10 نصائح لإدارة برامج الإرشاد الوظيفي بنجاح

هل تساءلت يومًا عن القاسم المشترك بين كل من أوبرا وينفري، باراك أوباما، ومارك زوكربيرغ؟ نعم، كل منهم كان لديه مرشد وظيفي يومًا ما. برنامج إرشاد الموظفين Mentorship هو علاقة تعليمية منظمة بين المرشدين والمتدربين. يأخذ المرشد -الذي هو موظف أقدم داخل الإدارة نفسها في الأغلب- المتدرب تحت مظلته ويزوده بالمعرفة والمشورة والتوجيه بشأن التطوير الوظيفي والنجاح الوظيفي.

أنواع برامج الإرشاد الوظيفي

هناك عدد من أنواع برامج الإرشاد منها:

• إرشاد التدشين Onboarding Mentorship: ويكون المتدرب فيه من الموظفين الذين تم تعيينهم للتو
• الإرشاد عن بعد Remote Mentorship: للموظفين الذين يعملون من منازلهم أو من خارج مقر المنشأة
• الإرشاد العكسي Reverse Mentorship: من خلال عكس الأدوار بين المرشد والمتدرب، بهدف تطوير مهارات القيادة للمتدربين
• الإرشاد من خلال مشروع Project-based Mentorship: من خلال تنفيذ برنامج الإرشاد خلال قيام المرشد والمتدرب بتنفيذ مشروع محدد
• إرشاد القرين Peer Mentorship: يتم تكليف موظف على نفس الدرجة أو الوظيفة بإرشاد زميل جديد

في الحقيقة أن فكرة المرشد أو الموجه ممارسة حديثة، لعل الأمر بدأ في ملحمة هوميروس الشهيرة: “الأوديسا”، حيث قام “أوديسيوس” بتعيين “مِنتور” (Mentor) للقيام بإرشاد وتوجيه ابنه. وفي الآونة الأخيرة، تم استخدام الإرشاد في جميع أنحاء عالم الشركات لتطوير المواهب وخلق قوة عاملة أكثر مرونة. ولكن كيف يمكن خلق تجارب إرشادية ناجحة داخل المنشأة؟ 

إليك 10 نصائح لإدارة برامج الإرشاد الوظيفي بنجاح

مواءمة برنامج الإرشاد الخاص بك مع احتياجات المنشأة 

ما الذي تأمل في تحقيقه من تكوين علاقات إرشادية؟ قد تتمثل بعض أهداف المنشأة في اكتشاف قادة مستقبليين داخل المنشأة، وإعدادهم وتأهيلهم لهذه الأدوار المستقبلية عبر استراتيجية لتخطيط التعاقب الوظيفي succession planning. وإذا كانت منشأتك تعاني من التناقص الوظيفي Attrition فإن برامج الإرشاد من شأنها أن تغير قواعد اللعبة، وأن تسهم بشكل كبير في الحفاظ على الموظفين من ذوي المهارات العالية داخل المنشأة.

 تشجيع اختيار المرشد 

هناك الكثير من الفوارق الطفيفة يتضمنها اختيار التوافق المثالي للمرشدين والمتلقين للإرشاد. قد تعتمد بعض المنشآت استخدام تطبيقات حاسوبية تعتمد خوارزمية لمطابقة المتدربين الذين يحتاجون إلى مهارات محددة، مع المرشدين الذي  يمكنهم توفيرها؛ بينما تقوم منشآت أخرى بترشيح شفاهي لمرشدين محتملين للمتدربين بناء على مستوى المهارة والأقدمية والخبرة في المجال.

تذهب بعض الآراء إلى فكرة أن يقوم المتدرب نفسه باختيار مرشده، ومع ذلك، فإن اختيار مرشد يمكن أن يكون صعبا بالنسبة لبعض الموظفين الذين يحتاجون إلى مرشدين. قد يشعر بعض الموظفين بعدم الارتياح عند طلب المرشد الذي يحتاجون إليه أو يفتقرون إلى آليات التواصل المؤسسي للحصول على مرشد بشكل مستقل. قد يكون تدخّل الموارد البشرية أو المدير ضروريًا لتوجيه الموظفين إلى المرشدين المحتملين المناسبين.

تعيين مدير لبرنامج الإرشاد

خَصّص مديرًا لبرنامج الإرشاد، يختص بمراقبة العلاقة بين المرشدين والمتدربين. كونه طرفًا ثالثًا في تلك العلاقة فيمكنه أن يقدم دعمًا إضافيًا وتوجيهًا لكلا الطرفين، وكذلك لضمان الالتزام بضوابط البرنامج. في الحالات النادرة التي يحدث فيها عدم اتفاق بين المرشد والمتدرب، يمكن لمدير البرنامج أن يتدخل لحل الخلاف.

توضيح الأدوار والنتائج المتوقعة

بالرغم من الفوائد العديدة لبرامج الإرشاد، فمن الضروري أن يفهم الموظفون أن المشاركة في هذه البرامج ليست مسارًا تلقائيًا للترقية. يجب عليهم أيضًا فهم الفرق بين القائد والمرشد والمدرب لضمان عدم وجود مفاجآت في المستقبل. لذلك يجب أن يصل المغزى من هذه البرامج إلى جميع الأطراف بشكل واضح تمامًا بشكل لا يفتح أية أبواب لتوقعات إضافية.

فالقائد Leader هو من يحمل وينقل الرؤى، ويوفر الموارد اللازمة للقيام بالعمل، ويتولى المساءلة، ويقدم التقدير. والمرشد Mentor هو من يقدم الحكمة والمعرفة ويساعد في تحسين فرص التواصل ويقدم المشورة. أما المدرب Coach فهو الذي يشارك في استكشاف الفرص والاستراتيجيات ويساعد الأفراد على الوصول إلى الحلول والإجابات.

بناء الصلة

قد يستغرق تفعيل الصلة بين المرشد والمتدرب بعض الوقت عندما لا يكون المرشد والمتدرب قد التقيا أو تفاعلا من قبل. يمكن لما يعرف بـ "وسائل كسر الجليد" أن تضخ الحيوية في التواصل الأول، وتسهم في بناء صلة فورية. [يقصد بوسائل كسر الجليد ذلك النمط من الممارسات الودية والأسئلة التي تُستخدم لرفع الحرج بين الأفراد الذين يلتقون لأول مرة (خاصة في بيئة العمل) وتيسير التعارف بينهم وكذلك التعجيل باندماج الموظفين الجدد داخل المنشأة].

لكن ما هو المقصود بالصلة هنا؟ في المقام الأول فإن الصلة هنا تعني:

• الثقة والاحترام المتبادلين بين طرفي علاقة الإرشاد
• الفهم المشترك للقيم ووجهات النظر
• التواصل الجيد

من المفيد كذلك أن يتم مناقشة بعض الموضوعات غير المتعلقة بالعمل أو المسار المهني، والتعرف على الجوانب الشخصية الإنسانية لدى أطراف العلاقة الإرشادية.  

تحديد عملية إعداد التقارير 

المساءلة هي عامل أساسي في أي برنامج إرشادي. لضمان سير البرنامج بسلاسة، يجب أن يحرص قادة الموارد البشرية على إنشاء عملية محددة التفاصيل لإعداد التقارير ضمن برنامج الإرشاد الخاص بالمنشأة، وتحديد أهداف واقعية ونتائج قابلة للقياس لجميع الأطراف. يسهم ذلك في خلق مناخ من المسؤولية وهو ما يسمح للمرشدين والمتدربين بتتبع تقدمهم في برنامج الإرشاد بشكل أفضل.

يجب أن يكون معدل تقديم التقارير محدداً، وأن تكون الأطراف التي تقدم لها التقارير معروفة. سيؤدي ذلك إلى إنشاء بيئة عمل أعلى إنتاجية، حيث ستكون التوقعات والجداول الزمنية واضحة لكل المرشدين والمتدربين.

تشجيع النمو المتبادل 

المدهش في برامج الإرشاد هو أنها ليست طريقًا أحادي الاتجاه. في البيئة المناسبة، يتعلم المرشد من العلاقة بقدر ما يتعلم المتدرب.  يمكن تعزيز النمو الوظيفي المتبادل من خلال تشجيع المرشدين على أن يكونوا أكثر انفتاحًا بشأن تجاربهم التعليمية وإشراك المتدربين في حل المشكلات، مما يخلق تبادلاً متوازنًا للأفكار والخبرات، حيث يستفيد الطرفان من العلاقة الإرشادية.

تحليل نتائج الإرشاد 

يجب أن تكون برامج الإرشاد ديناميكية، مما يسمح بتغييرها وتطويرها مع الوقت. بمجرد أن تكون علاقات الإرشاد الخاصة بك نشطة، فعليك تتبع فاعليتها وتحليلها بعناية. بقدر ما تكون برامج الإرشاد مفيدة للموظفين، وداعمة لزيادة الإنتاج ورفع معدلات الاستبقاء والرضا الوظيفي كلما كان ذلك مؤشرًا على نجاحها وأهميتها.

جمع الملاحظات

يعد استطلاع ملاحظات المرشد والمتدرب من أهم القياسات الأساسية التي يجب تحليلها للتعرف على نتائج عملية الإرشاد، ومدى نجاحها أو فشلها. لذلك يجب أن يتم استطلاع آراء المشاركين في البرنامج بشكل دوري، وطرح أسئلة مثل هل تجد المعدل الدوري لجلسات الإرشاد فعالاً؟ 

• هل تستمتع ببرنامج الإرشاد؟ 
• هل تشعر أن المرشد يساعدك في الوصول إلى أهدافك؟
• ما الذي يمكن تحسينه في البرنامج؟

ومع ذلك، لا يفترض أن يكون المصدر لجميع الملاحظات البناءة هو استطلاع الرأي. يجب كذلك إعطاء أهمية لمخرجات التواصل الشفهي بين المرشدين والمتدربين، والتي تساعدهم بشكل متواصل على تحسين وصقل العلاقة الإرشادية بينهم.

مكافأة المشاركة في برنامج الإرشاد 

تعتبر برامج الإرشاد في مكان العمل ذات قيمة كبيرة للأفراد والمنشأة بشكل عام. لكن بعض الموظفين قد يترددون في المشاركة، ربما إذا كانوا يفتقرون إلى الوقت أو لا يعتقدون أنهم سيحققون نتائج ذات قيمة. لذلك فيمكن تطبيق حوافز لكل من المرشدين والمتدربين لتشجيعهم على الاشتراك. يمكن أن تكون تلك الحوافز نوعًا من المكافآت المالية أو التقدير والتكريم للمشاركة في جلسات التوجيه أو إنجاز مهام محددة تتعلق بالبرنامج.

ختامًا، فإن برامج الإرشاد الوظيفي تعتبر من أهم أنواع التدريب داخل المنشأة، وأقلها تكلفة في الوقت ذاته، غير أنها تحتاج إلى عناية وإعداد جيد حتى تحقق أهدافها التدريبية، إضافة إلى الأهداف المتعلقة بتعزيز اندماج الموظفين داخل المنشأة ودعم عملية التواصل المهني داخل المؤسسة بين أفراد الفريق الواحد، أو بين أفراد الإدارات والفرق المختلفة.