كيف تجري اجتماعات فعالة أثناء العمل عن بعد؟

تعتبر الاجتماعات المنعقدة عبر الإنترنت جزءًا أصيلًا من سير العمل في العديد من أماكن العمل. وبينما يلعب ذلك دورًا رئيسيًا في التواصل واستمرارية العمل، إلا أن زيادة إنتاجية وفعالية تلك الاجتماعات تمثل تحديًا أمام المدراء والقادة اليوم. 

كما هو متوقع، يختلف منهاج الاجتماعات عن بعد عن الاجتماعات المكانية التقليدية، لذلك يجب أن يستجيب الأفراد والمدراء لتلك الاختلافات في هذه المقالة نتعرف على التحديات الجديدة المصاحبة للاجتماعات عن بعد وكيفية تخطيها بفعالية. 

لكن يبقى السؤال، هل من الممكن إجراء اجتماعات فعالة عبر الإنترنت؟ في هذا المقال سوف نتحدث عن أحوال أفراد فرق العمل المتباعدة وبعض الإرشادات لكي تتعامل مع تحديات إقامة اجتماعًا فعالًا عبر الإنترنت. 

تفقد دليل المنشآت السعودية للعمل عن بعد في 2021.

ماذا يحدث مع فريق العمل عن بعد؟ 

ينبغي على المديرين فهم العوامل التي قد تجعل العمل المتباعد تحديًا فريدًا. وإلا قد ينخفض آداء الموظفين الوظيفي وتتأثر انتاجيتهم عندما التحول للعمل عن بعد بسبب قلة التحضيرات لهذا التحول. وقد تتضمن التحديات التي تكمن في العمل عن بعد ما يلي:

غياب وجود إشراف شخصي وجهًا لوجه 

يعبر كلًا من المدراء والموظفون عن مخاوف بخصوص غياب وجود تفاعل مباشر بينهم وجهاً لوجه. حيث يقلق المديرون من احتمالية تقاعس الموظفين في القيام بالعمل المطلوب بجد أو بفاعلية (بالرغم من أن هناك بعض الأبحاث التي نشرتها جامعة هارفارد تشير إلى خلاف ذلك، على الأقل بالنسبة لبعض أنواع الوظائف). بينما، يقع العديد من العاملين من أزمة صعوبة الحصول على الدعم الإداري والتواصل الحفاز.

صعوبة الحصول على المعلومات

يتفاجأ العاملون عن بُعد حديثًا بقدر الوقت والجهد المطلوبين للحصول على المعلومات من الزملاء في العمل. حيث تمثل عملية الوصول لإجابة بسيطة لأحد الأسئلة طريق طويل من محاولات التواصل مع مختلف الأفراد العاملين عن بعد. تتخطى المشكلة حد المهام اليومية إلى التحديات الشخصية التي قد تجد مكانًا بين زملاء العمل. حيث توصلت الأبحاث إلى أن نقص المعرفة المتبادلة بين العاملين عن بعد قد يُترجم إلى زيادة في النزاعات وانخفاض في قدرة الموظفين على إلتماس الأعذار وحسن الظن ببعضهم فائدة الشك في المواقف اليومية الصعبة.

العزلة الاجتماعية

تمثل الوحدة مشكلة من أكثر العقبات شيوعًا التي يشكو منها الموظفون فيما يتعلق بالعمل عن بُعد، حيث يفتقدون التواصل الاجتماعي غير الرسمي في بيئة العمل. ويتأثر الموظفون الأكثر اجتماعيةً عادةً بقدر أكبر بالعزلة على المدى القصير.ولكن، وعلى مدى الطويل، تؤثر العزلة أيضًا على جميع الموظفين بالسلب  يشعر بانتماء أقل إلى شركتك، 

العوارض الطارئة في المنزل

عادة، نحث المديرين أن يتأكدوا من أن موظفيهم قادرون على تجهيز مساحة مخصصة للعمل ورعاية مناسبة للأطفال إن وجدوا قبل دفعهم لهم للعمل عن بعد. ومع ذلك، ففي حالة الانتقال فجأةً للعمل عن بعد، يجعل ذلك الموظفين أكثر عرضة  للتعامل مع مساحات عمل دون المستوى وغير مجهزة، لذلك فإن الأمثل أن يتوقع المدراء تعرض الموظفون لعوارض ومواقف طارئة في المنزل خلال العمل في هذه الفترة الانتقالية خاصة، كما على الموظفين أنفسهم أن يستوعبوا هذا الوضع وألا يسبب لهم ضغط إضافي.

تعرف على الأخطاء الشائعة في إدارة الموظفين عن بعد.

كيفية التحضير للاجتماعات المنعقدة عن بعد بفاعلية؟ 

يعتبر التحضير الجيد للاجتماعات والعمل على تهيئة أجواء جديدة فعالة بناءً على وعي جيد بالتحديات هو الحل المناسب و خطوة أولى مهمة للوصول إلى تواصل فعال عن بعد. لذلك سنحاول أن نغطي الجوانب الرئيسية التي تؤثر في تحقيق اجتماع مثمر وفعّال عبر الانترنت.

وضع قواعد أساسية مشتركة

يجب أن تتأكد من معرفة كل أعضاء الفريق للتوقعات الأساسية المنتظرة من الاجتماع، وكذلك علمهم بقواعد السلوك للاجتماع على الإنترنت، يمكنك مثلًا أن ترسل التعليمات عبر البريد إلكتروني إلى جميع المشاركين أو حتى إضافتها في دليل للموظفين. والتي قد تتضمن بعض الأمثلة كالتالي:

• الالتزام بالموعد.

• رفع اليد لطلب المشاركة .

• كتم الصوت Mute فيما عدا طرح الأسئلة أو الإجابة عليها.

• تجنب النشاطات التي تشتت الانتباه، مثل تناول الطعام أو تصفح الهواتف الذكية.

• استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة، مما يضمن لك جوًا أكثر التزامًا.

• المبادرة بالمشاركة لكن في نظام وحدود واضحة.

ضع في اعتبارك أن أعضاء الفريق عليهم أن يكونوا على دراية بتوقعاتك من مشاركاتهم. قد تحتاج إلى هذه الأمثلة:

قم بإرسال جدول أعمال الاجتماع مقدمًا، متضمنًا النتائج التحديات التي سيتم العمل عليها وتوقعات النتائج المنتظرة، واستفهم عما إذا كان لدى أحدهم تغييرات أو إضافات مقترحة.

تأكد أن أعضاء الفريق يعرفون مساحة المشاركة الممنوحة لهم والمدة المتاحة لذلك.

قم بتحديد مهام أعضاء الفريق مسبقًا، من بينها المسئولين عن تسهيل المناقشات أو التحكم بشرائح العرض أو تدوين تقارير الاجتماعات.

افتح المجال لجميع أعضاء الفريق للتحدث كلما كان ذلك ممكنًا، مما يساعد على عدم شعور أي فرد بالتجاهل أو التعتيم.

اختبر تكنولوجيا التواصل مقدمًا

لا شيء يمثل عقبة خلال الاجتماعات المنعقدة على الإنترنت أكثر من الجانب التقني. احرص على اختيار اعدادات جهازك ومنصة التواصل التي تستخدمها مقدمًا؛ تفحص عمل الصوت والفيديو والمايكروفون. شجع جميع أعضاء الفريق على فعل الشيء نفسه، من خلال اختبار كل من الإعدادات التقنية والاتصال بالإنترنت.

أعد مساحة العمل الخاصة بك

حتى في الإجتماعات المنعقدة عبر الإنترنت، فإن المساحة الفيزيائية حولك مهمة. ابحث عن مكان دائم في المنزل أو خارج المنزل تتوفر فيه إضاءة جيدة وأجواء هادئة وأقل قدر من مصادر التشتيت لتخصصه ليكون مكان عملك المعتاد والدائم. تأكد من أنه يتوفر فيه أيضًا اتصال جيد بالـ Wi-Fi. وشجع الجميع على فعل ذلك أيضًا.

تمكين قنوات الاتصال خارج الاجتماع

من المهم أن يتمكن أعضاء فريقك من التحدث معًا حتى خارج نطاق الاجتماع وربما تفضل استخدام منصة تسمح بوجود دردشات ومحادثات جانبية بين أعضاء الفريق. من شأن ذلك أن يعزز التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق حتى بدون التدخل المباشر لإدارتك. ويوفر ذلك الكثير من الوقت من خلال حل وإنهاء مشاركات مهمة لكنها تفصيلية، وإتاحة وقت أكبر للالتزام بالمهام الرئيسية في الاجتماع مع عدم التشتت والانحراف لأفكار جانبية، ولكن مع الاحتفاظ والاستفادة من تلك الأفكار المميزة في نفس الوقت. 

انتبه للتوقيت الزمني

إذا كان فريقك يحتوي على موظفين يعملون من مناطق مختلفة حول العالم، راعِ فروق التوقيت عند التخطيط للاجتماع. 

تأثرت الموارد البشرية كثيرا بظهور وباء COVID-19، اتجهت العديد من الشركات إلى العمل عن بعد، والذي أثبت أنه بالأساس قد يكون أكثر فائدة ومنفعة للجميع.  لذلك من المتوقع أن يبقى الحال هكذا حتى بعد انتهاء الوباء. وهنا تتبين ضرورية اكتساب مهارات جديدة لإدارة اجتماع فعّال ناجح عبر الإنترنت. ويمثل العمل عن بعد فرصة لإستغلال هذه الظروف وتطويعها لمصلحة مؤسستك وأعضاء فريقك للحصول على نتائج قيمة بدلًا من الخضوع لمخاوف هذه التجربة والتحديات الجديدة.إذا كانت المهام الروتينية تستهلك كل وقت عملك فلا تستطيع التركيز على المهام الاستراتيجية وإدارة الاجتماعات بفاعلية، وفر 60% من وقتك للمهام الاستراتيجية ومواجهة التقلبات والتحديات بفاعلية عند تشغيل نظام جسر لإدارة الموارد البشرية وأتمتة مسير الرواتب والاجازات والمهام الروتينية، احصل على نسخة تجريبية من نظام جسر.