كيف تصمم بيئة العمل في منشأتك الناشئة؟ دليل مفصل

هل نلزم جميع الموظفين بقواعد محددة في الزي الذي يحضرون به إلى العمل؟ هل نفرض الاتصال عبر تطبيق العمل الوسيلة للتواصل بدلًا من الرسائل المكتوبة البريدية؟ هل نخبر الموظفين بالحقائق كاملة أم نتكتم على الأخبار السيئة حفاظاً على المعنويات؟ تدور مثل هذه الأسئلة وغيرها في ذهن الشركة في أثناء تصميم بيئة العمل الخاصة بها، إذ تحمل على عاتقها مهمة الموازنة بين الشخصيات المختلفة لفريق العمل وبين هدف الشركة الرئيسي المتمثل في تحقيق إيرادات.

إذاً كيف تحقق الشركة هذه الموائمة لكي تكون بيئة العمل غير منفرة ولا مستغِلة ولا مسيطِرة بل بيئة عمل رائعة يفكر الموظف مرتين قبل أن يقرر مغادرتها لمكان آخر؟

ستقرأ في السطور التالية:

• ما هي بيئة العمل؟
• ما أهمية بيئة العمل الإيجابية في المنشأة؟
• ما الفرق بين بيئة العمل الإيجابية وبيئة العمل السامة؟
• عناصر بيئة العمل
• 6 من أكثر أنواع بيئات العمل شيوعا
• كيف تحدد بيئة العمل في المنشأة؟
• كيف تصمم بيئة عمل إيجابية؟

ما هي بيئة العمل؟

بيئة العمل هي السمات الاجتماعية والظروف المادية التي يؤدي في ظلها الموظفون أعمالهم بالشركة، بما في ذلك الجوانب الاجتماعية والثقافية مثل الثقافة التنظيمية وشكل التواصل ودرجة التقدير التي يحظى بها العاملين، بالإضافة إلى العوامل المادية مثل تصميم مكان العمل والمعدات والأدوات المستخدمة.

تملك بيئة العمل تأثيراً مهماً على العلاقات بين الزملاء والإدارة ومستويات الشعور بالرضا بالإضافة إلى التعاون والكفاءة والصحة النفسية في بيئة العمل والجسدية كذلك، إذ بمقدور البيئة الجيدة أن تحسن مستويات الإنتاجية وتعزز الإبداع، بينما تفرض بيئة العمل السيئة ضغوطاً على الموظفين وتتسبب في انخفاض الروح المعنوية والإرهاق، ما ينعكس في أداء الموظفين وأداء الشركة ككل.

ما أهمية بيئة العمل الإيجابية في الشركة؟

تبذل الشركات الناجحة قصارى جهدها لتصميم بيئة عمل إيجابية تشع حماساً وتشجع الموظفين على العمل بأعلى كفاءة يستطيعونها، وذلك إيمانا منها بأثر بيئة العمل المحفزة على الإبداع والتعاون والمعنويات، كما يلي:

تحسن الإبداع

بيئة العمل الإيجابية هي أساس أداء العمل الكفء والإنتاجية العالية، إذ ينعكس شعور العاملين بالراحة والدعم في تحسن قدرتهم على العمل بإبداع وابتكار، فمثلاً تمكين الموظفين من تحقيق التوازن بين العمل والحياة وما يتبع ذلك من شعور بالاتزان والرضا، يجعل كل فرد يعمل في الشركة يفكر كيف يستطيع من دوره أن يساهم في نجاحها.

تشجيع التعاون

تركز بيئة العمل الإيجابية على بناء علاقات مهنية طيبة بين زملاء العمل وترسي ثقافة تنظيمية قوامها الاحترام والثقة، وكلما توطدت هذه العلاقة، زادت رغبة الموظفين في التعاون وتشجيع ودعم الآخرين وأصبح العمل الجماعي أكثر متانة، ما يصب في مصلحة الشركة وتحقيق أهدافها بنجاح.

تقليل الإرهاق

أثبتت الأبحاث أن الاحتراق الوظيفي الذي يشعر به الموظف ينجم في الأساس من عوامل نفسية خطيرة تحدث في بيئة العمل، تتسبب فيها أمور مثل عدم كفاية الموارد أو الوقت لإنجاز عبء العمل المطلوب، على العكس من ذلك تعتني بيئة العمل الإيجابية أكبر عناية بتمكين الموظفين من العمل في الوقت الأنسب لهم ووفقاً لوتيرتهم الخاصة، مانحة لهم الاستقلالية والسيطرة التي تقيهم من الوقوع ضحية للإرهاق.

تحسين معنويات الموظفين

تمكن بيئة العمل الإيجابية الموظفين من تحقيق أهدافهم على الصعيدين المهني والشخصي، ما يجعل معنوياتهم أفضل، فيعملون بثقة وسعادة أكبر وينخفض معدل دوران الموظفين، إذ يتمسك الموظف بالعمل في الشركة التي توفر له بيئة عمل محفزة وتعاونية، يساعد ذلك  من جهة أخرى في بناء سمعة حسنة للشركة في سوق العمل، ويجعلها قبلة جذابة للموظفين الأعلى كفاءة وموهبة ممن يبحثون عن مكان عمل أكثر رفاهية ومرونة.

ما الفرق بين بيئة العمل الإيجابية وبيئة العمل السامة؟

تتأرجح بيئة العمل في الشركات بين طرفي نقيض هما الإيجابية والسُميّة، وتبعا لخصائص البيئة تزداد اقتراباً إما من هذا الطرف أو ذاك، ونستعرض فيما يلي طبيعة كلا من الطرفين:

بيئة العمل الإيجابية

تسود بيئة العمل الإيجابية ثقافة الاحترام والشمول والدعم، وتولي اهتماما بتمكين الموظفين من تحقيق التوازن بين الجانبين المهني والشخصي موفرة قدرا من المرونة يلبي رغباتهم، كما أنها تقدر جهود الموظفين الأكفاء، وتتيح للكل فرصا للتعلم والترقي داخل الشركة. من جهة أخرى تتميز بيئة العمل الإيجابية بالشفافية والتواصل الجيد بين جميع المستويات الإدارية، إذ تتدفق المعلومات بحرية وبالتالي تنشأ ثقة حقيقية بين الموظفين والإدارة.  

بيئة العمل السامة

بيئة العمل السامة هي البيئة الممتلئة بالصراعات واللامبالاة وأجواء العمل البائسة، يشعر الموظفون أنهم عالقون في وظائفهم الحالية دون أي أفق للتقدير أو النمو، وتفتقر العلاقات داخلها إلى الثقة ويضعف التواصل بين المستويات الإدارية المختلفة. تسود تلك البيئة السامة ثقافة السرية والكتمان وتنشط فيها الشائعات والقيل والقال، ما يهدر جهود القوى العاملة بعيدا عن تحقيق أهداف الشركة، وتنخفض الروح المعنوية والإنتاجية ويرتفع معدل دوران الموظفين.

عناصر بيئة العمل

لنلق نظرة الآن على العناصر التي تتكون منها بيئة العمل، بحيث تتعرف على العوامل المختلفة التي يجب الانتباه لها عند تصميم بيئة العمل في منشأتك:

أولا: البيئة المادية

تشمل بيئة العمل المادية كل الجوانب ذات الصلة بحجم وتخطيط وتجهيز مكان العمل بدءا من المساحة وحتى الأثاث المستخدم:

1. مساحة مكان العمل

المساحة المثالية لمكان العمل هي المساحة الكبيرة بما يكفي لتحتوي كل ما يحتاجة الموظفون لإنجاز أعمالهم من موارد ضرورية، لكنها صغيرة بما يكفي للحفاظ على تماسك الفريق وتمكينهم من التواصل معا، وتلعب المساحة دوراً حيوياً في تفاعل الموظفين وتعاونهم وأدائهم لمهامهم، لذا ينبغي اختيارها بعناية.

فمثلاً تستوعب المساحة الكبيرة عدداً أكبر من الأقسام وجميع وسائل الراحة وموارد أكثر وحرية الحركة، بحيث تعزز شعور الموظفين بتوفر احتياجاتهم من أدوات وموارد لكي يعملوا بإنتاجية عالية، من ناحية أخرى تؤثر مساحة العمل على شعور فريق العمل إذا كانت أكبر من اللازم إذ تشيع شعوراً بالغربة والانفصال بين الزملاء.

2. تصميم مكان العمل

تصميم مكان العمل هو توظيف المساحة بشكل ناجح، ويختلف التصميم تبعاً لنوع العمل الذي يقوم به كل قسم، كما يلي:

• التصميم المفتوح: يشجع الطابق المفتوح التعاون بين زملاء العمل ويوفر أعلى درجات الشفافية، لذلك فهو تصميم مثالي للأقسام التي تعتمد على التفاعل المتكرر.
• المكاتب الخاصة الصغيرة: يساعد هذا التصميم الذي يفصل بين الموظفين بحواجز أو حوائط على العمل بتركيز، لذلك فهو مثالي للأقسام التي تحتاج مهام عملها إلى تركيز عميق وخصوصية.

3. الأثاث

لا تقتصر أهمية أثاث بيئة العمل المادية على تزيين المكان ليبدو أكثر جاذبية وفخامة فقط، بل الأهم من ذلك أن يكفل للموظفين العمل المريح دون الإضرار بصحتهم، إذ تؤثر المكاتب والكراسي وطاولة الاجتماعات وقاعة الاستراحة على أداء الموظفين بدرجة ملحوظة.

لذلك ينبغي توفير كراسي طبية تمنحع الإجهاد وإصابات العمود الفقري والرقبة مهما طالت مدة جلوس الموظف، كما يجب أن تكون مساحة العمل نظيفة وقاعات الاستراحة مؤثثة بقطع مريحة، كذلك ينبغي اختيار الألوان والتصميمات بحيث تعكس الحالة المزاجية ومستوى الإلهام الذي يبعث الموظف على العمل بحماس، وأن تعبر عن ثقافة الشركة وقيمها.

4. المعدات والأدوات

تحتوي بيئة العمل المادية على المعدات المطلوبة لتمكين الموظفين من أداء أعمالهم، فمثلا تحتاج المكاتب إلى الحواسيب والطابعات وأي آلات متخصصة مطلوبة أو تكنولوجيا مستخدمة في العمل مثل برنامج الموارد البشرية، ويجب أن تكون هذه المعدات محدثة وسليمة، بحيث تقل أعطالها وما ينجم عن هذه الأعطال من هدر للوقت وإحباط، كما ينبغي أن يُدرب الموظفون على استخدامها لتحقيق أعلى استفادة منها.
تلعب المعدات المتقدمة دوراً مهماً في بناء سمعة طيبة للشركة كمكان عمل يقدر التطور ويعمل لكي يحافظ على مركز تنافسي جيد.

5. المرافق

تعني المرافق غرفة الاستراحة والمقهى ومركز اللياقة البدنية ودور الحضانة للأطفال ..إلخ من مرافق الاحتياجات الشخصية والمهنية للموظفين، وتلعب دوراً مهماً في تحسين الحالة النفسية والذهنية للموظف أثناء العمل، فمثلاً عندما يتمكن الموظف من أخذ قسط من الراحة أثناء اليوم أو تتمكن الموظفة من ترك أطفالها في حضانة بالقرب منها، تساعد الشركة بذلك في تقليل الضغوط وتحقيق التوازن بين العمل والحياة، وبالتالي يتمتع العاملون بحالة بدنية ونفسية أفضل.

6. الموقع

هل يعمل الموظفون من المكتب أم يمكنهم العمل من أي موقع آخر كالمنزل أو المقهى أو أثناء السفر؟ يشكل موقع العمل أحد مكونات بيئة العمل في عصرنا الحالي، فمع نمو اتجاه العمل عن بعد حيث يستطيع الموظف بمساعدة بعض الأدوات التقنية في إنجاز عمله من أي مكان، انضم الموقع إلى مكونات بيئة العمل المهمة، فبعض الشركات تعمل عن بعد بشكل كامل والبعض الآخر يعمل بأسلوب يمزج بين الاثنين (المكتب والمنزل معاً) بينما تحافظ بعض الشركات على مكان العمل التقليدي المكتب كموقع وحيد للعمل.

ثانياً: ثقافة الشركة

تعني ثقافة الشركة القيم والأهداف التي يعمل وفقا لها كلا من الموظفين والشركة، وتتكون بشكل أساسي من 3 عناصر:

1. القواعد السلوكية

القواعد السلوكية هي إرشادات للموظفين تشرح الضوابط التي ينبغي الالتزام بها عند أداء العمل والتعامل مع الزملاء والمشرفين والعملاء.

2. مهمة الشركة

مهمة الشركة هي القيم المركزية التي تسعى الشركة إلى الالتزام بها أثناء ممارسة نشاطها التجاري، توجه هذه المهمة بوصلة كل عمل يؤديه الموظف وكل هدف تسعى الشركة إلى تحقيقه.

3. التشجيع

يمثل التشجيع أحد المكونات الأساسية لبيئة العمل الإيجابية، ويعني الاحتفاء بالموظف الناجح وتقديم الملاحظات الإيجابية والبناءة لتشجيعه على تطوير الأداء، بالإضافة إلى تحفيز الموظفين على التعاون والعمل الجماعي في بيئة العمل.

ثالثاً: ظروف العمل

ظروف العمل هي الشروط الرسمية لتوظيف الموظفين وتؤثر على يوم العمل ومجالات الحياة الأخرى بخلاف العمل، وتشمل ما يلي:

1. أوقات العمل

مثل عدد ساعات العمل وموعدها والإجازات، إذ توفر بعض بيئات العمل جداول عمل مرنة وعدداً أكبر من الإجازات بحيث تمكن الموظفين من التوفيق بين مسؤولياتهم الشخصية والأسرية وبين العمل، فيما تضع بيئات عمل أخرى قواعد للعمل الإضافي  لسد الحاجة إلى إنجاز المشاريع على وجه السرعة أو تقديم خدمة عملاء على مدار الساعة.

2. عقد العمل

هل عقد العمل مؤقت أم دائم، هل وظيفة منتظمة أم عمل حر، ما المزايا الوظيفية المقدمة وشروط الإجازات المدفوعة الأجر؟ تبلور إجابات هذه الأسئلة ظروف العمل بشكل أكثر تفصيلاً.

3. الأمن والسلامة

يلزم نظام العمل السعودي الشركات بتحديد قواعد الأمن والسلامة ونشرها في أماكن واضحة لضمان فهم جميع الموظفين لها والالتزام بها، ولكل شركة حرية تفصيل هذه القواعد طبقاً لطبيعة العمل ونوعية المعدات، بالإضافة إلى قواعد أساسية أخرى، مثل الإسعافات الأولية ومخرج الطوارئ وإجراءات مكافحة الحريق.

4. أسلوب حياة صحي

قد تشجع بعض الشركات الموظفين على تحسين صحتهم بممارسة الرياضة وتناول وجبات صحية، لذلك قد توفر في المطعم وجبات خفيفة صحية، أو تقدم عضوية في صالات الألعاب الرياضية القريبة، أو تنظم تحديات رياضية بين الموظفين في المشي أو الجري أو غيره.

6 ًمن أكثر أنواع بيئات العمل شيوعا

أدى اختلاف مزيج عناصر بيئة العمل المادية والاجتماعية التي تكون بيئة العمل إلى ظهور أكثر من نوع لبيئة العمل، يختص كل نوع بصناعة أو عدد موظفين أو البيئة المثالية التي تريد الشركة تنميتها، نستعرض فيما يلي أنواع بيئة العمل الستة، نفهم منها التصور النموذجي لبيئة العمل في كل صناعة:

1. البيئة الواقعية

يشكل العمل اليدوي والأنشطة البدنية المباشرة جوهر هذا النوع من أنواع بيئة العمل، وتوجد عادة في مجالات البناء والزراعة والتصنيع والهندسة والصيانة، حيث تكون الأدوات والآلات والمعدات مكونا رئيسيا في البيئة، بالإضافة إلى الحيوانات والنباتات.

تعطي بيئة العمل الواقعية أولوية للأمن والسلامة، مع التركيز على المعدات والمساحات التي تدعم هذه الأهداف وتساعد العمال على أداء وظائفهم، بما في ذلك إرشادات واحتياطات واضحة ومشددة لضمان مكان عمل آمن سواء كان موقع بناء أو ورشة أو مصنع ..إلخ.

نظراً لغياب المفاهيم المجردة في العمل وسعي العمال إلى تحقيق نتائج واضحة وملموسة، فإنهم يستخدمون مهاراتهم في العمل اليدوي وتشغيل الآلات وحل المشكلات وبناء المنتجات؛ وبالتالي ينصب تركيز تصميم بيئة العمل الواقعية على الكفاءة والفعالية والسلامة.

2. البيئة العلمية

تركز البيئة العلمية على الاكتشاف والتجريب والتفكير النقدي وحل المشكلات كسمات رئيسية لوظائفها، مثل مراكز الأبحاث والأكاديميات المتخصصة في الطب والهندسة والتقنية والعلوم والرياضيات، وتمثل الأدوات والمرافق المجهزة للتحليل والتجريب عنصرا أساسيا في مكوناتها، مثل المختبرات وقاعات الدراسة والمكتبات، وذلك لتمكين الموظفين من إجراء الأبحاث والتجارب وإشباع فضولهم المعرفي وجمع الأدلة ودراسة المعلومات والتوصل إلى النتائج.

يأتي تسهيل التركيز والتعاون في حل المشكلات المعقدة وتشجيع الإبداع والاستقلال كأحد الأهداف الرئيسية التي تُراعى في تصميم البيئة العلمية.

3. البيئة الفنية

بيئة العمل الفنية هي البيئة المثالية لمجالات التصميم والفنون الجميلة والكتابة والإبداع الفني، يعمل فيها المبدعون ذوي العقول الحرة والمستقلة، لذلك تتميز هذه البيئة بتصميمات ملهمة غير تقليدية تعكس العمل الإبداعي الذي تنتجه الشركة، كما تتميز أيضاً بمساحات مفتوحة تشجع التعاون، مع غياب البنية أو القواعد الصارمة، لكي تفسح المجال للتجريب والإبداع و تتيح للخيال والابتكار والتعبير عن الذات الانطلاق بحرية.

5. البيئة الاجتماعية

تختص البيئة الاجتماعية بالمؤسسات التي يمثل التفاعل والتواصل والخدمة جوهر نشاطها، مثل المؤسسات التعليمية والصحية والضيافة والعمل الخيري والاستشارات، ويتمتع العاملون في هذه البيئة بسمات أساسية مثل التفاعل الإنساني والقدرة على فهم الناس ومساعدة الغير واللطف والتعاطف والرحمة.

لذلك تصمم البيئة الاجتماعية مع وضع الحاجة إلى إجراء محادثات واجتماعات في الاعتبار، بحيث تتضمن مساحات مشتركة تتيح التفاعل مع الآخرين وتشجع على العمل الجماعي، ويتسم هذا النوع من أنواع بيئة العمل بالمساحات الكبيرة للفصول الدراسية وغرف الاجتماعات ومساحات استقبال العملاء لكي يسهل التشاور معهم.

6. البيئة الريادية

تمثل القيادة والابتكار واتخاذ القرارات ركيزة بيئة العمل الريادية، وهي أحد أبرز أشكال بيئة العمل المحفزة التي تحفل بأجواء التنافس والسلطة والمال، إذ تركز على تحقيق الأهداف التنظيمية والمالية من خلال البيع والإقناع والفوز على المنافسين، ومن أمثلة المجالات التي تشيع فيها البيئة الريادية مجال العقارات والخدمة العامة والإدارة والسياسة والمبيعات.

يتميز العاملون في البيئة الريادية بالانفتاح وروح المبادرة والدافعية العالية والثقة بالنفس والقدرة على إقناع الآخرين، لذلك تصمم بحيث تفسح المجال للطموح الفردي والتعاون الجماعي والتفاعل مع العملاء، إذ عادة ما تتكون من مزيج من المكاتب الخاصة للعمل المركز، إلى جانب مساحات مفتوحة للعمل الجماعي والتواصل مع الآخرين، مع الاهتمام باستخدام تصاميم تكسب ثقة العملاء.

7. البيئة العادية

تمثل هذه البيئة من بيئات العمل أكثر أنواع بيئة العمل شيوعاً، فهي تعتمد ببساطة على البيئة المكتبية النمطية بهيكلها الرأسي وتنظيمها الجيد ومهامها التقليدية، مثل التعامل مع البيانات والأرقام والأعمال الإدارية والكتابية. تتميز البيئة العادية بالروتين والاستقرار والقواعد الواضحة والإجراءات المحددة مسبقاً، لذلك يعمل بها الموظفون ذوو الزي الرسمي والمنظمين والملتزمين بالتعليمات ممن يعتمد عليهم، والمحبين للأنظمة المستقرة والعمل الموجه نحو التفاصيل والمهام الواضحة.

كيف تحدد بيئة العمل المناسبة لمنشأتك؟

من بين أنواع بيئة العمل التي أشرنا لها، كيف تحدد بيئة العمل المناسبة لمنشأتك الناشئة؟ انتبه لهذه الاعتبارات الثلاثة أثناء اختيار بيئة العمل:

• طبيعة العمل: هل نشاط المنشأة في الأساس هو نشاط إبداعي أم خدمي أم علمي أم ..؟ تناسب بيئات معنية أنواع معينة من النشاطات كما أشرنا من قبل، لذلك استخدم هذا المعيار لتحديد البيئة المثلى التي تناسب المنشأة، مع ملاحظة أنه لا يجب اختيار نوع واحد فقط، بل يمكن أن تتنوع البيئات في الشركة الواحدة بحيث يكون لكل قسم البيئة التي تناسبه، على سبيل المثال قد تكون البيئة الإبداعية هي البيئة المناسبة لقسم التسويق، بينما تكون البيئة الريادية هي البيئة النموذجية لقسم المبيعات.
  
  
• ثقافة الشركة: تؤثر ثقافة الشركة في اختيار نوع بيئة العمل، فالثقافة التي تشجع الموظفين على تحقيق التوازن بين الحياة والعمل مثلا، ستحتاج إلى بيئة عمل توفر مرونة كافية في جدول العمل للموظفين.
  
  
• أنواع الموظفين: تؤثر شخصيات الموظفين في اختيار نوع البيئة الملائمة لهم، لذلك حدد السمات المشتركة بين موظفيك، وصمم لهم بيئة عمل تتوافق مع هذه السمات حتى وإن اختلفت عن بيئة العمل المناسبة لنشاط الشركة، إذ يمكنك في هذه الحال المزج بين أكثر من نوع لتحقيق التوازن بين كلا من الاعتبارين.

كيف تصمم بيئة عمل إيجابية؟

كما تبين تشتمل بيئة العمل على العديد من العناصر والاعتبارات التي تمتزج معا لتكون البيئة المثالية للشركة، سنركز فيما يلي على 7 خطوات بسيطة تساعدك في تصميم أفضل بيئة عمل في منشأتك:

ابنِ ثقافة عمل تستوعب الكل

يعني الشمول والاحترام في ثقافة العمل بالنسبة للكثيرين استيعاب كل الموظفين أياً كانت أعراقهم وجنسياتهم وأعمارهم وأنواعهم، رغم ذلك أكد بحث منشور في مجلة هارفارد بزنس ريفيو أن احترام التنوع والاختلاف لا يقتصر على ذلك فقط، بل يمتد إلى الاختلاف في وجهات النظر وعادات التفكير والافتراضات الأساسية.

يعني ذلك عدم التفرقة بين الموظف الذي يرتدي زياً رسمياً والآخر الذي يرتدي ملابس غير رسمية، ولا بين من يعمل وفقاً لمواعيد العمل الرسمية من التاسعة صباحاً حتى الخامسة مساء وبين من يعمل بنظام الساعات المرنة، حتى وإن دفع ذلك الشركة إلى التخلي عن قدر من القواعد التنظيمية لكي تنجح في مراعاة تفضيلات كل فرد.

ضرب البحث مثلاً بشركة ويتروز إحدى أنجح شركات بيع المواد الغذائية في بريطانيا، التي تدفع نصف تكاليف دروس الهوايات التي يفضلها الموظفين سواء كانت السباحة أو الطبخ أو الحرف اليدوية ..إلخ، وذلك حرصاً منها على ألا يشعر الموظفون بأنهم مستبعدون، بل على العكس تحرص على توفير بيئة عمل يشعرون فيها بالراحة عندما يكونوا على طبيعتهم.

اصقل عملية إعداد الموظفين الجدد

مع كل موظف جديد ينضم إلى الشركة، جهزه للاندماج في مكان العمل بمجموعة من الخطوات الأساسية المهمة:

• قدمه إلى زملائه من الموظفين.
• أخبره بأهمية دوره في تحسين نجاح الشركة بشكل عام.
• زوده بالمعلومات والأدوات التي يحتاجها ليستطيع أداء دوره بفعالية والاندماج في فريق العمل.
• كلما كانت مهامه الوظيفية صعبة، اجعل فترة الإعداد أطول.
• أطلعه على القواعد السلوكية وإجراءات السلامة الخاصة بالشركة.

ضع سياسة التواصل والشفافية

التواصل الجيد هو أساس أي عمل جماعي ناجح، إذ يضمن للموظفين فهما جيدا لأدوارهم وأهدافهم ويوفر لهم التوجيه الذي يحتاجونه من الزملاء الأكثر خبرة والمشرفين، أما الشفافية فهي أساس سمعة الشركة كمكان عمل لا يخدع ولا يعيق ولا يشوه الحقائق، وتمثل ركيزة أساسية في نيل احترام وثقة الموظفين. انطلاقا مما سبق ضع سياسة تواصل وشفافية واضحة على النحو التالي:

• حدد قنوات التواصل الخاصة بالموظفين العاملين في مشروع مشترك (الهاتف أم البريد الإلكتروني مثلا).
• انشر أهداف كل قسم وأولوياته علنا لتكون تذكير ثابت لموظفي القسم بأهدافهم.
• اعقد اجتماعات بانتظام مع الموظفين وأكد على سياسة الباب المفتوح في اتجاهين (من وإلى الإدارة) لضمان الإبلاغ عن أي آراء أو معلومات أو أخبار حقيقية.

قدم ترتيبات عمل مرنة

امنح الموظفين مستوى مناسب من حرية تحديد متى وأين وكيف يعملون؟ لتمكينهم من تحقيق التوازن بين مسؤولياتهم الشخصية وبين العمل، واسمح بساعات عمل مرنة وإجازات إضافية عند الضرورة وخيار العمل عن بعد متى كان ذلك ممكناً، إذ يشعر الموظفين من هذه الخطوة الشجاعة بأن الشركة تراهم بشر حقيقيين وليسوا تروسا في آلة، فتتفهم الظروف الطارئة التي يمرون بها والفترات العصيبة والأزمات، ما يجعلهم أكثر رضا وإنتاجية.

صمم برنامج المكافآت

يشعر الموظف بالتقدير والاعتراف بمجهوداته عندما تكافئه الشركة على الإنجاز والأداء الفائق، ويتشجع زملائه أيضا للعمل بالكفاءة نفسها أو أعلى منها، لذلك صمم برنامجا للمكافآت والحوافز للاحتفاء بالإنجازات الشهرية أو الموسمية أو السنوية، إذ تلهم هذه النوعية من البرامج بحماس وطاقة إيجابية تجعل بيئة العمل أكثر بهجة وباعثة على الشعور بالسعادة.

هيئ مكان عمل مناسب

استثمر في الأثاث المريح والمناسب لكي توفر للموظف تجربة عمل إيجابية محفزة وصحية، استعن بأفضل المعدات، ونظم المكان بحيث يساعد الموظفين على التركيز والعمل بفعالية، حتى الإضاءة تلعب دوراً مهماً في التأثيث، لذلك إذا لم تتوفر الإضاءة الطبيعية، استخدم المصابيح ذات الألوان الدافئة في غرفة الاستراحة لكي تعكس شعوراً بالهدوء والاسترخاء، واستخدم المصابيح قوية الإضاءة في المكاتب لتساعد على العمل بأداء جيد، وثبت مصابيح متوسطة السطوع في غرف الاجتماعات لكي تجعل الموظفين في حالة استعداد وتشيع جواً من الترحاب.

شجع التطوير المهني

وفر برامج تدريب رسمية وغير رسمية وبرامج إرشاد وورش عمل لتنمية المهارات الناعمة والفنية على حد سواء، ورشح للموظفين مؤتمرات أو دورات تدريبية ذات صلة بوظائفهم ليسجلوا فيها، كذلك أبدِ اهتماماً بأهداف الموظفين المهنية بمنحهم فرص التطوير الوظيفي التي تجعلهم يرتقون في حياتهم المهنية، وامنحهم الإجازات التي يحتاجون إليها لتخصيص بعض الوقت لتطوير ذواتهم.

وفر فرصاً للراحة

فترات الراحة هي وقود العمل لفترات طويلة والطريقة الأكثر فعالية لتجديد النشاط، لذلك شجع الموظفين على أخذ فترات راحة دورية يسترخون فيها، واسمح لهم بتخصيص مساحة العمل الخاصة بهم بالطريقة الأكثر رفاهية، ويمكن أيضاً تنظيم نزهات أو رحلات خارجية للموظفين تجعلهم يسترخون بعيداً عن أجواء المكتب.

كيف يساعد جسر في بناء بيئة عمل إيجابية؟

الأدوات التقنية هي أحد  عناصر بيئة العمل المادية المهمة كما أشرنا، لذلك يمثل جسر -برنامج الموارد البشرية الأكثر تكاملاً في السعودية- ركيزة مهمة في بناء بيئة عمل إيجابية في منشأتك، إذ يوفر أدوات عديدة تساعدك في تأسيس مكان عمل مثالي لموظفيك، كما يتبين مما يلي:

أتمتة العمليات الهامة

يؤتمت جسر مختلف العمليات الحيوية في الموارد البشرية مثل أتمتة الحضور والانصراف ومسير الرواتب ومعالجة الإجازات وإضافة المستندات وإدارة الأداء، وبالتالي يجعل حياة الموظفين أكثر سهولة وبيئة العمل أكثر جاذبية، إذ يستطيع الموظف تسجيل حضوره وانصرافه، والاطلاع على قسيمة الراتب بتفاصيلها الكاملة، ومعرفة عدد أيام إجازاته ورصيده المتبقي، وتجديد الوثائق المطلوبة، وتسجيل التقدم الذي يحرزه في المشروع، كل ما سبق ببضع نقرات فقط.

تسهيل التواصل والشفافية

يخصص جسر ملفا لكل موظف، يتضمن العديد من جوانب العمل المشتركة مثل جدول الدوامات، عدد أيام الإجازات، تتبع التقدم في أهداف العمل، بحيث يسهل على كل من الموظف والمديرين والمشرفين التواصل حول هذه الجوانب ومتابعتها أولا بأول بمجرد تسجيل الدخول إلى النظام، سواء من الحاسوب أو تطبيق الجوال.

تمكين التوازن بين الحياة والعمل

صُمم جسر مع وضع ترتيبات العمل المرنة في الاعتبار، إذ يتضمن أداة لتسجيل الحضور والانصراف سواء كان الموظف يعمل من المكتب أو عن بعد، كما يمكن الموظفين من تعديل جدول المناوبات الخاص بهم وطلب الإجازات على وجه السرعة دون الحاجة إلى التوجه إلى قسم الموارد البشرية بنفسه، تمثل هذه الميزة أهمية كبيرة للموظفين لأنها توفر عليهم الكثير من الوقت والجهد.

باختصار، يمثل جسر باعتباره نظاما تقنيا متطورا لإدارة الموارد البشرية إضافة أساسية إلى بيئة العمل الإيجابية الطموحة، ويعزز من شعور الموظفين بأن الشركة توفر لهم أدوات العمل التي تتوافق مع معطيات القرن الحادي والعشرين. اطلب عرض تجريبي الآن.