10 معايير لاختيار نظام حضور وانصراف الموظفين المثالي

اختيار نظام حضور وانصراف الموظفين الأسهل والأنسب للعمل قد يكون هاجس الكثير من مسؤولي الموارد البشرية الذين يبحثون دائما عن الحلول الأفضل فيما يتعلق بإدارة موضوع حساس مثل الحضور والانصراف الذي يؤثر على رضا الموظفين، وانضباط بيئة العمل و الانتاجية. في هذا المقال سنشارك معكم قائمة لمعايير مهم أن تضعها في الحسبان عند اختيار نظام الحضور والانصراف الذي يناسب عملك.

جدول المحتويات:

• ما المقصود بنظام حضور وانصراف الموظفين؟
• فوائد اختيار نظام حضور وانصراف الموظفين الأنسب للعمل
• المعايير التي يجب أن تقارن على أساسها عند اختيار نظام حضور وانصراف الموظفين

ما المقصود بنظام حضور وانصراف الموظفين؟

يعتبر نظام الحضور والانصراف هو جزء من برامج إدارة الموارد البشرية HRMS ويقوم أساس النظام على فكرة أتمتة حساب الحضور والانصراف للموظفين وتحويله من العمل اليدوي إلى عمل مرقمن بالكامل.

فوائد اختيار نظام حضور وانصراف الموظفين الأنسب للعمل

• دقة أكبر في احتساب الحضور والانصراف 
• زيادة في الالتزام داخل بيئة العمل 
• تعزيز الفعالية في أنظمة العمل 
• دقة في احتساب حقوق الموظفين وساعات عملهم 
• زيادة الإنتاجية 
• توفير التكاليف 

المعايير التي يجب أن تقارن على أساسها عند اختيار نظام حضور وانصراف الموظفين

1. سهولة الاستخدام

تعتبر سهولة الاستخدام إحدى الخصائص المهمة التي يبنى على أساسها قرار اختيار نظام حضور وانصراف الموظفين الذي تحتاجه الشركة. وسهولة الاستخدام ينظر إليها من جهتين، جهة الموظف، وجهة المسؤولين في إدارة الموارد البشرية والإدارات الأخرى. ويمكن الحكم على سهولة الاستخدام من خلال الميزات المقدمة من النظام فمثلا: من خلال نظام الحضور والانصراف من جسر يمكن للموظف:

• تسجيل حضوره وانصرافه عبر تطبيق الهاتف الجوال
• الاطلاع على أوقات العمل المحددة  وجداول العمل المسندة للموظف من خلال التطبيق
• الاطلاع على سجلات الحضور والانصراف من قبل الموظف، والمدير المباشر ومن لديه صلاحية الاطلاع

وتعتبر سهولة الاستخدام ميزة ترفع من الانتاجية ومن رضا الموظفين ومن كفاءة العمل بشكل عام، ولذلك يحتل هذا المعيار موقع متقدم بين معايير اختيار نظام الحضور والانصراف الأنسب.

2. القابلية للتخصيص

يعتبر نظام الحضور والانصراف الأمثل هو نظام الحضور والانصراف الذي يتكامل مع البرامج الأخرى التي يتم العمل عليها في إدارة الموارد البشرية والذي يمكنه مثلا عكس بيانات الحضور والانصراف ومعالجتها ومشاركتها مع جوانب العمل الأخرى التي تحتاج هذه البيانات مثل مسير الرواتب، تقييم الأداء، احتساب الإجازات وساعات العمل.

3. خيار الربط الجغرافي أو السياج الجغرافي للبصمة

تعتبر من أهم الميزات المهمة في نظام حضور وانصراف الموظفين هي ميزة البصمة من خلال تطبيق الجوال والتي تجعل تسجيل البصمات متاحاً للموظفين عبر التطبيق عند تواجدهم في مكان العمل المحدد في نطاق جغرافي محدد. تسمح هذه الميزة للموظفين بمرونة أكثر في تسجيل بصماتهم وتمنع تجمهرهم عند جهاز بصمة محدد في أوقات الدخول والخروج المعتادة. أيضا تساهم هذه الميزة في منع مشاكل العدوى التي يسببها جهاز البصمة في أوقات انتشار الفيروسات.

4. إدارة الإجازات

تعتبر الإجازات واحتسابها بناء على عدد الأيام التي تم تسجيلها للموظف مهمة في ضبط أيام الإجازات التي يستحقها الموظف وفي احتساب رصيد الإجازات السنوية والمرضية والاضطرارية ورصيد الإجازات غير مدفوعة الراتب.

المعيار الخامس: الارتباط بحسابات مسير الرواتب

تعتبر حسابات مسير الرواتب مرتبطة بقوائم الحضور والانصراف، حيث يتم خصم أيام الغياب وأيام الإجازة التي تم دفع راتبها مقدماً، وإضافة ساعات العمل الإضافي التي يتم احتسابها بناء على سجلات الحضور والانصراف.

المعيار السادس: الأمان والموثوقية في اعتماد البيانات

يعتبر الأمان والموثوقية في دقة وصحة البيانات التي يسجلها نظام حضور وانصراف الموظفين أحد المعايير المهمة في اختيار نظام الحضور والانصراف. دقة هذه البيانات تساعد لاحقاً في تجنب الاعتراضات والشكاوى التي يتم تقديمها من الموظفين نتيجة أخطاء في احتساب أيام العمل وساعاته المسجلة، أيضاً أي أخطاء في تسجيل واحتساب ساعات العمل التي تؤثر على الرواتب والأجور.

من ضمن الميزات التي يقدمها نظام الحضور والانصراف من جسر مثلا، إمكانية استعراض الأجهزة التي تم تسجيل البصمات منها عبر ميزة السياج الجغرافي، بحيث يمنع من الاحتيال المتعلق بتسجيل بصمات موظفين لم يتواجدوا في وقت بصماتهم، وبشكل عام يعتبر الأمان والموثوقية في احتساب الحضور والانصراف مساعد كبير  في اختصار الوقت والجهد والتكلفة التي تتبع العمل على سجلات الحضور والانصراف.

المعيار السابع: توفير التقارير والإحصائيات المرتبطة

تعتبر تقارير الحضور والانصراف والاجازات من أهم التقارير والإحصائيات التي تساعد متخذي القرارات على تبني أفضل الممارسات وتطويرها ومعرفة نقاط الضعف وخطط زيادة الإنتاجية.

المعيار الثامن: السعر

يعتبر السعر أحد المعايير المهمة بالنسبة للشركات في اختيار نظام حضور وانصراف الموظفين الأنسب للعمل. بحيث يتلاءم مع الميزانية المرصودة ويحقق الاشتراطات والميزات التي يحتاجها العمل في ذلك الوقت. لكن لا يجب أن يكون السعر هو الأساس الذي يقوم عليه اختيار نظام الحضور والانصراف وإنما يعتبر عاملا للمفاضلة بين الأنظمة المتكافئة في الأداء والميزات.

المعيار التاسع: الدعم الفني

يعتبر الدعم الفني في أي نظام رقمي عاملاً مهماً وضرورياَ لحل المشاكل الطارئة والعاجلة التي قد تعطل النظام. ويقاس الدعم الفني بالآليات التي يقدمها النظام لحل المشاكل والقنوات المفتوحة للدعم الفني مثل الاتصال والتواصل عبر التذاكر الإلكترونية وغيرها.

المعيار العاشر: التكامل مع أنظمة وبرامج العمل الأخرى

يعتبر تكامل الأنظمة وبرامج العمل مع نظام حضور وانصراف الموظفين سواء كان برامج عمليات الموارد البشرية أو برنامج مسير الرواتب أو الربط مع البرامج المحاسبية وغيرها عاملاً مهماً في تفضيل واختيار نظام الحضور والانصراف الأفضل.

ختاما، كانت هذه بعض الرؤى التي نأمل أن تكون مفيدة في أثناء اختيارك لنظام حضور وانصراف الموظفين في منشأتك، اكتشف المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية المتمثلة في نظام جسر، نظام الموارد البشرية الأكثر تكاملا في السعودية وابدأ في غربلة المعايير عبر طلب العرض التوضيحي المجاني.