دليل نظام إدارة الحضور والانصراف

 نظام إدارة الحضور والانصراف هو أحد أهم المسائل التي تعمل عليها إدارة الموارد البشرية بشكل أساسي. وضبط الحضور والانصراف يعتمد على السياسة التي تعمل بها الشركة، بحيث ينعكس على كل أداء الشركة وإنتاجية الموظفين وتحقيق الأهداف في النهاية. 

أهمية نظام إدارة الحضور والانصراف

الإنتاجية

مما لاشك فيه أن الانتاجية تزيد تبعاً لانضباط الموظفين، فكلما زاد الانضباط زادت الإنتاجية المتوقعة منهم، وضبط الحضور والانصراف لايساعد فقط في تحفيز الموظفين على زيادة الإنتاجية بل افتراضاً كلما زاد وقتهم المخصص للعمل كلما زادت إنتاجيتهم.

انسيابية العمليات والتشغيل 

يعتبر ضبط الحضور والانصراف أحد أهم المسائل التي تساعد في تعزيز الانسيابية وسرعة العمل في الشركات. والتغيب، وعدم الحضور في الوقت وغيرها تبطئ من سير العمل وتعرقل الإنتاجية بشكل كبير. 

مسير رواتب دقيق 

من أهم العوامل التي تؤثر على مسير الرواتب هي الحضور والانصراف، وفي أغلب الشركات يعتمد على حضور وغياب الموظفين بحيث يتم خصم أيام الغياب، ساعات التأخير وغيرها. 

الوقت الإضافي 

يعتبر الوقت الإضافي تكلفة زائدة على الشركات ويعني أن وقت العمل لم يكف لأداء كل المهام المطلوبة،، وضبط الحضور والانصراف يساعد في معرفة مدى الحاجة الفعلية لساعات العمل الإضافي، أو على الأقل تقليلها بقدر الإمكان

الانضباط

من أهم القيم التي تؤثر على بيئة العمل بشكل عام هو مبدأ الالتزام بالانضباط لأنه عدم انضباط بعض الموظفين يؤثر على انضباط الأخرين، بحيث يشعرون بعدم أهميتها أو تقديرها في سياسة الشركة وبالتالي يخلقون نوعاً من التأثير السلبي في بيئة العمل 

الالتزام 

يعد تسجيل الحضور والانصراف من أهم النقاط التي تثبت حقوق الموظف والشركة وأحقية الشركة بالعمل وأحقية الموظف بالتعويضات التي تقدمها الشركة. تعتبر بصمات الدخول والخروج أيضا دليل إثبات في حال أثيرت قضايا مثل " السعودة الوهمية" وغيرها من المسائل القانونية وأدلة الإثبات. 

ماهي القطاعات التي تحتاج نظام الحضور والانصراف؟ 

أغلب القطاعات في سوق الأعمال تحتاج إلى إدارة الحضور والانصراف وإن كانت بعض القطاعات تحتاج لإدارة حقيقية بسبب اعتماد العمل على اليد العاملة مثل قطاع المطاعم والمقاهي، والقطاع الصناعي، وقطاع الرعاية الصحية وقطاع التجزئة . لكن يبقى الحضور والانصراف أهم المهام الإدارية التي تعتمد عليها كل القطاعات.

البيئات التي تعمل بنظام النتائج فقط ( Result Only Work Environment ( ROWE 

وتعتمد بيئات العمل من هذا النوع على العمل بطريقة النتائج المتحققة، ولا تأخذ في اعتبارها ساعات العمل المقضية في تحقيقه. ويعتمد ترتيب الوقت وتنسيق أوقات الحضور في هذا النوع من الشركات على الموظفين أنفسهم بحيث تمنح لهم حرية تحديد هذا الجدول حسب ما يناسبهم. 

بيئات العمل العلمية والأكاديمية

في بعض القطاعات المعرفية والعلمية وحتى الصناعية مثل المعامل الطبية، مراكز الأبحاث، مكاتب الاستشارات تلعب جودة الوقت المقدم العامل الأهم في حسابات الإنتاجية الخاصة بهذه الحقول. لكن مع هذا لابد من مستوى معين في تحديد ساعات العمل، لأن العمل بدون تحديد للوقت المنقضي في العمل يترتب عليه إجهاد إضافي للعاملين وصعوبة في الموازنة ما بين العمل والحياة الشخصية، أيضا عادة ما تكون هناك ساعات عمل محددة يتواجد فيها الموظفين ويمكن التواصل فيها مع هذه الجهات، لذلك وفي كل الأحوال يجب أن يتوفر حتى في هذه القطاعات نظام محدد من الحضور والإنصراف ولكن المرونة فيه تكون أكبر. 

إعداد سياسة الحضور والانصراف الداخلية 

إعداد سياسة الحضور والانصراف الداخلية مهمة وتلعب دوراً أساسياً في تنظيم العمل. وتتضمن سياسة الحضور تحدد سياسة الحضور  و ساعات العمل و الدوامات والإجراءات التأديبية. و تتكون عادة سياسة الحضور من الأقسام التالية:

- الدوامات والمناوبات التي تعتمدها الشركة

- سياسة التناوب في جدول الدوامات 

- احتساب الغياب والتأخير 

- سياسة العمل الإضافي

- أيام الاجازة والعطلات 

جدولة الدوامات في نظام الحضور والانصراف 

إدارة دوامات العمل بطريقة فعالة مهمة تشغيلية أساسية في نجاح الشركات. وأقسام كثيرة منها أقسام المبيعات، خدمة العملاء، وغيرها تكون بحاجة ماسة إلى ضبط جداول الدوامات وإدارتها بشكل فعال من أجل الوصول لأفضل جودة في العمل والمخرجات. ولذلك يكون من المهم جدا تنظيم وجدولة الدوامات بدقة بحيث تتم تغطية كل أوقات الدوام. 

إجراءات ضبط الحضور والانصراف 

إعداد الحضور والانصراف يحتاج أخذ النقاط التالية في الحسبان وهي كما يلي: 

- سياسة الحضور والانصراف 

- جداول العمل 

- تقويم الإجازات الرسمية 

- وجود الموظف من عدمه (وجوده في إجازة من عدمها)

- أي أذونات خاصة بالموظف 

الإجراءات اليومية / الشهرية لضبط و حصر الحضور والانصراف 

بعض الشركات التي ليس لديها نظام موارد بشرية تعالج سجلات الحضور مرة واحدة في الشهر وعادة ما يكون وقت إعداد مسير الرواتب. بينما تعتمد بعض الشركات على أساس أسبوعي أو يومي. وتساعد ميزة معالجة الحضور اليومية  أو الأسبوعية أكثر من المعالجة الشهرية في أن الملاحظات التي تقدم للموظفين فورية وتؤدي إلى تطبيق أفضل لسياسة الحضور والانصراف.

المخالفات التي تتعلق بالحضور والانصراف: 

في كل مراجعة لتطبيقات سياسة الحضور والانصراف يجد المسؤول بعض الممارسات التي تخالف سياسة الحضور والانصراف المنصوص عليها، على سبيل المثال منها مايلي: 

- تسجيل حضور متأخر بشكل مستمر 

- خروج مبكر من العمل بشكل مستمر 

- ساعات عمل أسبوعية أقل من ساعات العمل المطلوبة 40 ساعة حسب النظام

- غياب مستمر ل 3 أيام أو أكثر 

يجب أن يتم التعامل مع هذه المخالفات بحسب تكرارها، وظروفها. فيمكن مثلا إرسال تنبيهات للموظفين الذي لوحظت عليهم بعض المخالفات، أو إرسال تنبيه عام بخصوص هذه المخالفات لكل الموظفين في المرحلة الأولى، ثم يتم التنبيه بشكل شخصي، ثم تعتمد سياسة الخصم أو تنفيذ أي من الإجراءات التأديبية مع الأخذ في الحسبان مدى توافقها مع نظام العمل ويمكن استبدال عقوبة الخصم من الراتب بالخصم من أيام الإجازة التي يستحقها الموظف عن كل يوم غياب بدون عذر. 

جسر يساعدك على إدارة الحضور والانصراف من خلال نظام متكامل و مرتبط بكل ما تحتاج في إدارتك، اختر جسر وانضم لمئات الشركات الناجحة التي تعتمد على جسر الآن.