5 خطوات أساسية لتصميم الهيكل التنظيمي الإداري

ربما لم يتسنَّ لك العمل في شركات مثل تابي أو نون أو البيك أو موبايلي، لكنك على الأرجح تعاملت معهم أو سمعت عن نجاحاتهم. وإذا فكرنا معاً، سنجد أن هذه الشركات لا تتميز فقط بفكرة المنتجات أو الخدمات التي تقدمها، بل أيضاً بتصميم الهيكل التنظيمي الإداري باحترافية.

وبتحليل عوامل نجاح أي شركة رائدة، سيتضح لنا أن جزءاً أساسياً من تفوّقها يعود إلى توزيع المهام بوضوح بين الفِرق ووضع إستراتيجياتٍ دقيقة وتحديد مسارات واضحة لسير العمل، فضلاً عن تفعيل آليات التنسيق الاحترافية بين الإدارات المختلفة. وهذا ما يبرز الأهمية الحيوية للهيكل التنظيمي الفعّال في أي مؤسسة.

لهذا، دعنا نستكشف معاً كيفية تصميم الهياكل التنظيمية، سواءً في إدارة الشؤون المالية أو القانونية أو الموارد البشرية.. استعد لخوض هذه الرحلة، لأن المعلومات القادمة قد تُحدث فرقاً حقيقياً في طريقة إدارتك.. جاهز؟

لكن دعنا  أولاً نبدأ سريعاً بالسؤال التمهيدي التالي..

ما تعريف الهيكل التنظيمي في الإدارة​؟ 

يتفق خبراء كُثر على أن مفهوم الهيكل التنظيمي الإداري من أكثر المفاهيم التي خضعت لتغييرات متعددة في السنوات القليلة الماضية. ويرجع السبب إلى البحث الدائم عن أسلوب تنظيمي يخدم الأهداف المؤسسية، وفي الوقت نفسه، يُحقق الكفاءة المطلوبة والمرونة اللازمة للنجاح في سوق العمل الديناميكي.

وإذا تأملت معي تعريفات الهياكل التنظيمية المختلفة، ستجد أنها معنيّة بتقسيم مهام العمل وتجميعها وتنسيقها رسمياً داخل منشأتك. وعندما يُطوِّر المديرون هيكل الشركة أو يُغيرونه، ففي هذه الحالة هم يُشاركون في التصميم التنظيمي، وهي عملية تتضمن قرارات حول 6 عناصر أساسية.. أُوضحها لك في الأسطر القادمة:

1. تخصص العمل

يُقصد به تقسيم المهام إلى وظائف متخصصة بدلاً من إسناد العملية بأكملها لشخص واحد. على سبيل المثال، في مصانع السيارات لا يُجمع السيارة فرد واحد، بل تُقسَّم هذه العملية إلى خطواتٍ متعددة تشمل التصميم والهندسة والتجميع واختبار السيارة وغيرها من المهام التي تُوزَّع باستقلالٍ على كل فريقٍ داخل المصنع.

2. التقسيم الإداري

بعد تحديد التخصصات المهنية المطلوبة في شركتك، تأتي مرحلة التجميع؛ إذ تُصنَّف الوظائف وفق أُسسٍ تنظيمية مختلفة فيما يُعرف بعملية «التقسيم الإداري». ويختلف نوع التقسيم المعتمد بناءً على أهدافك المؤسسية وحجم منشأتك وميزانيتها. ولكن بصورةٍ عامة، يمكننا تصنيف الوظائف وفق التقسيمات التالية:

• تقسيم إداري وظيفي: مثل إنشاء قسم خاص بالتسويق وقسم خاص بالموارد المالية وقسم آخر يختص بشؤون الموارد البشرية.. إلخ.
• التقسيم الجغرافي: يهتم هذا النوع بتقسيم فِرق العمل تبعاً للمناطق أو الدول المختلفة التي يغطيها نشاطك التجاري.
• التقسيم الإداري وفق العملاء: تُصنَّف الأقسام هنا تبعاً لنوع العملاء الذين تخدمهم شركتك. على سبيل المثال، إنشاء قسم خاص بالشركات وقسم لكبار العملاء VIP.
• التقسيم الإداري وفق العمليات: يُقسم العمل بناءً على العمليات التشغيلية أو المراحل المتسلسلة التي يمر بها منتجك أو خدماتك.
• التقسيم وفق المنتجات: تُصنف الأقسام هنا تبعاً للمنتجات أو خطوط الإنتاج، بحيث يكون لكل منتج أو مجموعة منتجات قسم مستقل يُشرف على تصميمه وإنتاجه وتسويقه. فكّر هنا –على سبيل المثال– في شركة إلكترونيات تُقدِّم أجهزة كهربائية وهواتف محمولة وحواسيب. في هذه الحالة، يمكن إنشاء قسم خاص يُشرف على كل منتج على حدة.

3. سلسلة القيادة

تحدد سلسلة القيادة خط السلطة الذي يمتد من المستويات التنظيمية العليا إلى أدنى المستويات، كما توضّح التسلسل الهرمي للمساءلة والإشراف والتنفيذ؛ مما يساعد موظفيك على فَهم مَن يُشرف عليهم وإلى مَن يرفعون تقاريرهم وكيف تُتخذ القرارات داخل شركتك.

4. نطاق السيطرة

يجيب هذا العنصر عن سؤال جوهري، ألا وهو: «ما هو العدد المناسب من الموظفين الذي يستطيع المدير متابعته بكفاءة؟».

لاحظ معي هنا أنه إذا كان نطاق السيطرة ضيقاً (عدد قليل من الموظفين تحت إدارة كل مدير)، فسيكون هناك تواصل مباشر ومتابعة دقيقة، لكنه قد يؤدي إلى تضخم إداري وزيادة التكاليف.

بخلاف نطاق السيطرة الواسع (عدد كبير من الموظفين لكل مدير)، الذي يؤدي عادةً إلى زيادة الكفاءة التشغيلية وتقاليل التكاليف، لكنه قد يضعف المتابعة والإشراف.

5. مركزية القرارات من عدمها

يتخذ كبار المديرين جميع القرارات في بعض الشركات، في حين يكتفي مديرو المستويات الأدنى والموظفون بتنفيذ أوامرهم. على نقيض ذلك، قد تُفضل شركات أخرى إسناد عملية صنع القرار إلى المديرين الميدانين أو الأقسام المتخصصة. والملاحظ هنا أن الشركات الأولى تتميز بالمركزية، بخلاف الشركات الثانية التي تتميز بلامركزيتها.

تصف المركزية هنا درجة تركيز عملية صنع القرار في نقطة واحدة داخل الشركة؛ فإذا اتخذ كبار المديرين القرارات الرئيسية لشركتك دون أي مساهمة تُذكر من المستويات الأدنى، فيمكننا اعتبار شركتك هنا مركزية. وكلما زادت مساهمة موظفيك في المستويات الأدنى، زادت اللامركزية.

6. إضفاء الطابع الرسمي (أو عدمه)

يُشير الطابع الرسمي إلى درجة التقنين والتقييد في بيئة العمل داخل شركتك. ولتوضيح ما أقصده، دعنا ننظر إلى الشركات ذات الطابع الرسمي العالي، فهي تتميز بكون وظائفها دقيقة الوصف وقواعدها صارمة وواضحة للجميع، كما تُشارك مع موظفيها إجراءات موحدة تُحدد آليات إنجاز العمل وموعده ونتائجه المرادة. ومن المتوقع أن يتعامل موظفوها مع المدخلات ببروتوكولات ثابتة؛ مما يؤدي إلى إنتاج متسق وموحد.

أما في المؤسسات ذات الهيكل التنظيمي منخفض الرسمية، فيتمتع موظفوها بحريةٍ أكبر في تحديد طرق أداء المهام الموكلة إليهم. الأمر الذي يُعزز الإبداع والابتكار، لكنه قد يؤدي إلى تفاوت في جودة العمل.

مثال تطبيقي: تُشجع شركات التسويق والإعلان الأساليب الإبداعية غير التقليدية، خصوصاً لأفكار حملاتها الإعلانية، مما يمنح موظفيها مساحةً كافيةً للابتكار. بخلاف الشركات العاملة في القطاع الصحي والمستشفيات، إضافةً إلى شركات الطيران التي تعتمد على نُظمٍ صارمة لضمان السلامة المطلوبة والكفاءة المنشودة.

والآن، بعد فَهم أساسيات تعريف الهيكل التنظيمي الإداري، دعنا نستكشف معاً في الفقرات التالية كيفية تصميم هيكل تنظيمي احترافي يتناغم مع احتياجات شركتك فعلاً بناءً على المعلومات السابقة.

خطوات بناء الهيكل التنظيمي للإدارة

1. افهم العوامل التي تؤثر على تصميم الهيكل التنظيمي الإداري

قبل البدء في بناء هيكل شركتك التنظيمي، من الضروري أن تُدرك العوامل الجوهرية التي تُشكّل ملامح تنظيم العمل في شركتك؛ فتصميم الهيكل لا يجب أن يكون مجرد توزيع للأدوار، لأنه انعكاس دقيق لإستراتيجيتك الشاملة وثقافتك المؤسسية وسلوك عملائك.

ابدأ برؤية شركتك بعين المستقبل، ثم اسأل نفسك: «ما هو الطموح البعيد الذي تسعى لتحقيقه؟ وما نوع الهيكل التنظيمي الذي سيدعم هذا الطموح دون أن يُقيّد مرونة العمل أو يُعيق نموك؟». تذكّر أن هيكل التنظيم الإداري​ ليس قراراً عشوائياً أو يمكن تقليده من الشركات الأخرى، بل هو أداة تنفيذية مصممة لتلبية رؤيتك واحتياجات شركتك.  

لا تغفل عن التفكير في عملائك أيضاً وتحديد القيم التي تود مشاركتها معهم. من المهم أن تتعرف في هذه المرحلة على طريقة تفاعل العملاء مع شركتك وتدرس توقعاتهم منها. على سبيل المثال، الشركات التي تسعى إلى تقديم تجربة عميل متميزة وسريعة قد تميل إلى لامركزية القرار لتقريب الصلاحيات من نقاط التفاعل مع الجمهور.

ولمساعدتك على تقييم هذه العوامل بدقةٍ أكثر، إليك مجموعة من الأسئلة التي ينبغي طرحها في أثناء تصميم الهيكل التنظيمي..

أسئلة مساعدة

• ما هو هدف الشركة في السنوات الخمس القادمة؟ وهل الهيكل الحالي يعزز تحقيقه؟
• ما المبادئ الثقافية التي يجب أن تتجسد في طريقة التنظيم الداخلي؟
• ما نوع القيادة الأنسب لطبيعة الشركة؟ (هل الأفضل لك تبني القرارات بطريقةٍ مركزية أم مرنة؟)
• من هم عملاؤك الحقيقيون؟ وما القيمة التي تعدهم بها؟
• هل طبيعة العمل في شركتك -بمختلف الأقسام- تتطلب تخصصاً دقيقاً، أم تنوعاً في المهارات؟
• كيف تضمن وضوح الأدوار وتقليل التداخل بين الأقسام؟
• مَن المسؤول عن اتخاذ القرار في مختلف السيناريوهات؟ وهل هذا واضح للجميع؟ وهل عملية اتخاذ القرارات وسرعتها مُرضيّة لك ولطموحات شركتك؟
• هل يحتاج كل فريق إلى حرية اتخاذ القرار، أم إلى توجيه ومراجعة؟
• كيف تتعامل مع التغيرات المفاجئة في السوق؟ وهل الهيكل التنظيمي الإداري يسمح لك بالتكيف السريع؟

2. إشراك القادة ومديري الفِرق في تصميم الهيكل التنظيمي

مفهوم تصميم الهيكل التنظيمي أبعد ما يكون عن توزيع المناصب أو رسم المخططات الهيكلية على ورق، بل يجب أن ننظر  إليه على أنه خريطة للثقة تُوزع المسؤولية وتُجسِّد أهداف الشركة عبر تقسميات يومية مُخصصة.

وبناءً عليه، أنصحك بعدم حصر عملية إعداد الهيكل التنظيمي في دائرة ضيقة من الإدارة العليا، ويُفضل هنا أن تستعين أيضاً بالقادة التنفيذيين ومديري الفِرق وأصحاب الكفاءات الذين يفهمون احتياجات العمل جيداً، لأنهم يدركون التحديات الدقيقة التي قد لا تظهر في الاجتماعات الرسمية. 

وفيما يلي مجموعة من الفوائد التي قد تجنيها عند اتباع هذا الأسلوب:

• يُعرفك سؤال مديري الفِرق والموظفين في الصفوف الأولى على الفجوات التشغيلية والتشابكات بين المهام ومواطن الخلل التنظيمي. 
• تُعزز عملية المشاركة من مستوى الالتزام (فالقادة الذين يشاركون في بناء الهيكل التنظيمي الإداري، سيكونون أول مَن يلتزم به وسيشرحون منطق تصميمه داخل فِرقهم بوضوحٍ عال). 
• تحسين رضا المديرين والموظفين، فعندما يُدعى القادة من مختلف المستويات إلى طاولة النقاش، فإنهم يدركون أن صوتهم مسموع وأن القرارات التنظيمية لا تأتيهم كأوامر جاهزة، بل كخيارات مفتوحة للنقاش والتحسين.

كيفية إشراك القادة ومديري الفِرق

أُوصي هنا بإجراء ورش عمل منتظمة تُحلل فيها العمليات الحالية في شركتك، ومن ثم تناقش الاختلافات ومواطن التداخل في تنظيم العمل وانسيابيته. من المفيد أن تطلب من القادة ومديري الفِرق تقديم مقترحاتهم حول إعادة توزيع المهام أو تعديل خطوط التقارير وفقاً لرؤية الشركة. 

وإلى جانب ما سبق، قد يفيدك اتباع ما يأتي: 

• كَوِّن لجان استشارية داخلية: إذ تضم هذه اللجان ممثلين من كل إدارة أو قسم داخل شركتك، ومهمتها تقديم رؤى نقدية للخيارات الهيكلية المقترحة.
• استخدم أدوات تحليلية مشتركة: استعن هنا بأدوات تحليلة مثل خريطة العمليات ومصفوفة توزيع المسؤوليات RACI، وادرس نقاط القوة والضعف جيداً. 
• راقب الأداء الوظيفي بانتظام: قيِّم أداء موظفيك باستخدام أدوات تقنية متقدمة مثل ميزة إدارة الأداء في جسر. ولا تنسَ تحليل البيانات بناءً على الأهداف الموضوعة ودراسة مناطق الخلل التي يمكن معالجتها بهيكلٍ تنظيمي أكثر احترافية.
• خصّص جلسات مراجعة: يفيدك أيضاً تنظيم جلسات مراجعة منتظمة، وذلك للتأكد من أن تغييرات الهيكل المقترحة تنعكس بوضوح على طبيعة العمل اليومي، إضافةً إلى كونها قابلة للتنفيذ فعلياً على أرض الواقع (بعيداً عن الجوانب النظرية فقط).

3. وزّع المهام تبعاً لنوع الهيكل المتناغم مع رؤيتك 

تتعدد أنواع الهياكل ومخططاتها بناءً على تشعب الشركات وعدد مسؤوليها وموظفيها. والمطلوب منك في هذه المرحلة النظر إلى كل نوع من أنواع الهيكل التنظيمي والمفاضلة فيما بينها، ومن ثم انتقاء النوع الذي يتناغم فعلياً مع احتياجات منشأتك وتطلعاتها. 

ولكن نصيحتي لك هنا أن تُراعي طبيعة عمل الشركة ونموذج الإيرادات المتبع؛ فإذا كنت مسؤولاً عن شركة خدمية تعتمد في تنظيم عملها على فِرق متنوعة جغرافياً (مثل شركات التوصيل أو خدمات الدعم الفني)، فقد تحتاج في هذه الحالة إلى هيكل تنظيمي يُركّز على التقسيم الجغرافي أو الزمني.

أما إذا كان عملك صناعياً، فربما يُناسبك هيكل وظيفي أو تنظيم العمل حسب خطوط الإنتاج. قَيِّم أيضاً ثقافة شركتك ومبادئها التي تود مشاركتها مع الموظفين والجمهور، فإذا كنت تسعى إلى بناء سمعة ابتكارية، فقد يناسبك هنا الاستعانة بهياكل لامركزية ومَرِنة. 

يختلف هذا الحال في الشركات التي تُركز على الجودة والانضباط، لأنها تحتاج إلى درجات أعلى من الرسمية والتسلسل. لذا، ستستفيد أكثر من الهيكل الهرمي. 

على سبيل المثال، تتميز الشركات السعودية التقنية بطبيعتها المعقدة وشديدة التخصص. لذلك، هي تعتمد على هيكل وظيفي رسمي يضمن التخصص والدقة، وربما تُوفِّر  حرية  نسبية في اتخاذ القرارات التشغيلية على مستوى الإدارات الفنية.

الفكرة هنا أن يعرف كل موظف في شركتك نطاق مسؤولياته وصلاحياته، لأن الغموض في توزيع المهام قد يُولِّد ازدواجية العمل ويضعف الكفاءة التشغيلية. لذا، أنشئ بطاقات توصيف وظيفي لكل دور في الهيكل، ولا تترك المسميات الوظيفية فضفاضة أو عرضةً للتأويل.

4. توقع الصراع ولا تتجنبه 

مهما كانت دقة الهيكل التنظيمي الذي ستُنشئه في شركتك، فمن المتوقع أن تظهر بعض الخلافات حول توزيع المهام أو تخصيص الموارد أو حتى ترتيب الأولويات. ولكن إذا تأملت معي هنا، ستجد أن وجود صراعات معقولة في بيئة العمل ليس دليلاً على عيبٍ تنظيمي، وإنما هو علامة على حيوية العمل وتباين زوايا النظر، وقد يُشير إلى تنوع الخبرات والاهتمامات. 

المهم هنا ألا تسعى إلى كبت الصراعات والاختلافات، بل إلى التعامل معها بطريقةٍ احترافية. وبناءً عليه، لا تبنِ نموذجاً يفترض الانسجام الدائم بين موظفي شركتك، بل صمم هيكلك ليحتوي الصراعات البنّاءة ويُحوّلها إلى فرصٍ للابتكار والحلول الذكية.

وهذا يتطلب منك إجراء عدة مهام:

• حدد صلاحيات اتخاذ القرار بوضوح: فعندما يعلم كل فرد في شركتك مَن المسؤول ومَن الذي يُستشار ومَن يملك حق القرار النهائي، تقل فرص التصادم غير المنتج وسيزيد تركيزهم على الأهداف المرجوّة.
• ضع آليات واضحة لحل النزاعات: لا تفترض أن الهيكل التنظيمي سيُجنبك أي خلافات. لذا، ضع من البداية سياسة داخلية تتضمن خطوات تصعيدية محددة لحالات الخلاف (قد يفيدك أيضاً تعيين منسّق محايد لحسم النزاعات المتكررة بين أقسام شركتك).
• عزز ثقافة التعبير المفتوح عن الآراء: من المُوصى به أن يشعر جميع موظفيك بالحرية في طرح اعتراضاتهم أو اقتراحاتهم أو استفساراتهم، ولكن انتبه إلى ضبط ذلك ضمن إطار تنظيمي لا يُربك الأداء ولا يهمّش سلطة المسؤولين.
• فهم الأدوار وحدودها: لا بد أن يدرك كل فرد في شركتك متى يكون القرار من صميم مهامه ومتى يتعيّن عليه الدعم والمساندة دون تدخّل مباشر. يجب أن تبني أيضاً ثقافة عمل تساعد على احترام التخصّص وتقسيم السلطات، إضافةً إلى تعزيز تبادل المعرفة بين أعضاء شركتك على اختلاف مستوياتهم.

5. راجع هيكلك التنظيمي من حينٍ لآخر  

لا يمكننا النظر إلى الهيكل التنظيمي الإداري على أنه مخطط ثابت يجب الالتزام والتقيد بحذافيره على الدوام، لأن التصور الأقرب له هو كونه نظام حي يتفاعل مع كل تطور تشهده شركتك، سواءً في السوق أو في حجم موظفيك أو في نماذج الإيرادات والتوسع.

ونتيجةً لذلك، من المنطقي أن تظهر أقسام فقدت أهميتها أو ازدادت مسؤولياتها، وقد تلاحظ ثغرات في التواصل تؤثر على أدائك المؤسسي مع مرور الوقت. لذا، أُوصيك هنا بمراجعة هيكلك التنظيمي دورياً -على الأقل مرة سنوياً- بطريقةٍ مُنظمة ومنهجية. وبهذه الطريقة، سيسهل عليك التأكد من توافق الهيكل مع أولويات شركتك وتحولاتها. 

أسئلة تساعدك على تقييم الهيكل التنظيمي الحالي

وفيما يلي مجموعة من الأسئلة الاسترشادية التي يمكنك الاستعانة بها لتقييم فاعلية الهيكل التنظيمي لشركتك: 

• هل يدعم الهيكل الحالي تحقيق رؤيتك طويلة الأمد؟
• ما الأقسام أو الفِرق التي أصبحت عبئاً على الإنتاجية أكثر من كونها محركاً لها؟
• هل توجد ازدواجية أو تداخل في المهام بين الفِرق أو الأدوار المختلفة؟
• هل آليات اتخاذ القرار واضحة وسلسة، أم توجد بيروقراطية مفرطة تعيق السرعة؟
• ما هي آليات تصعيد المشكلات وحلها، وهل الطريق واضح من المستوى التنفيذي إلى التشغيلي؟
• هل تتوزع المسؤوليات بتوازن بين الموظفين، أم أن بعضهم مثقل بالمهام مقارنةً بآخرين؟  
• هل تسمح بنية الفريق الحالي بالنمو والتوسع، أم أنها مناسبة فقط للوضع القائم؟
• ما مدى توافر قنوات اتصال واضحة بين الإدارات؟ وهل تُسهم هذه القنوات في تبادل المعرفة أو تعزله؟
• هل تعتمد بعض الفِرق في شركتك بطريقةٍ مفرطة على أفراد محددين؟ وما استعداداتك إذا غادروا منشأتك؟
• هل الهيكل الإداري يُشجّع على الابتكار والمرونة، أم يفرض نمطاً جامداً يُقيّد التطوير؟
• هل هناك وظائف أو أقسام جديدة نحتاج لاستحداثها بناءً على تغيّرات السوق أو احتياجات العملاء؟

الخلاصة

لا يُعد الهيكل التنظيمي مجرد رسم بياني يحدد من يرفع تقاريره إلى مَن، بل هو عمودك الفقري لتسيير العمل وفق تطلعاتك المنشودة، وهو ما يُوحّد الأدوار وينسّق المسؤوليات ويُحدد مسار الوظائف. لذا، من الضروري أن تفهم بعمق احتياجات شركتك أولاً؛ فكلما زاد فَهمك لطبيعة المنشأة، ازداد قربك من تحديد المسؤوليات والسياسات المناسبة.

في النهاية، تذكّر أن قوة الهيكل التنظيمي لا تُقاس بتعقيده، بل بمدى توافقه مع هويتك وعلامتك التجارية وطموحاتك المستقبلية؛ فالهيكل الفعّال هو الذي يخدم رؤيتك ويمنح فريقك وضوحاً وسلاسة في الأداء.

والأمر المبشّر هنا أنك لم تعد بحاجة إلى أدوات معقدة أو جداول متفرقة لتصميم هذا الهيكل أو تعديله؛ فباستخدام نظام جسر، ستتمكن من إنشاء هيكل تنظيمي احترافي ومراجعته وتحديثه بسهولة كلما دعت الحاجة، مما يمنحك السيطرة الكاملة على تنظيم شركتك من الداخل. 

اطلب عرضاً تجريبياً مجاناً وتعرّف أكثر على الفوائد التي ستجنيها عند الانتقال إلى جسر.