يشبه التفكير في ميزات نظام الموارد البشرية التفكير في ميزات السيارة، فبعض الميزات اختيارية مثل راديو البلوتوث والبعض الآخر ضرورة ملحة مثل العجلات. سنناقش اليوم خمس ميزات ضرورية لا غنى عنها في نظام الموارد البشرية، تطال هذه الميزات كل الأطراف المعنية في الشركة سواء مدراء أو موظفين.
-
1- أتمتة العمليات الروتينية التي تستغرق وقتا طويلا
من السهل أن تغرق إدارة الموارد البشرية في سيل الساعات المهدرة في ملء جداول البيانات والتأكد من دقتها وتحديثها وتذكير الموظفين بإرسال النماذج المتأخرة، لذلك فإن أهم ميزة في نظام الموارد البشرية هي أتمتة سير العمليات الروتينية بحيث يتولى النظام مهمة أداء الأنشطة المتكررة في كل أنحاء الشركة بنفسه، فضلا عن إرسال الإخطارات وتذكير الموظفين بمهامهم المتأخرة ما يوفر وقت الجميع.
تضمن الأتمتة دقة البيانات واكتمالها كما أنها تعالج مختلف العمليات المعقدة التي تحدث في الواقع بفعالية، على سبيل المثال عندما يملأ الموظف طلب إجازة للحصول على الموافقة، يوجه نظام الموارد البشرية الطلب تلقائيا إلى كل الأطراف المعنية التي ينبغي أن تمنحه القبول. تتيح الأتمتة أيضا إرساء قواعد خاصة بكل نموذج على حدة، بحيث يستطيع النظام إرسال إشعارات مختلفة لأشخاص مختلفين.
تخفف الأتمتة معظم عبء العمل الروتيني الملقى على عاتق مختصي الموارد البشرية، ما يساعدهم في التركيز على العمليات الأكثر أهمية التي تحتاج إلى إبداع.
-
2- استضافة البيانات على السحابة
يجمع نظام الموارد البشرية الذي يعتمد على تقنية السحابة (Cloud-based) البيانات في مكان مركزي واحد يتم استضافته على خادم سحابي يمكن الوصول إليه متى احتجت، لذلك فهو خيار أفضل وأسرع من السهل على الشركة الاعتماد عليه إذا قورن بالأنظمة القديمة التي تحتاج إلى تثبيت.
فمن ناحية تحتاج هذه الأنظمة إلى بنية تحتية تقنية لتثبيت الحزمة ومن ناحية ثانية تتطلب صيانة دورية من مختصي تكنولوجيا المعلومات. أما نظام الموارد البشرية المستند إلى السحابة فهو يكلف نفقات أقل كما أنه لا يحتاج إلى أي صيانة من الشركة، بل على النقيض؛ يتم تحديثه وإضافة الميزات الجديدة من قبل مزود الخدمة نفسه.
تصاعد استخدام التقنية السحابية في مجالات عديدة بسبب مزاياها القوية والفريدة، على سبيل المثال تجنبك التقنية السحابية فقدان البيانات إذا أصاب الأجهزة عطل ما فكل شيء مخزن على السحابة، كما أنها تقلل استهلاك الورق إذ يتم الاعتماد على الملفات الرقمية بدلا منها، وتقدم صورة عن سير عمل إدارة الموارد البشرية بشكل آني محدث تلقائيا.
من جهة الموظفين تساعد السحابة على الوصول إلى كل المعلومات المخول لهم الاطلاع عليها من أي مكان سواء المنزل أو العمل، إذ كل ما يحتاج إليه الموظف هو الاتصال بشبكة الإنترنت.
-
3- ميزة الإحصائيات في نظام الموارد البشرية
عالم الأعمال اليوم هو عالم البينات بامتياز، فأكبر الشركات تؤسس نجاحها على قراءة عميقة وكاشفة لبياناتها ما يؤهلها لاتخاذ قرارات مستنيرة تمضي بها إلى الأمام. يتميز نظام الموارد البشرية بميزة الإحصائيات التي تستخلص من معلومات الموظفين تقارير تعكس الصورة الحقيقية لمشهد القوى العاملة في الشركة.
على سبيل المثال إحصاءات مالية عن مسير الرواتب بما في ذلك إجمالي الرواتب على أساس شهري وتكلفة كل موظف سنويا، وإحصائيات عن القوى العاملة مثل معدل دوران الموظفين، بالإضافة إلى إحصائيات الحضور والانصراف التي تقيس معدلات الغياب وساعات العمل الإضافية، وأخرى عن التعيينات الجديدة وغيرها من جوانب العمل.
تساعد هذه الميزة صُنّاع القرار والمسئولين الماليين ومدراء الموارد البشرية في تحقيق أقصى استفادة من البيانات وتوفير الكثير من الوقت المستهلك في إعداد التقارير يدويا في محاولة لاستخلاص نتائج وهي المهمة التي تستغرق وقتا طويلا.
من جهة أخرى تنعكس أهمية إحصائيات الموارد البشرية في القدرة على اكتشاف أي مواضع خلل تحتاج إلى إجراء تغييرات مفيدة في قواعد سياسات العمل دون تأخير، يمكنك الاستعانة بهذه التقارير أيضا أثناء عملية التخطيط المستقبلي لكي تتم على نحو أكثر وعيا ما يساهم في تحقيق نتائج أفضل.
طورنا في جسر ميزة الإحصائيات من خلال لوحة معلومات خاصة بالإحصائيات الداخلية التي تساعد أصحاب القرار والمدراء في اتخاذ قرارات ذكية مبنية على بيانات دقيقة ومُحدثة. (إقرأ المزيد هنا عن: ميزة الإحصائيات الفريدة في جسر)
-
4- تأمين البيانات
يزدحم نظام الموارد البشرية بترسانة من البيانات الشخصية للموظفين مثل الأسماء وتواريخ الميلاد وأرقام التأمينات الاجتماعية وبيانات مصرفية ..إلخ فضلا عن تكامله مع أنظمة أخرى، لذلك فإن تأمين بيانات النظام هي ميزة لا غنى عنها تمس صميم عمل الموارد البشرية.
يعني تأمين البيانات حمايتها من الوصول غير المصرح به، لذلك يحتوى نظام الموارد البشرية على خاصية صلاحيات الوصول حيث يمكن للإدارة ضبط "من" يصل إلى "ماذا"؟ بحيث لا يستطيع الموظف الاطلاع إلا على البيانات التي يحتاج إليها في عمله وتقييد الوصول إلى أدنى مستوى ممكن، بذلك لن يكون هناك مجال للعبث بها من الأفراد سيئ النية.
من ناحية ثانية يتضمن نظام الموارد البشرية إجراءً وقائيا بسيطا ألا وهو تسجيل خروج أي مستخدم تلقائيا بعد وقت محدد من عدم النشاط، إذ يعالج هذا الإجراء مشكلة عدم تسجيل المستخدم للخروج عند الانتهاء من استخدام النظام، بذلك حتى إذا كان لدى شخص آخر إمكانية الوصول إلى جهاز الموظف فإنه لن يتمكن من تسجيل الدخول إلى النظام بدون اسم مستخدم وكلمة مرور.
يشمل تأمين البيانات أيضا حمايتها من التهديدات السيبرانية للمخترقين والقراصنة، وهو ما تكفله التقنية السحابية إذ يتم تشفير البيانات في الخادم السحابي بحيث لا يمكن الوصول إليها بطرق السرقة والتخريب التي تطال الأنظمة التقليدية.
-
5- الخدمة الذاتية
الخدمة الذاتية الآمنة وسهلة الاستخدام هي إحدى المزايا الرئيسية لأي نظام إدارة موارد بشرية، وتعني قدرة الموظفين على الوصول إلى الخصائص والمعلومات التي يستخدمونها، على سبيل المثال مراجعة ملفاتهم الشخصية وتحديث معلوماتهم الخاصة مثل تفاصيل الاتصال والصور والمؤهلات والمهارات والبيانات المصرفية والعناوين.
فضلا عن القيام بإجراءات معينة مثل طلب الإجازة، تسجيل الغياب المرضي وتحميل الوثائق اللازمة، مراجعة المكافآت، تتبع جدول العمل وثائق التأمين الاجتماعي، التحقق من رصيد الإجازات أو حتى التعليق على أمر ما، أو الدخول في محادثة مع المدراء.
يمنحك نظام الموارد البشرية المرونة الكافية في ضبط خصائص الخدمة الذاتية، لذلك فكر في الإجراءات التي يحتاج الموظفون إلى القيام بها لأداء وظائفهم بشكل أفضل ومكّنهم من ذلك بسهولة.
من شأن الخدمة الذاتية السهلة أن توفر وقت المدراء ومختصي الموارد البشرية الذي يستغرقونه في إنجاز الطلبات بأنفسهم بدلا من الموظفين، كما أنها تمنح الموظفين تجربة استخدام سهلة تعزز من شعورهم بأنه مصمم لمساعدتهم، وتعد فرصة قيّمة لإشراك القوى العاملة وتعزيز إحساسهم بالتمكين والمشاركة والقدرة على العمل بفعالية دون الاتكال على المدراء في كل صغيرة وكبيرة.
ختاما،
كان تصميم أنظمة الموارد البشرية التقليدية في الماضي يركز على مساعدة متخصصي الموارد البشرية والإدارة العليا بشكل أساسي، أما اليوم وفي ظل توسع استخدام هذه الأنظمة من قبل القوى العاملة في الشركة بأكملها، تطورت هذه الأنظمة وأصبحت تهتم أيضا بتوفير تجربة استخدام سلسلة وداعمة على كل المستويات: إدارة وعاملين. إذا كنت تفكر في استخدام نظام موارد بشرية يجمع كل هذه الميزات معا، ابدأ الآن مع جسر، نظام الموارد البشرية الأول في المملكة.
