أفكار استثنائية لتعزيز ثقافة تبادل المعرفة داخل مكان العمل

في بيئة العمل التي أصبحت سريعة الإيقاع هذه الأيام، أصبحت إدارة المعرفة والمشاركة الفعالة للمعلومات ضرورة حيوية لدعم الابتكار وتعزيز نجاح الأعمال وخلق مناخ تعاوني داخل المنشآت. فيما يلي نستعرض 7 ممارسات استثنائية لدعم وتعزيز ثقافة تبادل المعرفة وتجاوز معوقات التواصل الفعال داخل مكان العمل.

جدول محتوى المقال:

• سبع ممارسات تدعم ثقافة تبادل المعرفة داخل بيئة العمل
• كيف يمكن قياس فعالية تبادل المعرفة داخل مكان العمل؟
• تحديات ومعوقات مشاركة المعرفة

7 ممارسات تدعم ثقافة تبادل المعرفة داخل بيئة العمل

1. زرع ثقافة تبادل المعرفة

من الضروري أن يتم زرع مبادئ تشجيع وتقدير التبادل المعرفي داخل المنشأة، ويمكن أن يتم ذلك عبر مكافأة الممارسات التي يتم من خلالها طرح خلاصة الخبرات والتجارب والمعارف للمشاركة بين الزملاء وتقديرها والاحتفاء بها.

من الخطوات الضرورية لزرع هذه الثقافة داخل المنشأة أن يبدأ تطبيقها نزولاً من أعلى الهرم الوظيفي داخل المنشأة، لتكوين نماذج يُقتدى بها.

كما يمكن توظيف الدوافع الذاتية والنزوع الاستقلالي للموظفين لمشاركة المعرفة عبر جعل بيئة العمل أكثر امتاعًا، فكلما كان الموظفون مستمتعين بأداء العمل معًا كلما زادت الرغبة لديهم لمشاركة معارفهم.

حين تصبح ثقافة تبادل مشاركة المعرفة جزءاً من هوية المنشأة، تتضاءل لدى الموظفين مخاوف فقدان أعمالهم، أو فقدان سمات ميزاتهم التنافسية بين أقرانهم.

2. إنشاء منصة لمشاركة المعلومات

تتلخص الفكرة في إنشاء منصة مركزية يمكن من خلالها تبادل المعلومات بين أفراد المنشأة والتعاون فيما بينهم لإيجاد وتسهيل الوصول إلى مصادر المعلومات بشكل ممنهج، من المهم أن تكون المنصة سهلة الاستخدام، ملائمة لاحتياجات المنشأة، منظمة بما يفي باحتياجات حفظ واستدعاء المعلومات بشكل يسير، كذلك أن تكون داعمة للمناقشة والتعاون الجماعي.

ومن المتوقع أن تكون المنصات المدعومة بالذكاء الاصطناعي جزءاً من أغلب بيئات العمل خلال السنوات القليلة المقبلة. قد يهمك قراءة مستقبل نُظم إدارة الموارد البشرية HRMS خلال السنوات القادمة.

3. إنشاء قاعدة بيانات معرفية داخلية

بمعنى أن يكون لدى المنشأة مرجع مركزي دائم ومتجدد للمعارف البحتة، يمكن من خلاله الوصول بسلاسة إلى المعلومات حول الممارسات المهنية الأمثل، والمعارف المهنية ذات الصلة. مثل السياسات والإجراءات والممارسات المتبعة داخل المنشأة، والمعلومات التي يحتاجها الموظف لأداء مهام عمله بشكل أفضل مستفيدًا من الخبرة التراكمية المتكونة داخل المنشأة دون الحاجة للبحث عنها من جديد، تسهم هذه القاعدة كذلك في تسريع عملية تهيئة انضمام الموظف Onboarding.

كما يعد توثيق الممارسات المُـثلى في بيئة العمل بمثابة دليل مهني دائم ومتجدد، يمكن من خلاله ضمان انتقال الأساليب المثالية لأداء المهام من جيل إلى جيل داخل المنشأة، ويختصر كثيرًا من الوقت الذي يحتاجه الموظفون المستجدون لاكتساب الخبرات الضرورية.

يمكن تشجيع الموظفين الأقدمين على تدوين الإرشادات والاستراتيجيات الفعالة لتحقيق أهداف العمل وأداء المهام على الوجه الأمثل، لتكون هذه التدوينات بمثابة أدلة ونماذج استرشادية للممارسات المثلى.

يجب أن تكون المعلومات المخزنة داخل هذه القاعدة المعرفية مرتبة بشكل يسهل البحث من خلاله والوصول إلى المعلومات بسلاسة.

4. تنظيم جلسات للتبادل المعرفي

في الواقع يمكن لضيق وقت العمل وضغوط الالتزام بمواعيد تنفيذ deadlines أن يقلص من المساحة المتاحة لتبادل المعرفة بين الموظفين. لذلك يمكن تخصيص جلسات منتظمة لتبادل المعرفة والخبرات، يمكن للموظفين أن يتعلموا من خبرات وتجارب بعضهم البعض. يمكن أن يتم جدولة الجلسات بشكل منتظم، حيث يتم من خلالها مناقشة الأمثلة الواقعية وقصص النجاح (أو حتى الإخفاق) وإتاحة النقاش التفاعلي وتبادل الأسئلة والإجابات حولها لاستخلاص الدروس المستفادة.

يمكن لهذا النوع من الجلسات تعزيز التواصل والتعلم العابر للوظائف Cross-functional learning، يمكن لهذه الحالات أن تولد العديد من الأفكار الإبداعية وتعزز التواصل بين أقسام المنشأة وإداراتها.

5. الاستفادة من أدوات تبادل المعرفة

أصبحت أدوات تبادل المعرفة واقعًا تقنيًا متاحة وشائعة في عصرنا الحالي، من أدوات مشاركة المستندات، مؤتمرات الفيديو، أو منصات العمل التعاوني، أو برامج إدارة المشاريع، وغيرها.

يمكن لهذه الأدوات أن تكون مفيدة في تعزيز الإنتاجية وإتاحة تعاون أكثر فاعلية بين الزملاء.

اختصارًا، فإن أفضل أدوات تبادل المعرفة هي ما يمكن أن تتكامل مع التطبيقات الخاصة بمكان العمل. يمكنك جلب المعرفة مباشرة إلى موظفيك باستخدام أداة تتكامل مع التطبيقات التي يستخدمونها بالفعل على أساس يومي.

6. تشجيع الإرشاد الوظيفي وتبادل المعرفة عبر الأقران

يمكن للإرشاد الوظيفي وتبادل المعرفة عبر الأقران أن يكون وسيلة جيدة للتعلم المستمر والتواصل الجيد، ونقل المعلومات والخبرات. لذلك فمن الضروري تشجيع الموظفين الأقدمين على القيام بدور المرشد لزملائهم الأقل خبرة، وكذلك بين ا لنظراء على نفس المستوى الوظيفي، ما يسهم في دعم الترابط بين أفراد الفريق الواحد.

7. إزالة معوقات التواصل

يعتمد التواصل الجيد بين الزملاء على الشفافية والتخلص من الحواجز داخل بيئة العمل، لذلك يجب تشجيع الاستماع الجيد وإتاحة المجال للحصول على الإجابات، كما يمكن تطبيق برامج تدريبية لتعزيز آليات وأساليب التواصل داخل بيئة العمل.

كيف يمكن قياس فعالية تبادل المعرفة داخل مكان العمل؟

يعد قياس تبادل المعرفة في مكان العمل أمرا ضروريا لفهم فعاليتها وتأثيرها. تتمثل إحدى الطرق الفعالة في استخدام استبيان أو مسح لتبادل المعرفة. يمكن أن يتضمن هذا الاستبيان أسئلة تقيّم وتيرة وجودة أنشطة مشاركة المعرفة، ومدى شعور الموظفين بالتشجيع على مشاركة معارفهم، والفوائد المتوقعة لمشاركة المعرفة داخل المنشأة.

عبر جمع البيانات الكمية والنوعية من خلال هذه الاستبيانات، يمكن تكوين رؤية واضحة لآليات مشاركة المعرفة بين الموظفين الحاليين، وتحديد مواضع التطور، وتقييم ثقافة مشاركة المعرفة الشاملة داخل مكان العمل.

تحديات ومعوقات مشاركة المعرفة

وحيث أن استراتيجية تبادل المعرفة مفيدة للغاية، تظل هناك بعض العقبات التي يمكن أن تعيق من فعاليتها. ويمكن لحواجز الاتصال -التقنية أو الثقافية على حد سواء- أن تكبح التبادل السلس للمعرفة. كما يمكن أن يؤدي ضيق الوقت وضغط أعباء العمل وأولويات التنافس كذلك إلى تثبيط الموظفين عن المشاركة بنشاط في أنشطة تبادل المعرفة. بالإضافة إلى ذلك، فإن عدم وجود ثقافة مؤسسية داعمة تقدر وتكافئ مشاركة المعرفة يمكن أن يثني الموظفين عن مشاركة خبراتهم فيما بينهم.

وتشمل التحديات الأخرى صعوبة جمع وتوثيق المعرفة الضمنية، والتخوف من فقدان الأمان الوظيفي أو الميزات التنافسية، ونقص الوعي بأدوات وتقنيات تبادل المعرفة المتاحة. لذلك فإن من الضروري تقصي وتتبع هذه المعوقات والتحديات لإيجاد استراتيجيات للتغلب عليها وخلق بيئة مواتية لتبادل المعرفة.

ومن خلال تطبيق هذه الممارسات الاستثنائية والاستفادة من الأدوات المبتكرة، يمكن تعزيز ثقافة العمل التعاوني، وكسر حواجز التواصل، وإطلاق العنان للطاقات القصوى لمشاركة المعرفة داخل المنشأة، ما يخلق بيئة تصبح فيها مشاركة المعرفة جزءًا لا يتجزأ من ثقافة منشأتك وهويتها الأصيلة.

الخلاصة، يعد تبادل المعرفة الناجح حجر زاوية للتطور المؤسسي وتعزيز روح الابتكار والتعاون وبناء فرق عمل متكاملة. ومن خلال تبني هذه الممارسات الاستثنائية، يمكنك إنشاء ثقافة تصبح فيها مشاركة المعرفة متجذرة داخل ثقافة المنشأة. وتعزيز جهود التعاون لإطلاق العنان للحكمة الجماعية لأعضاء الفريق.