متى وكيف تكون ترقية الموظفين؟ دليلك خطوة بخطوة

عندما يغيب مفهوم الترقية عن ثقافة الشركة، يصاب أداء الموظفين بداء خطير هو «الركود» حيث يتساوى الأداء العادي والفائق في نظرهم! ونظرا لأن ترقية الموظف عملية حساسة تحتاج إلى الموازنة بين اعتبارات عديدة حتى تكون اختيارًا في محله، لا يضر بالروح المعنوية لباقي الموظفين، بل على العكس يوائم بين طموحهم وبين أهداف الشركة؛ نخصص هذا المقال لتناول كل الأبعاد ذات الصلة بعملية ترقية الموظفين، لكي تتم بطريقة مدروسة وفعالة.

ثلاثة أنواع للترقيات

ترتبط الترقية في الأذهان بمفهوم ثابت هو منصب أعلى مع راتب أكبر، إلا أن هذا المفهوم ينطبق على نوع واحد فقط من أنواع الترقيات، إذ توجد أنواع أخرى لكنها تختلف في التعريف، وهي:

1. الترقية الرأسية

هي التعريف البديهي للترقية، وتعني صعود الموظف إلى منصب أعلى في الهيكل الوظيفي الهرمي حيث يتحمل مسؤوليات أوسع نطاقًا ويحظى بمكانة وسلطة أكبر، وذلك في مقابل الحصول على راتب ومزايا وظيفية أعلى. تمثل هذه الترقية خطوة ارتقاء في السلم الوظيفي، وغالبًا ما تعبّر عن تقدير الموظف المواظب على الأداء الفائق وصاحب المهارات القيادية، إذ تأتي كاعتراف من الشركة بقدرته على تحمل تحديات أكبر والمساهمة في تحقيق الأهداف الكبرى للشركة، ومن أمثلتها عندما يصبح المسوق مدير تسويق.

2. الترقية الأفقية

تعني الترقية الأفقية حدوث تغيير طفيف في رتبة ومسؤوليات الموظف لكن دون صعود حقيقي في الهيكل الهرمي الوظيفي، وينتشر هذا النوع في المؤسسات التعليمية، على سبيل المثال ترقية المعلم إلى معلم أول، إذ يمثل اعترافًا بكونه خبيرًا في موضوع ما، ويمثل بادرة تقدير لخبرة الموظف وطريقة للاحتفاظ به داخل الشركة.

3. الترقية الجافة

الترقية الجافة (Dry promotion) هي النوع الأقل شعبية من أنواع الترقية، إذ لا يحبه الموظفون لأنهم يحصلون على لقب أرقى وتسند إليهم مسئوليات أكبر، لكن دون زيادة في الراتب أو المزايا الوظيفية. تلجأ الشركات لهذا النوع بهدف اختبار قدرات الموظف القيادية وتطوير مهاراته أولا قبل ترقيته رسميًا ترقية كاملة المزايا، إلا أنها تخاطر بسمعتها وبحماس الموظف إذا طالت مدة الترقية دون حصول الموظف على المزايا التي يستحقها مقابل منصبه الجديد.

معايير الترقية التي يجب النظر فيها قبل الاختيار

يُبنى قرار ترقية الموظف على عدة معايير تقيس مدى أهليته للحصول على الترقية، ونتطرق فيما يلي إلى أهم الصفات والمعايير التي ينبغي النظر فيها أثناء اتخاذ القرار..

القدرات والمهارات

يحتاج الدور المستقبلي الذي سيلعبه الموظف إلى قدرات ومهارات أساسية مطلوبة، لذلك يجب أولًا النظر في القدرات والمهارات الحالية للموظف وهل تفي بمتطلبات الترقية أم لا؟ لاحظ المسؤوليات الحالية التي يقوم بها فقد تجد أنه يتحمل أعباء أكثر مما يتطلبه منصبه الحالي، ما يؤهله للاندماج بسهولة في المنصب الأعلى الجديد.

الالتزام والمسؤولية

عندما يبدي الموظف التزامًا عاليًا تجاه واجباته وينجز المطلوب منه في الموعد المحدد دون تأخير، يُعد ذلك أحد المعايير الأولية المطلوبة لتحمل أعباء أكثر، كما أن استعداده لتولي مهام جديدة ورغبته في التعلم والنجاح في مهام أعقد، فضلًا عن تقبله القيام بواجبات إضافية قد تكون أكثر أهمية وأعلى خطورة، بمثل كل ما سبق بادرة على ملائمته لتولي دور إداري.

يرتبط بذلك أيضًا قدرته على حل المشكلات وشجاعته في اتخاذ القرارات، بالإضافة إلى تمكنه من أداء عمله مع القليل من الإشراف أو بدونه، إذ لا يحتاج إلى من يوجهه ويذكره بمهامه باستمرار.

الأداء

أداء الموظف هو أحد معايير الترقية العادلة في بيئة العمل التي تعكس النزاهة والمصداقية، ويكون قياس الأداء بعدة طرق، مثل أحدث تقييم حصل عليه الموظف، والتقييم الشامل 360 درجة، والتقييم حسب الأهداف، على سبيل المثال لاحظ عدد المبيعات التي حققها مندوب المبيعات قبل النظر في ترقيته. 

الذكاء العاطفي

أظهرت نتائج استطلاع رأي لمديري التوظيف تفضيل 75% منهم ترقية الموظف ذي الذكاء العاطفي على الموظف ذي الذكاء العالي، وذلك لأن الوظيفة ليست مجرد مجموعة من المهام بل هي منظومة واسعة تشمل مرؤوسين وسياسات قواعد، لذلك تحتاج المناصب العليا إلى تحلي الموظف بقدر كاف من الذكاء العاطفي الذي يؤهله للتواصل مع الآخرين وقيادتهم بفعالية، كأن يستطيع التحلي بالهدوء في المشكلات والضغوط، والتعاطف مع الآخرين، والحكمة في اتخاذ القرارات وشجاعة الاعتراف بالخطأ والتعلم منه وتقبل النقد.

الأقدمية

تمثل الأقدمية المعيار الأساس في الترقية في الوظائف الحكومية، غير أنها في القطاع الخاص تحظى باهتمام أقل وإن كانت لا تزال تحتفظ بمكانها في قائمة معايير الاختيار، إذ تحدد مدة الخدمة التي قضاها الموظف في منصبه الحالى مدى أهليته لتقلّد منصب أعلى في ذات القسم يحتاج إلى خبرة، على أنه من المهم التأكد من تحليه بسمات قيادية مهمة، مثل حل النزاعات وتفويض المهام والنزاهة والحسم.

العمل الجماعي

الموظف النشط في فريقه القادر على العمل بشكل جيد ضمن أعضاء الفريق والتعاون والانسجام معهم، والاستعداد لمساعدتهم والتفكير بعقلية نحن وليس أنا، هو أحد الكوادر المميزة المؤهلة للحصول على ترقية إذا استوفى المعايير الأخرى المطلوبة.

كيف تضع الشركة سياسة الترقية الخاصة بها؟

تحدد سياسة الترقية المبادئ والإرشادات التي تحكم كيفية نيل الترقية، إذ تعمل كخارطة طريق لكل من الموظفين والإدارة مستندة إلى معايير موضوعية وليس أحكامًا شخصية أو غامضة، بذلك تشجع الموظفين على النمو المستمر وتشيع جوا من المنافسة الصحية، كما أنها توائم بين ارتقائهم الوظيفي وبين أهداف الشركة. نستعرض فيما يلي المكونات الأساسية لسياسة ترقية الموظفين:

• معايير الأهلية: هي متطلبات محددة للنظر في الترقية، مثل مقاييس الأداء ومدة الخدمة واكتساب المهارات.
• مسار الترقية: يحدد المسار أنواع الترقية المتاحة، مثل الترقية الرأسية والأفقية، وبالتالي يفهم الموظف مسار التقدم المتاح أمامه لكي يتحفز لتحسين مستواه.
• تقييم الأداء: كيف تقيم الشركة الأداء، وما المقاييس المستخدمة، وكيف تحلل نتائج التقييم؟
• الشفافية: تعني التواصل الصادق والسلس على مدار عملية الترقية، بدءا من إبلاغ الموظف بفرص الترقية، مرورًا بتقديم الملاحظات البناءة، ثم إعلامه بالنتيجة سواء كانت سلبًا أو إيجابًا.
• التظلم: هي الإجراءات التي يتخذها الموظف الذي يرى أنه ظلم بحرمانه من الترقية، والهدف منها تصحيح أي أخطاء أو سوء فهم أو سوء ظن.

كيف تجري ترقية في شركتك؟

في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى ترقية أحد الموظفين، اتبع الخطوات الآتية لكي تضمن عملية ترقية مدروسة بعيدًا عن العشوائية والتخبط:

1. حدد أهداف الترقية

ضع الأهداف المرجوة من عملية الترقية، فمثلا قد يكون الهدف رفع مستوى رضا العملاء، في ضوء ذلك ستكون معايير الترقية هي حصول ممثل خدمة العملاء على تقييم ممتاز وإمضاءه مدة خدمة لا تقل عن عامين، كذلك حدد المهارات المطلوبة في المنصب الجديد، مثل المهارات القيادية أو المهارات التقنية أو الفنية المطلوبة للنجاح.

قيّم المرشحين للترقية

الهدف من هذه الخطوة هو تكوين فهم شامل لقدرات المرشحين للترقية ومسار نموهم ومدى توافقه مع أهداف الشركة، وتتضمن هذه الخطوة المهام الثلاثة الآتية:

• تقييم أداء المرشح: انظر في مدى قدرته على الوفاء بمسؤولياته الوظيفية وتفانيه في العمل، بالإضافة إلى سجل إنجازاته ومشاريعه بالكامل، وتقييمات أدائه الأخيرة، وذلك من أجل قياس دقيق لأداء كل موظف. استخدم أداة إدارة الأداء من جسر، التي تنظم عملية تقييم أداء الموظفين برمتها ببيانات محدثة ومقاييس أداء موضوعية.
  
  
• قياس المهارات الفنية والشخصية: ابحث عن مزيج المهارات الفنية والشخصية التي سبق وأن حددتها، مثل القيادة والتعاون والتواصل والتكيف.
  
  
• إجراء مقابلات شخصية: التقي بكل مرشح على حدة، للحديث عن طموحه المهني وتوقعاته للنمو الوظيفي، ومناقشة مدى استعداده لخوض تحديات جديدة وتحمل مسؤوليات إضافية، من ناحيتك أخبره بالمنصب الوظيفي الجديد المرشح له، والمسؤوليات الجديدة والمزايا الوظيفية الإضافية والزيادة في الراتب.

أعلن عن قرار الترقية

قبل أن تعلن عن الموظف الفائز بالترقية، أبلغ أولًا المرشحين الذين لم يقع عليهم الاختيار بأن الترقية لم تذهب إليهم، واستمع لهم جيدًا واحتوى مشاعر الإحباط التي قد تنتابهم، الهدف من ذلك هو تقليل المشاعر السلبية و الحد من الغضب قبل الإعلان العام، أما الموظف الذي فاز بالرقية، فأعلن عنه أولا بين فريق عمله ثم بأعلم باقي الشركة عبر البريد الإلكتروني مثلًا، واغتنم من المناسبة فرصة لشكر كل من ساهم في إتاحة فرصة الترقي للموظف الفائز، وأصدر القرار الرسمي للترقية بحيث يتضمن تهنئة خاصة للموظف وأسباب الترقية والمنصب القديم والجديد، بالإضافة إلى إنجازاته، ثم ضمنه دعوة للآخرين لتقديم تهانيهم الشخصية.

أخيرًا، لا يتوقف دور الموارد البشرية عند عملية اختيار الموظف الأجدر بالحصول على ترقية، بل يحتاج الموظف في منصبه الجديد إلى رعاية ومساندة لكي يحقق النجاح سريعًا في مسؤولياته الحديثة، ويكون ذلك بالتوجيه المستمر والمتابعة المنتظمة لإبداء الملاحظات وترك التعليقات عند اللزوم.