كل ما تحتاج معرفته عن إنذار موظف وخطة تحسين الأداء الفعّالة

يشكّل إنذار موظف خطوة حاسمة توازن بين الحفاظ على بيئة عمل احترافية وتمكين العامل من تصحيح مساره المهني، ويساعد هذا الإجراء على معالجة السلوكيات غير المرغوبة وتحسين الأداء قبل اللجوء إلى الإجراء التأديبية الأشد أو الفصل. ونتناول في السطور التالية كل ما يتعلق بإصدار إنذار موظف بطريقة فعّالة وعادلة لضمان تحقيق الأهداف التنظيمية والتطويرية للمنشأة.

جدول المحتويات:

• ما هو إنذار الموظف؟
• ما هي الحالات التي تتطلب إصدار إنذار موظف؟
• أهمية توثيق وإنذار الموظف في بيئة العمل
• منهجية كتابة وتنفيذ خطاب إنذار موظف
• أهمية تقديم خطة تحسين لضمان تطور الموظف وتفادي العقوبات المستقبلية
• الفرق بين إنذار موظف للتنبيه وإنذار إنهاء العلاقة التعاقدية
• كيف يساعدك نظام جسر على تطبيق إنذار موظف وخطة تحسين الأداء؟

يساعد فهم آلية إنذار موظف على حماية حقوق جميع الأطراف داخل بيئة العمل ويدعم اتخاذ قرارات مدروسة تحافظ على استقرار الفريق وتحفز الأداء الإيجابي وبناء ثقافة تنظيمية قائمة على الشفافية والمساءلة، كما يمنح المنشآت أداة فعالة للتصحيح قبل التصعيد للعقوبات الأشد.

ما هو إنذار الموظف؟

إنذار موظف هو وثيقة رسمية صادرة من صاحب العمل تهدف إلى تنبيه الموظف لسلوك غير مقبول أو أداء غير مرضٍ في بيئة العمل، وتُستخدم لتوثيق المخالفات وتحديد السلوك المتوقع مع توضيح العواقب المترتبة في حال عدم التصحيح، ويمثل هذا التحذير خطوة أساسية في العملية التأديبية يُسَلط فيها الضوء على طبيعة المشكلة وتاريخها وما يُنتظر من الموظف القيام به من تحسينات ضمن إطار زمني واضح.

كما يُستخدم لمعالجة السلوكيات غير المقبولة في العمل مثل التأخير والغياب المتكرر أو ضعف الالتزام بالسياسات الداخلية، ويسهم هذا الإجراء في تحقيق الشفافية والعدالة من خلال توثيق التفاعل بين الموظف وصاحب العمل ومنح فرصة للتحسين قبل الانتقال إلى إجراءات تأديبية أشد، ويتخذ التحذير أشكالاً متعددة مثل لفت نظر موظف أو إشعار تحذير الموظف أو خطاب الإنذار، وقد يُسبقه تنبيه شفوي سواء رسمي يُوثق كتابياً أو غير رسمي يتم عبر محادثة مباشرة.

من الناحية القانونية فقد أكد المشرّع السعودي على الإنذار بوصفه العقوبة التأديبية الأولى التي توقع على الموظف وذلك في المادة 66 من نظام العمل السعودي والمادة 6 من نظام الانضباط الوظيفي الصادر عام 1443 هجري، وعرّفه في المادة 42 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل بأنه: «كتاب توجهه المنشأة إلى العامل موضحاً به نوع المخالفة التي ارتكبها، مع لفت نظره إلى إمكان تعرضه إلى جزاء أشد في حال استمرار المخالفة، أو العودة إلى مثلها مستقبلاً».

كما تحدد سياسات المنشآت الداخلية طرق توجيه الإنذار للموظف شفوياً أو كتابياً وحالاته بما يتوافق مع نظام العمل ووفق المادة 13 منه والتي تنص على ضرورة وضع كل منشأة لائحة تنظيم العمل الخاصة بها وفق النموذج المعتمد من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

ما هي الحالات التي تتطلب إصدار إنذار موظف؟

تتنوع أسباب إنذار الموظف وفق نوع المخالفة المرتكبة أو مستوى الأداء غير المقبول، ويجب أن تعتمد المنشأت في ذلك على لوائح داخلية واضحة يجري إبلاغ الموظفين بها، كما يجب أن يستند توجيه الإنذار إلى تقييم دقيق للحالة مع توثيق جميع التفاصيل لضمان العدالة والشفافية، ويُمنح الموظف في هذه الحالة حق التظلم إذا شعر بعدم الإنصاف في الإجراء المتخذ بحقه.

ويُشترط أيضاً أن يكون الإنذار موثقًا رسمياً ومتضمنًا وصفًا دقيقاً للمخالفة المرتكبة والتوقعات المستقبلية والعواقب المحتملة في حال عدم الامتثال، ويهدف هذا الإجراء إلى تصحيح السلوك ومنح الموظف فرصة للتحسين قبل الانتقال إلى إجراءات تأديبية أشد. ومن أهم المخالفات التي تستدعي توجيه إنذار موظف:

الإهمال الوظيفي

تقصير الموظف في أداء مهامه وعدم الالتزام بالمسؤوليات المناطة به، ما يؤثر ذلك سلباً على سير العمل وجودته، ويعد من أكثر المخالفات انتشاراً في بيئات العمل، ومن الأمثلة لإنذار موظف بسبب الإهمال في العمل​:

• التأخر المتكرر عن مواعيد الدوام دون عذر.
• زيادة معدل الغياب غير المبرر أو الانقطاع المتكرر عن العمل.
• تسليم المهام أو المشاريع بعد الوقت المحدد.
• مغادرة مقر العمل قبل انتهاء ساعات الدوام الرسمية.
• أخذ فترات راحة طويلة تتجاوز المسموح به.

سوء السلوك المهني

يشمل التصرفات غير اللائقة التي لا تناسب النظام العام في بيئة العمل أو تؤثر على العلاقات بين الزملاء وتخل بتركيبة العمل والانضباط العام وتؤثر على الكفاءة والالتزام، ومن التصرفات التي يتم فيها إنذار موظف بسبب سوء السلوك:

• رفض تنفيذ تعليمات الإدارة أو التمرد على القرارات.
• استخدام ألفاظ مسيئة أو لغة غير مهنية في الاجتماعات أو المراسلات.
• التحرش أو التمييز ضد الزملاء بناءً على العرق أو الجنس أو الخلفية.
• إثارة الفوضى أو إثارة النزاعات بين فرق العمل.
• التدخين في أماكن غير مخصصة.
• الانشغال بأنشطة شخصية مثل جمع التبرعات أو تصفح مواقع التواصل أثناء ساعات العمل.
• اتخاذ قرارات فردية دون الرجوع للإدارة المختصة.

التزوير والاحتيال

تقديم معلومات غير صحيحة أو التلاعب بالمستندات الرسمية لتحقيق مكاسب شخصية، ويعد من المخالفات الجسيمة التي تتطلب تحقيقاً فورياً على أن يكون الإنذار مقدمة لتلك التحقيقات، ومنها:

• تعديل أو تزوير تقارير الأداء أو الوثائق الرسمية.
• تقديم بيانات مغلوطة للحصول على إجازات أو مزايا.
• إنشاء مستندات وهمية أو توقيعها دون تفويض.

مخالفة سياسات الشركة

تجاوز التعليمات الرسمية المعتمدة داخل المنشأة والتصرف بطريقة تخرق اللوائح الداخلية، ومن الأمثلة على مخالفة السياسات:

• إفشاء معلومات سرية تتعلق بالعمل أو تسريب بيانات حساسة.
• استخدام أدوات أو موارد الشركة أو العهدة الشخصية لأغراض شخصية دون إذن.
• تجاهل التعليمات الخاصة بالصحة والسلامة المهنية.

الإضرار بممتلكات المؤسسة

يشمل إتلاف أو فقدان أدوات أو معدات العمل نتيجة الإهمال أو العبث أو سوء الاستخدام سواء بقصد أو دون قصد، ومن الأمثلة على الإضرار بالممتلكات والتي يمكن توجيه إنذار للموظف​ فيها سواء كان إنذار نهائي للموظف أو لفت نظر لمنع تكرار المخالفة:

• التسبب في تلف المعدات بسبب الإهمال أو قلة الانتباه.
• إتلاف الأنظمة أو الأدوات الإلكترونية الخاصة بالعمل.
• سرقة ممتلكات المؤسسة أو محاولة الاحتيال للاستيلاء عليها.

التصرفات المهددة للأمن والسلامة

تشير إلى الإهمال أو التهاون بالإجراءات التي تهدف لحماية الأفراد والمنشأة وتمنع حدوث الحوادث، ومن أمثلة إنذار موظف بسبب السلوك​ المهدد للسلامة:

• السماح لأشخاص غير مصرح لهم بالدخول إلى أماكن حساسة.
• تجاهل تطبيق تعليمات الأمن الصناعي ما يؤدي إلى وقوع إصابات.
• استخدام معدات خطرة دون اتباع إجراءات السلامة المقررة.

أهمية توثيق وإنذار الموظف في بيئة العمل

لا يُعد إنذار موظف إجراءً عقابياً بقدر ما هو وسيلة إصلاحية تهدف إلى توجيه الموظف وتحفيزه على الالتزام وتحسين سلوكه المهني، كما يُعد التوثيق المصاحب للإنذار ضمانة قانونية وإدارية تُظهر التزام المنشأة بمبدأ العدالة وتدعم اتخاذ القرارات لبناء بيئة عمل منتجة ومنضبطة، ومن أهم النقاط التي تبرز أهمية كتابة إنذار موظف:

تعزيز الانضباط والمسؤولية الفردية

يسهم الإنذار في غرس ثقافة الالتزام داخل المنشأة من خلال إرسال رسالة واضحة بأنه لا يمكن التغاضي عن السلوك غير المهني، إذ يؤدي توجيه الإنذار وتوثيقه إلى رفع مستوى الوعي لدى الموظف بمسؤولياته ويجعله أكثر حرصاً على احترام القوانين والسياسات، ما يُسهم في بناء بيئة قائمة على المساءلة المبنية على معايير واضحة يسودها الانضباط والعدالة وضمان تكافؤ الفرص لجميع الموظفين دون استثناء.

دعم التطوير والتحفيز المهني

لا ينتهي دور الإنذار عند توجيهه بل يبدأ من لحظة تسليمه، إذ يصاحبه عادة خطة تحسين تستهدف معالجة أوجه القصور وتحديد الفرص المتاحة للنمو، ما يمنح الموظف فرصة واقعية لتدارك أخطائه وتطوير ذاته تحت إشراف مباشر، ويُسهم في تحويل الإنذار من تنبيه إلى حافز يعزز تطوير السلوك والإنتاجية والكفاءة الفردية والجماعية، ويرسخ ثقافة المراجعة الذاتية.

حماية الحقوق وتقليل النزاعات

يُعد التوثيق المكتوب للإنذار من أهم الخطوات التي تضمن حماية المنشأة من أية تبعات قانونية محتملة وتؤكد التزامها بالإجراءات النظامية والقوانين واللوائح المعتمدة، إذ يُمكن لهذا التوثيق أن يُستخدم مرجعاً رسمياً في حال وجود نزاع مع الموظف، كما يُعد وسيلة لحماية حقوقه من أي قرارات تعسفية، إذ يتم إشعار الموظف بالمخالفة ومنحه فرصة للرد أو التصحيح ضمن فترة زمنية معقولة، ما يُرسخ مفهوم العدالة داخل بيئة العمل ويُقلل من فرص تصعيد الخلافات إلى الجهات القانونية.

تحسين بيئة العمل وتعزيز التواصل الفعّال

يسهم الإنذار في رفع جودة العلاقات بين الإدارة والموظفين عندما يُستخدم للتوجيه لا للإدانة، إذ يشعر الموظف بأن المنشأة تسعى لتطويره لا لمعاقبته، ويُؤدي ذلك إلى رفع مستوى الثقة بين الطرفين ويُشجع على الالتزام بالأداء المهني ويساهم في تقوية ثقافة العمل الجماعي القائمة على الاحترام والعدالة، كما يفتح الإنذار باباً رسمياً للحوار البناء بين الإدارة والموظف لمناقشة أسباب السلوك السلبي واقتراح حلول عملية تسهم في تحسين جودة العلاقة الإدارية ورفع فاعلية فرق العمل.

دعم اتخاذ القرارات الإدارية المبنية على وقائع

يُتيح التوثيق الدقيق للإنذارات بناء قاعدة بيانات تساعد الإدارة على تحليل السلوك الوظيفي بصورة شاملة، ما يُمكنها من اتخاذ قرارات مدروسة بشأن الترقية أو التدريب أو حتى الفصل، إذ يُمثل هذا السجل مرجعاً يمكن الاستناد إليه بعيداً عن الانطباعات أو التقييمات العاطفية، ويُمكّن الإدارة العليا من تتبع الأنماط السلوكية ورصد التغيرات وتحليل أسباب القصور، ما يدعم القرارات الإستراتيجية الخاصة بإعادة الهيكلة أو التطوير الوظيفي.

منهجية كتابة وتنفيذ خطاب إنذار موظف

لضمان تحقيق إنذار الموظف لأهدافه لا بدّ من اتباع خطوات منهجية واضحة وعادلة تبدأ قبل إصدار الإنذار وتستمر إلى تحسين سلوك الموظف أو اتخاذ إجراء عقابي آخر، وهي:

1. التحضير والإعداد

تبدأ الخطوة الأولى من كيفية كتابة إنذار موظف بتجميع كافة التفاصيل المتعلقة بالمخالفة، فوفقًا للمادة 71 من نظام العمل السعودي: «لا يجوز توقيع جزاء تأديبي على العامل إلاّ بعد إبلاغه كتابة بما نسب إليه واستجوابه وتحقيق دفاعه وإثباته في محضر يودع في ملفه الخاص، ويجوز أن يكون الاستجواب شفاهة في المخالفات البسيطة التي لا يتعدى الجزاء المفروض على مرتكبها الإنذار أو الغرامة باقتطاع ما لا يزيد عن أجر يوم واحد، على أن يثبت ذلك في المحضر».

لذا لا بد من تسجيل تواريخ الحوادث وجمع أدلة مادية مثل تقارير الأداء أو رسائل البريد الإلكتروني وغيرها من تقارير الموارد البشرية، أو الاستعانة بشهادات الزملاء أو المشرفين إذا لزم الأمر لضمان أن يكون الإنذار قائماً على حقائق مثبتة وليس على ظنون أو ادعاءات غير مدعومة بالأدلة.

يتم بعدها إخطار الموظف بموعد الاجتماع وأسبابه، ويمكن ترك المجال للموظف للاستعداد وتحضير دفاعه، مع إمكانية حضور ممثل نقابي أو شهود في الاجتماع، ويقوم صاحب العمل خلال الاجتماع بشرح سبب الاجتماع وتوضيح المخالفات، وعلى الجانب الآخر يقوم الموظف بالتعبير عن قضيته وإبداء رأيه، مع ضرورة التوثيق في محضر رسمي لضمان الشفافية وحماية المنشأة من عدم الامتثال القانوني.

وبعد جمع المعلومات واستجواب الموظف واتخاذ القرار بتوجيه الإنذار، يقوم الفريق الإداري بتحليل الوضع بدقة لتحديد الأسباب الجذرية للمشكلة، ويتضمن ذلك مراجعة سلوك الموظف وتأثير هذه المخالفة على سير العمل والفريق، وكذلك التحقق مما إذا كانت المخالفة نتيجة نقص في التدريب أو سوء فهم للسياسات الداخلية. 

ويهدف هذا التحليل إلى تفادي إصدار إنذار خاطئ أو مبالغ فيه، إضافة إلى اتخاذ هذا التحليل أساساً للإجراءات التصحيحية المطلوبة من الموظف.

2. صياغة خطاب الإنذار

يتألف خطاب إنذار موظف عادة مجموعة من العناصر الأساسية التي تضمن وضوح الرسالة وتأثيرها، وضمان التزامها بكافة المتطلبات القانونية، ومن أبرز هذه المكونات:

• معلومات الموظف: يتضمن البيانات الأساسية لتحديد الموظف المعني بالإنذار بدقة، بما في ذلك اسمه الكامل والمسمى الوظيفي والقسم الذي يعمل فيه.
• تاريخ الإنذار: تحديد تاريخ إصدار الإنذار لضمان التوثيق الزمني الصحيح ووضوح الإجراء الإداري.
• سبب الإنذار: وصف السلوك أو المخالفة التي استدعت إصدار الإنذار، مثل عدم التقيد بسياسة الحضور والانصراف أو عدم تسليم المهام في المواعيد المطلوبة أو توجيه ألفاظ نابية للزملاء في العمل، وغيره من الأسباب.
• تفاصيل المخالفة: شرح مفصل للمخالفة أو الأداء غير المرضي الذي تم رصده، بما في ذلك تواريخ الحوادث والأحداث المرتبطة بالمخالفة والأدلة التي تثبتها إن وجدت.
• السياسة المُنتهكة: الإشارة بوضوح إلى القوانين أو السياسات التي تم انتهاكها، مثل ذكر المادة أو الفقرة ذات الصلة، ما يعزز الشفافية والالتزام بالقوانين.
• الإجراءات المتخذة سابقاً: توضيح أي إجراءات أو تحذيرات تم تقديمها سابقاً، مثل الاجتماعات أو التنبيهات الشفهية لإظهار تسلسل الإجراء التأديبي.
• التوقعات المطلوبة: تحديد الإجراءات المطلوب اتباعها من قبل الموظف لتحسين الأداء، مع تحديد المهلة الزمنية للتصحيح.
• العواقب المحتملة: توضيح الإجراءات التأديبية التي قد تُتخذ في حالة عدم التحسين أو تكرار المخالفة، مثل الخصم من الراتب أو الفصل النهائي.
• التوقيع والتوثيق: توقيع الجهة المسؤولة عن إصدار الإنذار لإضفاء الطابع الرسمي، وتوثيق الخطاب في السجلات الإدارية.
• توقيع الموظف: إتاحة مساحة لتوقيع الموظف للتأكد من استلامه وفهمه للإنذار، ويمكن أن تتضمن هذه الفقرة مساحة لإضافة تعليقات الموظف أو ملاحظاته، مع إعطاء الموظف حق التعبير عن وجهة نظره ومناقشة الإنذار أو الرد والاعتراض عليه.

3. ضمان الطابع القانوني والأخلاقي عند صياغة الإنذار

يعد خطاب إنذار موظف وسيلة قانونية وأخلاقية تهدف إلى تقويم الأداء أو السلوك دون المساس بحقوق الموظف أو كرامته، فتبدأ العملية بصياغة نص موضوعي خالٍ من التحيز أو الإهانة بالاعتماد على بيانات دقيقة ووثائق مثبتة مثل تقارير الأداء وسجلات الحضور والغياب بهدف تأكيد الواقعة وإثباتها بصورة قانونية تحفظ حقوق المنشأة وتمنح الموظف فرصة عادلة للرد والتحسين، ومن أهم النقاط التي لا بدّ من مراعاتها عند صياغة الإنذار:

الصياغة بلغة واضحة ومحايدة خالية من الغموض

يجب استخدام جمل مباشرة ومفردات مفهومة للجميع دون اللجوء إلى مصطلحات قانونية معقدة أو عبارات تحمل معاني مزدوجة، إذ يتعين شرح المخالفة بدقة مع تحديد تاريخها ومكانها وتوصيف أثرها على بيئة العمل أو على مستوى أداء الفريق، ما يسهل فهم الرسالة ويساعد الموظف على استيعاب النتائج المتوقعة من سلوكه أو أدائه الحالي.

الابتعاد عن التقييم الشخصي والتركيز على الفعل أو التصرف محل الإنذار

يجب توجيه الخطاب إلى السلوك دون المساس بشخصية الموظف من خلال ذكر الأمثلة الدقيقة مع تجنب العبارات القاسية التي قد تضر بثقة الموظف بنفسه، لذا ينصح باستخدام عبارات متوازنة مثل "نرجو منك العمل على تحسين الالتزام بالمواعيد" بدلاً من "أنت غير منضبط" ما يعزز من احترام الموظف ويشجعه على التغيير دون شعور بالعدوانية أو الاستهداف.

الجمع بين الجدية والتعاطف

يجب الحفاظ على نبرة هادئة ومهذبة تُظهر التزام الإدارة بدعم الموظف وتمنحه فرصة للتطوير دون التهوين من المخالفة، فيمكن على سبيل المثال ختام الخطاب بجمل مشجعة مثل "نحن على ثقة بأنك قادر على معالجة هذه المسألة"، ما يضمن إيصال الرسالة بحزم دون تجريح.

إدراج تفاصيل دقيقة توضح المخالفة وتقديم فترة زمنية معقولة لتعديل السلوك

يجب أن يحتوي الخطاب على وصف دقيق للسلوك المخالف مثل ذكر التواريخ والساعات وأسماء الفرق المتضررة أو المهام المتأثرة مع الإشارة إلى البند أو الفقرة من لائحة السلوك أو النظام الداخلي الذي تم خرقه، ما يوضح الصورة الكاملة ويوفر خلفية موضوعية لفهم أسباب إصدار الإنذار ومشروعيته القانونية، ودعم المساءلة بطريقة عادلة وشفافة، كما يجب تحديد مهلة زمنية واضحة تسمح للموظف باتخاذ إجراءات تصحيحية مع توضيح خطوات الدعم المتاحة مثل الاستعانة بالمشرف المباشر أو حضور ورش العمل الداخلية.

توفير ملاحظات بناءة ونقاط قوة لتحفيز الموظف

من المفيد إدراج إشارات إيجابية حول جهود سابقة أو مجالات قوة سابقة أظهرها الموظف مثل إنجازاته في مشروع معين أو التزامه خلال فترة سابقة، ما يعزز الإحساس بالتقدير ويدعم احتمالات الامتثال المستقبلي دون أن يشعر الموظف بأنه مستهدف أو غير مرغوب فيه داخل المنشأة.

4. تنفيذ الإنذار ومتابعته

يتطلب تنفيذ خطاب إنذار موظف ومتابعته اتباع خطوات منظمة تضمن الشفافية والعدالة، مع توثيق كل مرحلة لضمان حقوق جميع الأطراف، ويتم ذلك عبر الخطوات التالية:

تقديم الخطاب رسمياً وتوثيق تسليمه

تنص المادة 72 من نظام العمل على أنه: «يجب أن يبلغ العامل بقرار توقيع الجزاء عليه كتابةً، فإذا امتنع عن الاستلام أو كان غائباً فيرسل البلاغ بكتاب مسجل على عنوانه المبين في ملفه، وله التظلم كتابة للجهة المختصة لدى صاحب العمل خلال ثلاثين يوماً عدا أيام العطل الرسمية من تاريخ إبلاغه بالقرار فإن رفض تظلمه أو لم يبت فيه خلال خمسة عشر يوماً من تقديمه كان له حق الاعتراض أمام المحاكم العمالية على القرار الخاص بتوقيع الجزاء عليه خلال ثلاثين يوماً عدا أيام العطل الرسمية من تاريخ رفض تظلمه أو انتهاء المدة المحددة للبت في التظلم أيهما أقرب». 

لذا ووفق نص المادة وللتأكيد جدية الإجراء وضمان حقوق كل من المنشأة والموظف، يجب تقديم خطاب الإنذار بطريقة رسمية مع توثيق عملية التسليم، وإتاحة الفرصة للموظف لتقديم توضيحاته ومبرراته حول المخالفة المنسوبة إليه، ويمكن في تبليغ إنذار موظف استخدام الطرق الإلكترونية للتبليغ على أن يوقع الموظف إلكترونياً على استلامه، وفي حالة رفض الموظف التوقيع على الإنذار​ لا بدّ من إرساله بكتاب مسجل إلى عنوانه المعتمد مع إشعار التوصيل سواء الإلكتروني أو البريدي.

الاحتفاظ بنسخة رسمية ضمن الملف الوظيفي

يُعد حفظ نسخة من الخطاب في ملف الموظف ضرورة إدارية تسهم في بناء سجل تأديبي متكامل وموثق، إذ يمكن الرجوع إلى هذا السجل عند تقييم الموظف أو اتخاذ قرارات الترقية أو الفصل. 

متابعة تنفيذ خطة التحسين المرتبطة بالإنذار

لا يكتمل تنفيذ خطاب الإنذار دون وجود خطة متابعة واضحة تركز على تحسين الأداء وضبط السلوك، ويجب أن تُرفق خطة التحسين بخطوات عملية وتواريخ تقييم محددة يُتابع من خلالها التزام الموظف، ويمكن أن تشمل هذه الخطة جلسات تقييم دورية أو تكليفات محددة أو تدريبات إلزامية وفق ما يناسب طبيعة المخالفة، على أن توثق الإدارة مدى استجابة الموظف للخطة وتُحدث ملفه الوظيفي تباعاً بما يعكس تطور حالته الإدارية، ويرسخ ثقافة تحسين الأداء داخل المؤسسة.​

أهمية تقديم خطة تحسين لضمان تطور الموظف وتفادي العقوبات المستقبلية

يسلط إنذار موظف الضوء على فجوة قائمة بين أدائه الفعلي وتوقعات المنشأة، ومع أن الإنذار قد يبدو خطوة تأديبية إلا أن تحويله إلى أداة تطوير من خلال دمجه بخطة تحسين أداء يُعد مدخلاً إستراتيجياً لبناء علاقة أكثر توازناً بين الموظف والمؤسسة، فبدلاً من أن يمثل الإنذار تهديداً ينذر بإنهاء عقد العمل يتحوّل إلى فرصة للنمو المهني عبر خطة واضحة تضمن تصحيح السلوك وتحسين الكفاءة وتعزيز الاستمرارية في بيئة العمل.

أهمية خطة تحسين الأداء

يعَد دمج خطة تحسين الأداء مع الإنذار الوظيفي أسلوباً تطويرياً فعّالاً يجمع بين التصحيح والتوجيه إذ يقدم للمنشأة والموظف الفوائد التالية:

تحويل الإنذار إلى فرصة للتطوير

يساعد ربط الإنذار بخطة تحسين الأداء في تغيير النظرة السلبية لهذا الإجراء إذ يتحول الإجراء التأديبي إلى بداية جديدة تدفع الموظف نحو التغيير الإيجابي والتعلم العملي وتمكّنه من تجاوز أوجه القصور السابقة من خلال أهداف قابلة للقياس ودعم واضح من الإدارة ويُسهم هذا التوجه في خفض المقاومة الداخلية لدى الموظف تجاه الملاحظات ويسرّع عملية استيعابها وتنفيذ المطلوب.

تحديد المشكلات وتوفير الحلول

تبدأ خطة تحسين الأداء بتحليل دقيق للأسباب التي أدت إلى الإنذار سواء كانت متعلقة بالسلوك أو الإنتاجية أو الالتزام ثم تُحدّد الأهداف التي يجب على الموظف تحقيقها خلال مدة زمنية معلومة، مع تحديد أدوات الدعم مثل التدريب والتوجيه المستمر وتوفير المصادر المطلوبة كما تُضبط معايير المتابعة والتقييم بما يضمن وضوح الطريق نحو التحسن.

إشراك الموظف وتعزيز مسؤوليته

يُعد إشراك الموظف في وضع خطة التحسين أو على الأقل في مناقشتها خطوة مهمة لترسيخ مفهوم المسؤولية الذاتية إذ يشعر الموظف أنه ليس متلقياً للعقوبة بل طرفاً فاعلاً في معالجة المشكلة، ويؤدي هذا الشعور إلى تعزيز التزامه بالخطة وتحقيق الأهداف المرجوة منها.

الحد من العقوبات المستقبلية وضمان الاستمرارية

يسهم تطبيق الخطة في الحد من تكرار الأخطاء وتفادي تصعيد الإجراءات التأديبية عبر توفير إطار زمني لمراقبة التحسن وتوثيق خطوات المنشأة في دعم الموظف، ما يحمي المؤسسة قانونياً ويؤسس لمناخ عمل عادل ومستدام.

خفض التكاليف وتعزيز الكفاءة

عند منح الموظف فرصة للتحسن ما يقلل من التكاليف المرتبطة بتوظيف موظف جديد وتدريبه وتحتفظ بالخبرات المتراكمة داخل الفريق، كما تعزز من استقرار بيئة العمل ومرونتها في التعامل مع التحديات.

بناء ثقافة تطوير إيجابية

يسهم تبني خطط تحسين الأداء في بناء ثقافة مؤسسية إيجابية قائمة على التطوير لا العقاب، إذ يشعر الموظفون أن المنشأة تراعي مصلحتهم وتمنحهم فرصة للتقدم بدلاً من اتخاذ قرارات متسرعة، ما يعزز الثقة ويزيد من ولاء الموظف والتزامه.

أهداف خطة التحسين

تتمثل أهداف خطة تحسين الأداء في تحويل التحديات إلى فرص للتطوير المهني، إذ يتم التركيز على:

تحديد مواطن الضعف بدقة

تسعى الخطة إلى تشخيص المشكلة من جذورها سواء تعلقت بضعف مهارات معينة أو سوء في تطبيق السلوكيات الوظيفية أو خلل في الالتزام بالسياسات، ويتحقق ذلك من خلال تحليل موضوعي للبيانات السابقة وتقييمات الأداء وتبادل وجهات النظر مع الموظف لإيجاد فهم مشترك للخلل وتحديد المسؤوليات بدقة دون تحامل.

ترجمة نقاط الضعف إلى أهداف ذكية

تعد الأهداف الواضحة والمحددة والقابلة للقياس والمرتبطة بالواقع والمحددة زمنياً ركيزة أساسية، إذ تتيح للموظف رؤية ملموسة لما يجب عليه إنجازه خلال مدة زمنية محددة وتوفر له وسيلة لتقييم مدى تقدمه من خلال مؤشرات أداء قابلة للرصد.

إشراك الموظف في بناء الخطة

تمنح عملية إشراك الموظف في وضع الأهداف وتعريف المشكلة شعوراً بالتمكين وتقلل من مقاومة التغيير، ما يعزز من فعالية الخطة ويجعلها نابعة من التزام داخلي لا إملاء خارجي.

مكونات خطة تحسين الأداء

تتبع الخطة أسلوباً عملياً يربط بين التوجيه الفردي والرقابة المستمرة دون الإضرار بروح الموظف أو التقليل من إمكاناته، وتركز على:

تحديد التوقعات بوضوح

تضع الخطة المعايير المطلوبة بصورة مفهومة وغير قابلة للتأويل بما يشمل جودة العمل والسرعة والدقة والسلوك المقبول، كما يفترض تقديم نماذج مرجعية تساعد الموظف على مقارنة أدائه بما هو متوقع.

تصميم مسارات تدريبية فردية

تحديد احتياجات التدريب التي تناسب الموظف بناءً على طبيعة المخالفة والنقص الذي يعاني منه، مع توفير برامج مهنية مثل الورش أو الدورات أو التوجيه العملي المباشر، وهو ما يدل على التزام المنشأة تجاه تطوير موظفيها ومعالجة ثغرات الخطط التدريبية العامة.

وضع نظام متابعة دقيق

تعتمد الخطة على آلية دورية للمتابعة تتضمن لقاءات أسبوعية أو شهرية وتحديثات مرحلية تقيّم مدى التقدم وتكشف عن أي انحراف مبكر، ما يسمح بالتعديل السريع وتقديم الدعم الإداري المطلوب.

تقديم تغذية راجعة موضوعية

تمنح التعليقات المستمرة سواء كانت تشجيعية أو تصحيحية الموظف رؤية واضحة حول أدائه الحالي ومدى اقترابه من الأهداف، وتساعده على ضبط سلوكه تدريجياً دون شعور بالتقصير أو الخوف من الفشل، إذ تركز الخطة على تعديل السلوك لا على إصدار الأحكام.

الفرق بين إنذار موظف للتنبيه وإنذار إنهاء العلاقة التعاقدية

يهدف إنذار الموظف بوصفه إجراءً تأديبياً إلى تنبيه العامل لمخالفة ارتكبها، ويُستخدم لتصحيح السلوك وليس تمهيداً مباشراً لإنهاء العقد، ويصدر هذا الإنذار كتابياً مع ضرورة توضيح الأسباب وإتاحة الفرصة للموظف للدفاع عن نفسه، ويمثل خطوة أولى ضمن منظومة العقوبات الداخلية مثل الخصم أو الفصل لاحقاً، بينما يُعرف إنذار فصل موظف بإشعار الإنهاء أو شهر الإنذار، ويهدف إلى إنهاء العلاقة التعاقدية.

ويُلزم نظام العمل السعودي بموجب المادة 75 أن يُقدَّم الإشعار كتابياً بمدة لا تقل عن 30 يوماً إذا كان العقد غير محدد المدة والأجر لا يدفع شهرياً، و30 يوماً لصاحب العمل و60 يوماً للعامل إذا كان الأجر شهرياً في العقد غير محدد المدة.

حقوق الموظف في شهر الإنذار

​لا تختلف حقوق الموظف في شهر الإنذار عن حقوق الموظف الذي لم يوجه له إشعار إنهاء العمل عامة، فمن الأسئلة الشائعة في هذا السياق هل يستحق الموظف راتب شهر الانذار​؟ والحقيقة أنه يحق للموظف في شهر الإنذار الحصول على الأجر الكامل وفق آخر راتب تقاضاه، ويحتسب الشهر ضمن خدمته النظامية.

ومن الأسئلة التي لا بدّ من طرحها أيضاً هل يحق للموظف أخذ إجازه في شهر الانذار؟ وبالعودة لنظام العمل السعودي نجد أن الإجازات في شهر الإنذار تتوزع بين نوعين أولهما خاصة بصاحب الإنذار وهي إجازة مأجورة ليوم في الأسبوع أو 8 ساعات على مدار الأسبوع للبحث عن وظيفة أخرى مع إشعار صاحب العمل مسبقاً بذلك، والنوع الثاني هي الإجازات الاعتيادية الواردة في القانون والتي تخضع لموافقة صاحب العمل.

هل يجوز فصل الموظف بدون إنذار​؟

يُجيز نظام العمل الفصل دون إنذار فقط في الحالات الواردة في المادة 80 مثل الاعتداء على صاحب العمل أو الغش أو الإهمال الجسيم أو الغياب دون عذر لفترة محددة وهذه الحالات تُعد استثنائية وتخضع لرقابة قضائية في حال النزاع، أما الحالات الأخرى فالإشعار فيها إجباري ويحق للطرفين التعويض عن فترة الإشعار إذا لم يتقيد الطرف الثاني بها.

كيف يساعدك نظام جسر على تطبيق إنذار موظف وخطة تحسين الأداء؟

يعد نظام جسر لإدارة الموارد البشرية النظام الأمثل والأفضل في المملكة العربية السعودية، سواء بميزاته المتعددة وتكامله الواسع مع المنصات الأخرى، أو بتحديثاته الدورية ومواكبته للقوانين والتشريعات السعودية، ويتيح النظام تطوير تجربة إنذار موظف والمساهمة في دقتها وسلامة إجراءاتها عبر عدة ميزات، منها:

إنشاء سياسات للمخالفات والجزاءات داخل جسر

يتيح لك نظام جسر إعداد سياسات خاصة بالمخالفات والجزاءات تناسب طبيعة شركتك. تبدأ العملية بتحديد أنواع المخالفات الشائعة مثل الغياب أو التأخير أو السلوك غير المهني، ثم ربط كل مخالفة بالعقوبات المناسبة مثل التنبيه أو الإنذار، ويساعدك النظام على ترتيب العقوبات وفق تكرار المخالفة، ويقوم بتطبيق الجزاء تلقائياً عند تكرار السلوك دون تدخل يدوي، مع توثيق للسياسات داخل النظام لتكون مرجعاً واضحاً للإدارة والموظفين، وبما يضمن الشفافية والعدالة في التعامل مع جميع الموظفين ويعزز ثقتهم بالمنشأة.

تسجيل المخالفات وإنذار الموظف تلقائياً

عند حدوث مخالفة، يمكن للمسؤول تسجيلها من خلال قسم المخالفات والجزاءات باختيار اسم الموظف ونوع المخالفة وتاريخها، مع إمكانية إرفاق أدلة مثل المستندات أو الصور، وبعد حفظ المخالفة يُرسل النظام إشعاراً تلقائياً للموظف المعني لإعلامه بما حدث، ويمكن بعدها طلب إفادة من الموظف لشرح وجهة نظره، وفي حال وجود اعتراض يستطيع تقديم تظلم لمراجعته من المشرف المختص.

تخصيص اللوائح التأديبية لتناسب شركتك

يمكنك إدخال لائحة شركتك الخاصة بالمخالفات داخل جسر، لتكون المرجع الأساسي عند تسجيل أي مخالفة، ويُسهّل هذا التخصيص تطبيق الإجراءات التأديبية بصورة موحدة بين جميع الموظفين، ويضمن التزام الإدارة بالسياسات المعتمدة. كما يمكن تعديل هذه اللوائح في أي وقت عبر لوحة التحكم بسهولة.

إدارة فعّالة للمخالفات وسجل الموظف التأديبي

تُسجل كل مخالفة وإنذار في ملف الموظف الرقمي داخل النظام تلقائياً، وتُصنّف حالتها مثل قيد الانتظار أو إجراء مطبق أو تظلم، ويمكنك مراجعة تاريخ كل مخالفة والاطلاع على الإفادات والقرارات السابقة ما يسهل اتخاذ قرارات إدارية دقيقة لاحقاً، وبعد مرور فترة زمنية محددة يقلّل النظام تلقائياً عدد مرات التكرار لبعض المخالفات لمراعاة التحسن في سلوك الموظف.

تنظيم الصلاحيات لتفادي التلاعب وضمان الخصوصية

يتيح النظام للمسؤولين تحديد من يمكنه عرض أو تعديل الجزاءات التأديبية من خلال إعدادات الصلاحيات لضمان أن الأشخاص المصرّح لهم فقط يمكنهم الوصول للمخالفات أو اتخاذ إجراءات بشأنها، ما يحافظ على خصوصية البيانات ويمنع التلاعب في سجل الموظفين.

توفير الوقت والجهد مع التقارير التفصيلية

يمكنك استخدام نظام جسر لإنشاء تقارير شاملة عن المخالفات المسجلة والإنذارات المصدرة مع تحديد الفترة الزمنية أو نوع المخالفة أو الإدارة المعنية، كما يمكنك تصدير التقارير بصيغ متعددة مثل PDF أو Excel ومشاركتها مع أصحاب القرار داخل الشركة لتوفير رؤى قيمة حول الاتجاهات السلوكية وتحسين السياسات والإستراتيجيات المستقبلية.

ولضمان الاستفادة المثلى من نظام جسر المتميز لإدارة الموارد البشرية في إصدار ومتابعة إنذار موظف اتبع الخطوات التالية:

• ابدأَ بتسجيل الدخول إلى نظام جسر لإدارة الموارد البشرية لتفعيل ميزة الإنذار الوظيفي بطريقة سهلة وفعّالة.
• أنشئ قائمةً بالمخالفات المحتملة داخل الشركة لتحديد الجزاءات المناسبة لكل مخالفة بدقة وشفافية.
• سجلْ الإجراءات التأديبية مع توثيقها في سجلات النظام لتكون مرجعاً للإدارة والموظفين وسبيلاً لتعزيز الانضباط في بيئة العمل.
• طبقْ إشعارات تلقائية لتبليغ الموظف بالإنذار عبر تطبيق الجوال والويب لتسهيل المتابعة والاتصال المباشر.
• نفّذْ خطة تحسين أداء تعتمد على متابعة دورية وتحليل تقارير تفصيلية لتعزيز التطوير وتخفيف المخالفات.
• عينْ مهام تبليغ الموظف وتحديث سجل المخالفات عبر نظام الإشعارات لتأمين التطبيق العادل والشفاف للإجراءات.
• حسّن توزيع الصلاحيات الخاصة بإدارة الإنذارات عبر تعيين المسؤولين المناسبين لتعديل السياسات بدقة وتنفيذ المتابعة بكفاءة.
• اعتمدْ تقارير مفصلة لتحليل المخالفات ومتابعة تنفيذ خطة التحسين بهدف دعم اتخاذ القرارات الإستراتيجية وتطوير الأداء العام.

ختاماً يشكل إنذار موظف أداة تنظيمية فعّالة تدعم الانضباط دون الإضرار بالثقة المتبادلة بين الموظف والإدارة، ويعزز هذا الإجراء ثقافة الشفافية والعدالة ويمنح الموظف فرصة واقعية لتحسين سلوكه وتطوير أدائه. كما تساهم خطة التحسين المرافقة للإنذار في الحد من التكرار وتوجيه الجهود نحو تحقيق نتائج إيجابية مستدامة. وباستخدام يساعدك نظام جسر يمكنك التأكد من تطبيق الإنذار ضمن إطار مهني واضح يراعي الخصوصية ويوثق الإجراءات لضمان العدالة والكفاءة.