للنظام

يجب تحديد الميزات الجديدة التي يقدمها النظام والتي تحتاج إلى تدريب خاص، مع التركيز على الميزات التي تختلف عن الأنظمة السابقة والتحسينات التي تؤثر على سير العمل داخل المنشأة.

5. التحليل على مستويات مختلفة

يشمل تحليل الاحتياجات التدريبية ثلاثة مستويات:

• المستوى التنظيمي لتحديد الاحتياجات العامة للمنشأة والتحديات التي تواجهها.
• مستوى الوظائف لتحليل احتياجات التدريب لكل مجموعة وظيفية على حدة.
• المستوى الفردي لتخصيص التدريب وفقاً لمهارات كل موظف.

تطوير المحتوى التدريبي المناسب

إعداد محتوى واضح ومتناسق يضمن تحقيق الأهداف الواضحة والمحددة لكل وحدة تدريبية، مع تقسيم المادة التدريبية إلى وحدات صغيرة وسهلة الفهم مدعمة بأمثلة وتمارين عملية لتعزيز الفهم التطبيقي، والحرص على الاستفادة من تقنيات الفيديو والصور والرسوم البيانية لتوضيح المفاهيم مع تخصيص معظم وقت التدريب للناحية العملية على النظام مباشرة أو على نسخة مخصصة للتدريب منه.

ولا بدّ أن يتضمن المحتوى التدريبي: 

• نظرة عامة على نظام إدارة الموارد البشرية الجديد مع شرح تفصيلي للميزات والوظائف الرئيسية للنظام وكيفية الوصول إليها
• تعليمات خطوة بخطوة لتقديم دليل إرشادي مفصل عن كيفية استخدام النظام مدعوماً بأمثلة عملية.
• تمارين عملية توفر بيئة تدريبية تحاكي بيئة العمل الفعلية لتعزيز القدرة على التطبيق العملي.
• توفير دليل المستخدم الشامل لكافة ميزات النظام مع إتاحة إمكانية الرجوع إليه عند الحاجة.

اختيار أساليب التدريب الفعّالة

يهدف التدريب إلى تمكين الموظفين من استخدام النظام بكفاءة وتحقيق أقصى استفادة منه في إدارة العمليات اليومية للموارد البشرية، ويعتمد اختيار الأسلوب التدريبي على طبيعة النظام واحتياجات الموظفين لضمان التكيف السريع وتحقيق الأداء الأمثل، ومن أبرز هذه الأساليب:

التدريب العملي

تدريب الموظفين في بيئة العمل الفعلية أثناء تنفيذ المهام اليومية، إذ يساعد هذا الأسلوب على اكتساب المهارات التقنية اللازمة من خلال التطبيق المباشر تحت إشراف مدرب أو زميل متمرس، ما يضمن فهماً عميقاً لآليات النظام.

ورش العمل

توفر ورش العمل بيئة تفاعلية تهدف إلى تعزيز مهارات الموظفين في استخدام النظام الجديد من خلال مناقشات وأنشطة تطبيقية، ويتيح هذا الأسلوب للمشاركين فرصة التعلم العملي والتفاعل مع المشكلات التي قد تواجههم أثناء استخدام النظام وتعزيز استيعابهم للوظائف المختلفة التي يقدمها.

التدريب الإلكتروني

يتيح التدريب الإلكتروني للموظفين التعلم عن بُعد وفق الوتيرة التي تناسبهم، مع إمكانية الوصول إلى الموارد التعليمية حول نظام إدارة الموارد البشرية الجديد في أي وقت، ويُعد هذا الأسلوب مناسباً للموظفين الذين يفضلون التعلم الذاتي، كما يوفر مرونة في متابعة الدورات التدريبية التفاعلية دون الحاجة إلى التواجد الفعلي في قاعة تدريبية.

المحاكاة

توفير بيئة افتراضية تحاكي نظام إدارة الموارد البشرية الجديد، ما يسمح للموظفين بتجربة إدخال البيانات وتنفيذ العمليات المختلفة دون المخاطرة بالبيانات الفعلية، كما يساعد هذا الأسلوب في تحسين مهارات الموظفين وتمكينهم من التعامل مع النظام بثقة قبل تطبيقه فعلياً.

المحاضرات والعروض التقديمية

تُستخدم المحاضرات والعروض التقديمية لنقل كميات كبيرة من المعلومات حول وظائف وإمكانات النظام الجديد خلال فترة قصيرة، ويُفضل استخدام هذا الأسلوب عند الحاجة إلى تقديم شرح تفصيلي حول التحديثات الجديدة أو التغيرات في الإجراءات والسياسات التي يدعمها النظام.

التوجيه والإرشاد

يُعد التوجيه والإرشاد من الأساليب التي تركز على تقديم الدعم المستمر للموظفين أثناء انتقالهم لاستخدام النظام الجديد من خلال تخصيص مرشدين لمساعدتهم على التكيف مع التغييرات وتقديم الإجابات عن استفساراتهم، ويوفر بيئة تعليمية داعمة تسهم في تقليل الأخطاء وزيادة كفاءة استخدام النظام.

تحديات التدريب عند الانتقال إلى نظام شامل لإدارة الموارد البشرية

يتطلب الانتقال إلى نظام شامل لإدارة الموارد البشرية تدريباً مكثفاً لضمان استيعاب الموظفين لمميزاته وتحقيق أقصى استفادة منه، إلا أن هذه العملية تواجه تحديات متعددة تؤثر على فاعليتها، مثل:

• مقاومة التغيير الثقافي والسلوكي وصعوبة في التكيف مع الأنظمة الجديدة، بسبب الاعتياد على الأساليب التقليدية والخوف من فقدان الوظائف أو عدم الثقة في التكنولوجيا الجديدة، ما يستدعي توفير برامج تدريبية شاملة تركز على توضيح فوائد النظام وربطه بأهداف المؤسسة لضمان تقبل الموظفين له.
• تعقيد النظام الجديد وصعوبة استخدامه ما يجعل استخدامها صعباً على الموظفين غير التقنيين، ويتطلب ذلك تصميم برامج تدريبية تتناسب مع مختلف المستويات التقنية لضمان استيعاب جميع الموظفين لكيفية استخدام النظام الجديد بكفاءة.
• تنوع احتياجات التدريب بين الموظفين وفقاً لأدوارهم الوظيفية، ويساهم تصميم برامج تدريبية مخصصة لكل مجموعة في رفع مستوى التفاعل مع النظام وتحقيق أقصى استفادة منه.
• نقص الموارد التدريبية وضيق الوقت اللازم لتدريب الموظفين خاصة في ظل ضغوط العمل اليومي ونقص الميزانية المخصصة للتدريب أثناء التحول الرقمي، ما يستدعي توفير الموارد اللازمة.

دور نظام جسر في حل تحديات التدريب

يلعب نظام جسر لإدارة الموارد البشرية دوراً محورياً في تسهيل عملية تدريب الموظفين عند الانتقال إلى استخدامه، وذلك من خلال عدة آليات ومميزات تسهم في تبسيط وتسريع عملية التكيف مع النظام الجديد، ومنها:

• واجهة مستخدم بديهية وسهلة الاستخدام: يتميز نظام جسر بواجهة مصممة لتكون بديهية وسهلة الاستخدام، ما يقلل الحاجة إلى تدريب مكثف ويتيح للموظفين الوصول إلى مختلف الميزات بسهولة ويسرّع عملية التكيف مع البرنامج دون الحاجة إلى برامج تدريبية طويلة.
• أتمتة العمليات وتقليل الأخطاء البشرية: يعمل جسر على أتمتة العديد من العمليات الإدارية، ما يحد من الأخطاء البشرية المرتبطة بالإدخال اليدوي ويقلل الاعتماد على موظفي الموارد البشرية في المهام الروتينية، ويسهّل بالتالي على الموظفين تعلم استخدام النظام دون الحاجة إلى متابعة مستمرة.
• مركز المعرفة: يوفر جسر مركز معرفة متكامل يحتوي على دليل استخدام شامل للنظام وإرشادات تفصيلية تساعد الموظفين والمدراء على فهم ميزات جسر واستخدامها بكفاءة ويتيح للموظفين العودة إليها عند الحاجة، ما يعزز التعلم المستمر ويسهّل متابعة العمليات اليومية.
• أكاديمية جسر للتدريب: توفر أكاديمية جسر تدريباً متخصصاً لمساعدة العملاء على تحقيق أقصى استفادة من ميزات النظام عند الانتقال إليه، فمن خلال دوراتها التفاعلية، تضمن الأكاديمية انتقالًا سلساً دون تعطيل سير العمل وتساعد في تسريع فهم الميزات الجديدة وزيادة كفاءة الفرق. 
• دعم فني مستمر وتحديثات منتظمة: يقدم فريق جسر دعماً فنياً مستمراً يساعد الموظفين على حل المشكلات والاستفسارات المتعلقة باستخدام النظام، بالإضافة إلى ذلك، توفر التحديثات المنتظمة تحسينات جديدة تضمن استمرار النظام في تلبية احتياجات المستخدمين ومواكبة التطورات في مجال إدارة الموارد البشرية، ما يضمن تجربة استخدام خالية من التعقيدات ويسهّل عملية التكيف مع التغييرات الجديدة.

ثالثاً - إستراتيجية التواصل لضمان تبني النظام الجديد

يُعد التواصل الواضح والشفاف أحد الأسس الجوهرية لنجاح التحول الرقمي إلى نظام موارد بشرية جديد، فقد يشعر الموظفون بالقلق أو المقاومة بسبب عدم اليقين أو الخوف من التأثيرات المحتملة على أدوارهم، لذا فإن تبني إستراتيجية واضحة حول كيفية تأثير النظام الجديد على العمليات اليومية يساعد في تقليل الشائعات والمخاوف ويعزز الثقة بين الموظفين والإدارة.

ومن أهم خطوات هذه الإستراتيجية:

1. تحديد الأهداف والجمهور المستهدف

يجب أن تحدد الإدارة الرسائل الرئيسية التي ترغب في نقلها، مع توجيه المعلومات وفق الفئات المستهدفة من الموظفين لضمان وصول الرسالة بوضوح لكل مجموعة وظيفية.

2. استخدام قنوات تواصل متنوعة

يمكن استخدام عدة وسائل لضمان وصول المعلومات إلى الجميع، مثل:

• الاجتماعات المباشرة لشرح التغييرات وجهاً لوجه.
• البريد الإلكتروني لنقل التحديثات الرسمية.
• النشرات الإخبارية الداخلية لتوضيح الفوائد والتطورات.
• المنتديات الرقمية ولوحات النقاش لتشجيع التفاعل وطرح الأسئلة.

3. توفير منصات للتغذية الراجعة

تشجيع الموظفين على طرح الأسئلة وتقديم ملاحظاتهم لتعزيز شعورهم بالمشاركة والاهتمام. ويمكن تحقيق ذلك من خلال:

• استطلاعات الرأي والمقابلات الشخصية لفهم مخاوف الموظفين.
• جلسات أسئلة وأجوبة مفتوحة للإجابة على استفساراتهم حول النظام الجديد.

4. إشراك الموظفين في مراحل التغيير

لضمان تقبّل الموظفين للنظام الجديد، يجب إشراكهم في جميع مراحل التحول إلى نظام إدارة الموارد البشرية الجديد، ويمكن تحقيق ذلك عبر:

• إشراك الموظفين في مراحل التخطيط والتنفيذ لضمان تلبية احتياجاتهم وتوقعاتهم.
• الاستفادة من فرق العمل المشتركة، والتي تضم ممثلين من مختلف الأقسام لضمان التنسيق الفعّال بين الجميع.
• تقديم حوافز ومكافآت للموظفين الذين يتبنون النظام الجديد بسرعة وكفاءة.

5. قياس النجاح

لضمان فعالية الإستراتيجية، يجب إنشاء مقاييس أداء رئيسية (KPIs) تشمل:

• نسبة الموظفين الذين أكملوا التدريب على النظام الجديد.
• مستويات التفاعل والمشاركة في جلسات التواصل.
• تقييم أداء النظام بعد التطبيق من خلال التغذية الراجعة، ومعدلات تبنيه ورضا الموظفين عنه.

ختاماً، يُعد الانتقال إلى نظام جسر لإدارة الموارد البشرية خطوة إستراتيجية تعزز كفاءة العمليات الإدارية وتمكّن المنشآت من تحقيق الامتثال الكامل للأنظمة في المملكة، ومع ذلك، فإن نجاح التحول إلى النظام الجديد يعتمد على التخطيط الدقيق ووضع إستراتيجيات محكمة لضمان انتقال سلس دون تعطيل الأعمال. فمن خلال إستراتيجية نقل البيانات يمكن للشركات ترحيل معلوماتها بسلاسة إلى النظام الجديد، بينما تضمن إستراتيجية التدريب تأهيل الموظفين لاستخدام النظام بكفاءة، أما إستراتيجية التواصل فهي المفتاح لإدارة التغيير وتقليل مقاومة الموظفين ما يعزز سرعة تبني النظام الجديد والعمل عليه.

كما أن الاعتماد على نظام جسر المدعوم بميزات الأمان والتكامل السلس والدعم الفني المستمر سهّل عملية التحول ويضمن الاستفادة القصوى من الإمكانات المتقدمة له لإدارة الموارد البشرية دون أخطاء أو تعقيدات.