الإحلال الوظيفي: كيف تخطّط لمستقبل منشأتك بثقة؟

ما بين التفاؤل والسذاجة يتأرجح الظن بأن «القيادات الحالية لن تبرح أماكنها في الأجل المنظور». فالحقيقة، أن التفاؤل والاستبشار بالخير لا يمنع من التحسب للمستقبل والإعداد لكل الاحتمالات، وإلا تحول إلى سذاجة حقاً، فعلى الرغم من أنه من المحزن التفكير في احتمال وقوع حادث يحيل بين أحد القيادات المؤثرة في العمل وبين أداء وظيفته كالمعتاد، إلا أن الأخذ بأسباب استمرار سير العمل وتجنب حدوث نقص في الكفاءات هو واجب الوقت وكل وقت، سواء كانت الشركة ناشئة أو متوسطة أو كبيرة، لأنه كفيل بنجاتها في أوقات الطوارئ وحمايتها من تعطل العمليات، ولهذا السبب ينبغي على كل منشأة أن تفكر في مفهوم الإحلال الوظيفي وكيفية تطبيقه.

جدول المحتويات

• ما هو الإحلال الوظيفي​؟
• كيف يساعد الإحلال الوظيفي في سد الفجوات الوظيفية؟
• الإحلال والتعاقب الوظيفي:ما الفرق بينهما؟
• كيف تضع خطة إحلال وظيفي؟

ما هو الإحلال الوظيفي​؟

الإحلال الوظيفي هو خطة تكتيكية تضعها إدارة الموارد البشرية لمعالجة فجوات المناصب القيادية التي تحدث بشكل مفاجئ نتيجة الاستقالة أو الحالات الطارئة غير المتوقعة كالمرض أو الوفاة لا قدر الله.

تهدف هذه الخطة إلى تحديد أسماء الموظفين الاحتياطيين المرشحين لحل محل القيادات الحالية بشكل مؤقت إلى حين العثور على بديل دائم، بمعنى أنهم يمثلون النسخة الاحتياطية للمواقع القيادية. ويوجد نوعان من الإحلال الوظيفي هما:

• إحلال وظيفي قصير المدى: يتناول الغياب المؤقت الذي يمكن توقعه لصانع القرار، إذ يبحث في ترشيح اسم الموظف الاحتياطي الذي سيكون مسؤولاً وما سيكون عليه ترتيب الإدارة، في حال غياب أحد الأدوار القيادية بشكل مؤقت، كالمرض أو الإعاقة أو الإجازة أو أي سبب مرحلي آخر. 
• إحلال وظيفي طويل المدى: يعالج الفجوة الدائمة غير المتوقعة الناجمة عن غياب صانع القرار، إذ يجيب عن سؤال من الاسم الذي سيكون بديلاً فورياً أو سيتولى التصرف في مسؤوليات الدور القيادي في حال غيابه الدائم بسبب الوفاة المفاجئة أو المرض الشديد أو الاستقالة.

كيف يساعد الإحلال الوظيفي في سد الفجوات الوظيفية؟

لا غنى لكل منشأة عن وضع خطة إحلال وظيفي تلجأ إليها في أوقات الطوارئ، لأكثر من سبب كما يلي:

ضمان استقرار سير العمل

يسفر تغيب القيادات غير المحسوب عن حدوث اضطراب حقيقي في العمليات اليومية في الشركة، لذلك تعمل خطة الإحلال الوظيفي على توفير استجابة سريعة وعملية في المواقف الطارئة تضمن الحفاظ على استقرار سير العمل واستمرارية العمليات بسلاسة.

إدارة المخاطر بفعالية

يمثل الإحلال الوظيفي جانباً رئيسياً من جوانب إدارة المخاطر، فكما أن الشركة تخطط لمعالجة المخاطر التي تطال مواردها المادية المهمة، لا يقل التخطيط لمعالجة المخاطر التي يواجهها رأس المال البشري أهمية خاصة في المستوى القيادي، إذ من المعلوم أن الحوادث غير المتوقعة قد تقع مثل مرض خطير مفاجئ، أو حادث يعيق عن العمل.

دوران صحي للقوى العاملة

كما يقول المثل «رب ضارة نافعة»، فإن الأحداث المفاجئة قد تمثل سياقاً لتدوير المهارات والكفاءات في الشركة، إذ لا يمكن تجاهل حقيقة أن الكفاءات تتقدم في العمر وبالتالي تكون عرضة أكثر للمشاكل الصحية المفاجئة وانخفاض الإنتاجية وبالتالي يمثل الإحلال الوظيفي سياقاً مناسبا لتصعيد قيادات الصف الثاني.

بالإضافة إلى ما سبق يحل الإحلال الوظيفي مشكلة صعوبة استبعاد قيادة غير ملائمة أو مرفوضة، إذ يوفر سيناريو بديل منطقي يعطي الشركة مساحة للتحرك بحرية واتخاذ الإجراءات اللازمة للتخلي عن القيادة المؤذية والحفاظ على جودة بيئة العمل.

معالجة تأخر اتخاذ القرار

تستدعي الكثير من المواقف اتخاذ قرارات حاسمة على وجه السرعة وإلا تكون كلفة التأخير كبيرة، لذلك عندما يغيب دور قيادي عن العمل، يضمن الإحلال الوظيفي وجود بديل يتخذ القرارات على وجه السرعة، بدلاً من انتظار وقوع الموقف الطارئ ثم البحث عند بديل حينها، إذ يقدم الإحلال الوظيفي تصوراً متكاملاً عن من سيكون البديل الاحتياطي، سواء كان من داخل الشركة أو من خارجها.

تحديد الموارد المطلوبة لبناء فريق احتياطي

يقدم الإحلال الوظيفي رؤية تفصيلية عن الاستثمار الذي تحتاج الشركة أن تنفقه لتكوين فريق احتياطي للمناصب الهامة، فمع غياب البديل المتاح لأحد المناصب، سيتعين عليها التفكير في حلول مثل التوظيف المؤقت أو التدريب، وبالتالي يمنحها الإحلال الوظيفي بيانات دقيقة عن تكاليف الجهد الاستباقي المطلوب بذله.

ما الفرق بين الإحلال والتعاقب الوظيفي؟

يختلط الفهم لدى الكثيرين بين مفهوميّ الإحلال والتعاقب الوظيفي، اعتقاداً منهم بأن الاثنين شيء واحد، ربما لأنهم يعملون على حل مشكلة واحدة هي كيفية سد فجوات المواهب، غير أنه توجد فروق واضحة بين كل من الإحلال والتعاقب الوظيفي يمكن ملاحظتها في أكثر من جانب، على النحو التالي:

• التخطيط: يخطط التعاقب الوظيفي لإعداد الكفاءات التي تمثل حلاً دائماً لغياب الكفاءات أي أنه يتمتع بنظره أكثر إستراتيجية للمستقبل، بينما يتناول الإحلال الوظيفي كما أشرنا كيفية سد فراغ الغياب بشكل مؤقت، أي أنه حل استباقي فقط.
• النتائج: التعاقب الوظيفي في جوهره هو عملية تطويرية تركّز على تنمية مهارات الموظفين وبناء قوى عاملة أكثر كفاءة وموهبة قبل الحاجة إليها، وتمثل هذه العملية مرحلة انتقالية قبل الاستبدال الدائم، بحيث عندما يقرر أحد القيادات الاستقالة مثلاً، يكون المستوى الثاني من القيادات جاهزاً ومؤهلاً، وبالتالي هو مفيد للموظفين والشركة على حد سواء.
  أما الإحلال الوظيفي فإنه لا يعتني بالتخطيط لتعزيز مهارات المرشحين أو تحسين قدراتهم إلا في نطاق ضيق للضرورة فقط، وذلك في المناصب التي لا يوجد بديل لها.  
• التعقيد: يتطلب التعاقب الوظيفي جهداً ووقتاً طويلاً ويمثل عملية أكثر تعقيداً من الإحلال الوظيفي، إذ يستدعي التعاقب الوظيفي اتباع منهج دقيق يضمن أن يؤدي الشخص المناسب في الدور المناسب المهمة الصحيحة. 

كيف تضع خطة إحلال وظيفي ناجحة؟

يمثل الإحلال الوظيفي عملية تتكون من عدة آليات تتكامل معاً لتنتج برنامج إحلال وظيفي ينقذ الشركة في أوقات الطوارئ، وسنناقش فيما يلي إلى آليات الإحلال الوظيفي بالتفصيل:

1. تحديد المناصب القيادية التي تستحق الانتباه

نقطة البدء هي تحديد المناصب القيادية، وتعني المناصب القيادية في برنامج الإحلال الوظيفي المناصب التي يترك خلوها لفترة طويلة تأثيراً سلبياً كبيراً على أعمال الشركة، فإذا ما وضعنا في الحسبان أن متوسط الوقت لشغل الوظيفة الشاغرة يصل إلى عدة أسابيع وهو وقت طويل بلا شك في عمر سير العمل بالشركة،

نستنتج إذًا أهمية وضع قائمة بهذه المناصب وترتيبها بحسب الأولوية، ولمعرفة متوسط الوقت المستغرق لملء الوظائف الشاغرة في شركتك، استعن بتقارير الموارد البشرية التي تصدرها أنظمة الموارد البشرية الحديثة، مثل «جسر -نظام الموارد البشرية الأكثر تكاملاً في السعودية».

2. تعيين المهارات المطلوبة لكل منصب

ضع قائمة بالمهارات والسمات التي يجب أن يتحلى بها الشخص الذي يشغل المنصب القيادي، ولا ينبغي المبالغة في سرد الصفات المطلوبة، فالإحلال لا يبحث عن حل مثالي، بل حل منقذ يستطيع النجاة بالشركة لحين العثور على بديل مثالي، لذلك ركز على السمات الأساسية التي تجعل المرشح بديلاً مناسباً، ومن المتوقع أن يكتسب المرشح المهارات أو المعارف الأخرى المكملة بسهولة.

3. طابق مهارات الموظفين الحاليين بالمهارات الأساسية المطلوبة

راجع تحليلات الموارد البشرية وسجلات التدريبات السابقة وتقييمات الأداء وملاحظات التدريب ومصفوفة المربعات التسع، بحيث تصل إلى تقييم دقيق لمهارات الموظفين الحاليين، بما في ذلك العاملين المستقلين والمستشارين وحتى الموظفين السابقين الذين لا مانع لديهم من العودة للعمل في الشركة، تمثل هذه الخطوة جرد شامل لمهارات القوى العاملة وكلما اتسع نطاقها كانت أكثر سهولة في العثور على البدائل المناسبين. 

لذلك لا تتقيد عند إجراء المطابقة بنطاق كل قسم، بمعنى أن البحث عن بديل لمدير الحسابات مثلاً لا يقتصر على العاملين في قسم الحسابات فقط، بل قد يرغب موظف منقول حديثاً من الحسابات في العودة إلى قسمه السابق، لذلك ركز على المهارات لا على المسميات الوظيفية الحالية، واستعن بشاغلي المناصب الحاليين لاقتراح البدائل المناسبة لتحل مكانهم، كما ينبغي أن يكون يساعدوا الموظفين الاحتياطيين في اكتساب الخبرات اللازمة، ودمج هذا الهدف في عملية تقييم الأداء الخاصة بهم.

4. ضع قائمة بالموظفين الاحتياطيين

سجّل في جدول قائمة المناصب القيادية الحرجة، وأسماء الموظفين الاحتياطيين المتاحين لكل منصب، اختر ثلاثة أسماء لكل منصب، وأشر إلى الأقسام التي يعملون فيها، وامنح كل اسم تقييماً لمدى جهوزيته، بحيث تتراوح بين (جاهز فورا- جاهز خلال ستة أشهر- جاهز خلال عام)، واكتب المبرر الذي لأجله تعتقد أن الموظف جاهز فوراً لأداء الوظيف، كما ينصح الخبراء بأن تحيط هذا الجدول بالسرية اللازمة ومعاملة البيانات الواردة فيه كمعلومات حساسة.

5. عالج المناصب التي لا يوجد بديل لها

قد تسفر المطابقة السابقة عن وجود منصب قيادي أو أكثر يفتقر إلى البديل المتاح، لذلك ينبغي التفكير في كيفية سد هذه الفجوة فوراً، من بين الحلول المقترحة مثلاً، عمل برنامج تدريب، والإرشاد المهني، والمشاريع الخاصة، وتعيين موظف مؤقت، لذلك استعن بمسؤول التوظيف لكي يساعدك في العثور على حل مناسب.

كيف يساعدك نظام جسر في تطبيق الإحلال الوظيفي في منشأتك؟ 

يمثل نظام موارد بشرية مثل جسر، حل عمليّ لا غنى عنه يساعدك أثناء وضع سياسات الإحلال الوظيفي في المنشأة، إذ يتضمن ثروة هائلة من البيانات والتحليلات التي يحتاج إليها صانع القرار أثناء التخطيط، على سبيل المثال:

• ينشئ جسر ملفاً خاصاً لكل موظف في الشركة يتضمن قائمة بمهاراته ومؤهلاته وخبراته، ما يسهّل عملية البحث عن المهارات المطلوبة من أجل مطابقة الموظفين المرشحين مع المناصب القيادية.
• يتضمن جسر نظاماً لإدارة الأداء يعطي نظرة شاملة ومفصلة لتقييمات أداء الموظفين الحالية والماضية، والتي تساعد في عملية تقييم مدى أهلية الموظف لحل محل القيادة الحالية.
• يحتوي جسر على ميزة الإحصاءات والتقارير التي تمد إدارة الموارد البشرية بتحليلات غنية بالرؤى والأفكار تساعد في عملية التخطيط للإحلال الوظيفي، سواء تقارير جاهزة أو مخصصة.

أخيراً، يمثّل الإحلال الوظيفي داعياً للشعور بالاطمئنان حيال المستقبل، إذ لا يترك الشركة في مهب الريح في حالات الاستقالة أو التقاعد أو الحوادث لا قدر الله، بل يضمن لها أن مخزونها من الكفاءات لن ينضب وسيستمر العمل في السير بالسلاسة المعتادة.