دليل تحديد الأهداف السنوية للموظفين

تجاوزت معظم الشركات فكرة  قياس الأداء المبسط  (تتبع الهدف بدقة) واعتمدت مفهوم إدارة الأداء. إدارة الأداء هي عملية تهدف إلى تحسين، وليس فقط قياس أداء الموظف. لكن تحسين أداء الموظف يحتاج إلى طريقة  ناجحة في تحديد الأهداف السنوية أو نصف السنوية التي هي  مهمة ضرورية جدا لتحقيق الاستراتيجية التي تسعى لها الشركة. و مشروع وضع الأهداف لكل إدارة وموظف "وملاءمتها"  مع الأهداف الاستراتيجية للشركة تحتاج الكثير من العمل والتنسيق بين كل مستويات الإدارة. الجميع يلعب دوراً مهماً  في هذه الحلقة وأهداف الموظف التفصيلية تساعد الإدارة وأهداف الإدارة التفصيلية تساعد الشركة على تحقيق أهدافها والسير في استراتيجيتها. 

في هذا الدليل نركز على خطوات تحديد الأهداف التي سيتم تقييم أداء الموظفين بناء عليها، اعتماداً على أفضل المصادر والتجارب والممارسات التي تم اختبارها في هذا المجال والتركيز على النقاط الأساسية التالية:

أهمية تحديد الأهداف 

مواصفات تحديد الأهداف 

كيف أحدد الأهداف لموظفي 

أخطاء وتحديات شائعة عند تحديد الأهداف 

أولا : أهمية تحديد الأهداف 

-مواءمة عمل الموظفين مع أهداف الشركة على المدى القصير والمستقبلي 

-وضع مبادئ ومعايير لتقييم أداء الموظف ونتائج برنامج مكافآت الشركة

-تعزيز مشاركة الموظف في تحقيق أهداف الشركة

ثانيا: تحديد الأهداف 

كلنا نعرف عن الأهداف الذكية  وشروطها الخمسة الواقعية جدا والتي يجب أن تنطبق على أي هدف بشكل عام. لكن حين نتحدث عن الأهداف داخل مؤسسة أو شركة فلابد أن تكون هذه الأهداف لها معايير معينة تتماشى مع أمور أكبر ورؤية أوسع. 

وبالنظر للأهداف التي تسند إلى أي موظف، تضع بزنس هارفارد ريفيو هذه الخمس معايير للأهداف التي تحصد أفضل أداء من الموظفين وهي كالتالي: 

-المحدودية: لكل موظف هدفين إلى ثلاثة أهداف على الأكثر

-الامتداد: الأهداف السهلة لا تحصد الأداء الرائع وتخلو من التحدي 

-أبعد من الاقتصار على الواجبات الوظيفية: كثير من المدراء يجعلون أهداف الموظف هي مسؤولياته الوظيفية المباشرة وهذا خطأ كبير. لابد أن يكون الهدف أبعد من الواجبات الوظيفية المتوقعة من الموظف

-تعبر عن نجاح حقيقي يتلهف له الموظف: وهذا مهم لدعم وتحفيز الموظف أن يتم إشراكه في اختيار الأهداف أو في تخصيصها حسب ما يستطيع الإبداع فيه. 

-وضع نطاق زمني ضيق: النطاق الزمني الضيق هو الأمر الذي يزيد من تحدي الهدف، وبالتالي الأهداف غير المحدودة بنطاق زمني ضيق لا تحفز الأداء الجيد. والهدف الذي يحتاج أكثر من ثلاثة أشهر لتنفيذه يعتبر هدفاً كبيراً  يحتاج إلى تقسيم. 

-صيغة الهدف واضحة ودقيقة: الصياغة الجيدة للهدف مهمة لتنفيذه. الصياغة الجيدة تبدأ بفعل (تحديد، تنفيذ، كتابة، تحويل. جمع، الخ) وتنتهي بنتيجة محددة مثل " تقليل تسرب العملاء بنسبة 5٪" "زيادة معدل تحويل العملاء 3٪" وهكذا. 

ثالثاً: كيف أحدد الأهداف لموظفيَ؟ 

استراتيجية الشركة

استراتيجية الشركة  العامة يجب أن تكون مصدراً مهماً  جدا للأهداف التي يعمل عليها الموظفون . ولكن يجب أن تفصل الطريقة التي تخدم بها أهداف كل إدارة تلك الاستراتيجية. 

أهداف واستراتيجية الإدارة

بنفس الطريقة يمكن أن تكون الأهداف التفصيلية لكل إدارة مصدراً مهماً  لتحديد أهداف الموظفين. لنقل أن لكل إدارة هدف ربع سنوي وآخر سنوي، سيكون من السهل تقسيم هذا الهدف إلى أهداف تفصيلية لكل موظف في هذه الإدارة حسب اختصاصه.

التطور الشخصي والاهتمامات

أحد أهم المصادر التي يمكن من خلالها تحديد أهداف الموظفين هي طريقة الاعتماد على المهارات والاهتمامات التي لدى الموظفين، فمثلاً، موظف مهتم بتطوير استراتيجيات تسويق، لماذا لا يكون من أهدافه العمل على عدد محدد من استراتيجيات التسويق للعملاء؟ لو كنا بصدد الحديث عن وكالة تسويقية مثلا أو شركة تقدم خدمات تسويق

أهم المسؤوليات الوظيفية

تشكل المسؤوليات الوظيفية العنصر الأكثر شيوعاً لتحديد أهداف الموظفين التي يتم تقييمهم  عليها، وتعد طريقة ناجحة لتحفيز الأداء، لكن لا يجب أن نربط المسؤوليات البحتة بوضع أهداف عملية كما ذكرنا سابقاَ. قد تكون مسؤولية مدير المبيعات هي زيادة في عمليات البيع خلال كل جزء من السنة و لكن لا يجب أن يقتصر الأمر على هذه المسؤوليات، قد يكون من أهدافه التي يتم تقييمه عليها هي الانتقال بالشركة من عدد مبيعات محدد إلى رقم يشكل تحدياً  أكبر ويدفع بالإدارة لبذل أقصى طاقاتها نحو هذا الهدف.

الالتزامات والملاحظات على آخر تقييم

قد تشكل الملاحظات التي نتجت عن آخر تقييم أداء مصدراً مهماً  جدا وبنّاء للحصول على أهداف  يتم وضعها للموظف. ميزة هذه النقطة أنها ستدفع الموظف إلى الاستفادة من نقاط قوته أكثر وتعزيزها ومحاولة التعامل مع نقاط ضعفه بحيث يزيد هذا من تأثير تقييمات الأداء وفعاليتها في تعزيز أداء الموظفين، لا أن تكون مهمة مكررة بدون عائد. 

فرص الشركة ومشاكلها

تعمل الشركات الناجحة على الاستفادة من الفرص والمشاكل التي تظهر للشركة كأهداف محددة لموظفيها، بحيث يسهم الموظفين الأكثر قدرة على استغلال هذه الفرص أو تحدي هذه المشاكل بشكل محدد. 

رابعاً: خطوات العمل 

اشرح طريقة وضع الهدف 

في هذه الخطوة يعمل المدير المباشر على الاجتماع بالموظف وإجراء الخطوات التالية: 

-إعطاء الموظف الصلاحيات لوضع أهدافه الخاصة

-تتم مراجعة فعالية الهدف مع الموظف

-تتم مراجعة  صفحة الأهداف التي تم تحديدها 

-يتم طلب  الموظف إرسال مسودة الأهداف التي تم تحديدها

تطوير مسودة الأهداف 

طور مع الموظف مسودة مبدئية للأهداف التي سيعمل عليها، تعمل هذه المسودة على ترتيب أفكاركم من هذه الناحية. 

 مراجعة صفحة الأهداف قبل الاجتماع التالي مع الموظف

بعد تطوير المسودة تعقد جلسة بين المدير المباشر والموظف لمراجعة الأهداف والتأكد من ملاءمتها  لأهداف الإدارة واستراتيجية الشركة وتمهيدً  لاعتمادها 

 الاجتماع لاعتماد الأهداف 

يعتبر  الاجتماع النهائي بين الموظف ومديره المباشر بخصوص تحديد الأهداف الرئيسية للموظف مهمة أساسية في مراحل العمل بحيث يقوم فيها الموظف بمعرفة أهدافه النهائية للفترة المحددة.

 الملف النهائي لأهداف الموظف

يحتوي الملف على النقاط التالية: رابط الأهداف الاستراتيجية ، مقاييس الأداء ، المصادر، الخطوات ، الجدول الزمني

أخطاء وتحديات شائعة عند تحديد الأهداف:

تحويل مهمة تحديد الأهداف وتقييم الأداء إلى مسابقة ومنافسة 

تعتبر مهمة تحديد الأهداف مهمة حساسة، ولتحقيق نتائجها المرجوة يجب أن تكون مصممة حسب قدرات كل وموظف ومهامه الوظيفية. لذلك من المهم الحرص على عدم تحويلها لمنافسة بين كل الموظفين تعيق العمل الجماعي وروح التعاون. 

تحديات تحديد الهدف

دائما ما يكون تحديد الهدف المناسب لقدرات الموظف واستراتيجية الشركة تحديّاً حقيقياً، لأن كل هدف غير مناسب يتسبب إما في موارد مهدرة من مهارات وقدرات الموظفين أو جهود مشتتة عن استراتيجية الشركة وأهدافها الكبرى.

أهداف غير واضحة

قد تشكل الأهداف غير الواضحة بالنسبة للموظف عائقاً كبيراً  بينه وبين توجيه جهوده لتحقيق هذا الهدف، لذلك ينصح دائماً بأن يقوم المدير المباشر بجلسات خاصة مع الموظف لتحديد وتوضيح أهدافه المحددة لكل سنة أو نصف سنة وتوضيح كل ما يخصها 

لا يوجد توافق بين الأهداف الاستراتيجية العامة للشركة

من المشاكل التي تواجه مهمة تقييم الأداء وتحديد الأهداف هي قلة التوافق بين الأهداف المحددة وبين استراتيجية الشركة. وهذا يعود بشكل كبير للمدير المباشر والذي عليه التأكد من تلاؤم  أهداف الموظف المحددة مع أهداف إداراته التي ينبغي أن تتلاءم  استراتيجية الشركة. 

توقعات غير واقعية أو غير قابلة للتحقيق

من المشاكل التي تواجه تحديد الأهداف هو عدم واقعيتها من حيث إمكانية التحقيق. فمثلا بميزانية محدودة وبدعم قليل، يعتبر تحديد أهداف كبيرة جدا من ناحية الأرقام التسويقية المراد تحقيقها في فترة محددة، بدون توضيح الآلية ولا توفير الموارد من أبرز المشاكل  . 

عدم وجود طريقة لتتبع التقدم

الأهم من تحديد الأهداف هو متابعة التقدم فيها، فلو حددت مع موظفك مجموعة من الأهداف السنوية أو الشهرية فلابد أن تكون المتابعة مستمرة وهناك أوقات محددة لمراجعة التقدم في الأهداف.  

اقرأ أيضا : كيف تستفيد من خاصية تقييم الأداء في جسر؟