كيف تعد التقييم السنوي للموظفين في 6 خطوات فقط؟

إن التقييم السنوي للموظفين​ ركنٌ رئيسيّ لقيادة فريقك باحترافية؛ لأنه من الصعب التطور دون معرفة أحوال الوضع الراهن ودون اكتشاف المهارات التي تحتاج إلى بنائها أو إعادة تأهيلها. وإذا نظرت معي هنا، ستجد أن التقييم السنوي أحد أفضل الطرق لتحديد مدى فعالية الإستراتيجيات الإدارية والتنظيمية.

فهو لا يقتصر دوره على قياس الأداء، بل يُعَد أيضاً أداة حيوية لتطوير بيئة العمل الداخلية وتعزيز الشفافية في شركتك، إلى جانب توجيه الموظفين وإرشادهم نحو الخطوات المنشودة. كما يمنحك فرصة مثالية للتواصل مع موظفيك لإعلامهم بنتائج قياس الإنتاجية والتشارك معهم في تشريع إستراتيجيات فعالة تزيد من كفاءتهم ومهاراتهم فعلاً. 

وربما بعد هذا العرض لأهمية متابعة أداء الموظفين، تسألني حائراً: كيف أقيِّم الموظفين بطريقةٍ احترافية؟ 

وهذا ما سأُطلعك عليه في الأسطر القادمة. لذا، تابع قراءتك معي بعناية.. ولكن دعنا أولًا نبدأ بهذا السؤال التمهيديّ.. 

ما المقصود بالتقييم السنوي للموظفين؟ 

يمكن النظر إلى مفهوم التقييم السنوي على أنه مراجعة أداء الموظفين من المدير المباشر (أو من قِبل عدة جهات، مثل تقييم أداء الموظفين من خلال العملاء والزملاء أيضاً) على مدار العام. ويقيس التقييم هنا إنجازات أعضاء فريقك ومهاراتهم ومدى تطورهم، بالتركيز على مساهمة الفرد في المنشأة وقدرته على تحقيق الأهداف المعتمدة. 

ما عناصر عملية التقييم؟ 

يتفق الخبراء على أن التقييم الفعّال يجب أن يحتوي على عدة عناصر تفصيلية مُتَجَنِباً الاكتفاء بسرد العيوب أو نقاط الضعف. وفي هذا الصدد، يُشير كتاب «إدارة الأداء» إلى أن تقييم الموظفين يجب أن يتضمن توضيحاً شاملاً بشأن توقعات الإدارة، ويُرفق به ملحوظات الأداء بطريقةٍ إيجابية، مع ضرورة مشاركة خطة تعاونية للتطوير المستقبلي. 

وفيما يلي أهم العناصر التي يجب تضمينها في التقييم السنوي لضمان تحقيق الشفافية:-

• نقاط قوة الموظف: ينبغي تسليط الضوء على نقاط القوة في موظفك، وتوثيق الملحوظات الإيجابية المتعلقة بأدائه المتميز. تُعزز هذه الطريقة من الموضوعية وتُشعر الموظفين بالتقدير والاهتمام، كما تدعم ثقتهم بأنفسهم وبشفافية المنشأة. 
  
  
• نقاط الضعف: يُفيدك أيضًا عرض نقاط ضعف الموظف بأسلوبٍ بناء يهدف إلى التطوير بدلاً من النقد، سواءً أتعلقت هذه النقاط بقدرته على العمل ضمن الفريق (مهارات العمل الجماعي) أو ارتبطت بمهاراته وإمكاناته الحالية. 
  
  
• نظام التقييم المتبع: يُفضَّل توضيح مؤشرات تقييم الأداء والمعايير المُعتمدة في شركتك لضمان الشفافية وتعزيز فَهم الموظفين للتوقعات المطلوبة منهم. أنصح أيضاً بالتركيز المسبق على مجموعة محددة من المهارات وتقييمها باستخدام معايير تدريجية واضحة.

• تحديد الأهداف والخطة المستقبلية: من الضروري مشاركة مجموعة من الخطوات العملية التي تساعد الموظفين على التحسن والنمو. وينبغي اختيار أهداف مُحددة وقابلة للقياس والتقييم فيما بعد. لاحظ أن هذه الخطوة تُسهم في مشاركة ملحوظاتك بطريقةٍ إيجابية وتُقرب التوقعات. 

لُب السالفة: لا يتعلق التقييم السنوي للموظفين بتحليل أداء فريقك في العام السابق فقط، بل يرتبط أيضًا بتحفيزهم على النمو المستقبلي وفق أُسسٍ واضحة وعملية.  

والآن دعنا نتعرف على..

كيفية إعداد التقييم السنوي للموظفين 

1. راجع الوصف الوظيفي أولاً 

من المهم إعادة قراءة الوصف الوظيفي قبل كتابة التقرير السنوي أو إعداده، لأنه يُوفِّر لك مراجعة سريعة لمسؤوليات الموظفين ومهامهم المعتمدة داخل منشأتك. أضف إلى ذلك، أنه يساعدك على تحديث الأوصاف الوظيفية بما يتسق مع أوضاع العاملين ومهاراتهم الحالية. ستتمكن أيضًا من تحديد المهارات غير المستوفاة وتعيين الفجوات الموجودة في احتياجاتك الوظيفية.  

وهذه مجموعة من النصائح السريعة التي يمكن اتباعها في أثناء المراجعة:

• حلل أداء الموظفين وفق مسؤولياتهم المُتفق عليها في الوصف الوظيفي. 
• اسأل نفسك: هل يُلبي الموظف متطلبات الوظيفة بالكامل أم أن هناك مناطق ضعف؟
• حدِّد الفجوات الوظيفية والمجالات التي تحتاج إلى تحسين بناءً على الوصف. 
• دَوِّن أيضًا ما يفعله كل عضو من أعضاء الفريق بطريقةٍ جيدة واحترافية. 

2. استفد من قوة البيانات السابقة

لكي تزيد من استعدادك للتقييم السنوي للموظفين، أُوصيك هنا بمراجعة تقارير الأداء السابقة، سواءً أكانت تقارير العام الماضي أو تقارير منتصف العام أو حتى التقارير الشهرية التي أجريتها. راجع أيضًا أي ملحوظاتٍ أو تعليقاتٍ دونتها بشأن أداء أحد موظفيك. 

وفي أثناء المراجعة، من المهم أن تُدوِّن الفوارق الملحوظة في أداء الموظفين تبعًا لبيانات هذه التقارير. ثم حدد مقدار التقدم الذي أحرزه الموظف نحو الأهداف والإنجازات المعتمدة. فكر أيضًا في المسؤوليات أو المهام الإضافية التي شارك فيها الموظف، وقَيِّم التزامه بالتدريبات ووِرش العمل التي تُوفرها الشركة. 

وفيما يلي مجموعة من الخطوات السريعة التي يهمك الالتزام بها هنا: 

• أَعِد تقييم أداء الموظفين بناءً على المحلوظات السابقة (أي المحلوظات المُسجلة في تقارير الأداء فيما مَضى). 
• دوِّن تفاصيل المهارات الجديدة التي اكتسبها الموظفون من خلال التعلم الذاتي أو الجلسات التدريبية. 
• سلط الضوء على التحسينات المرجوّة بعرض أمثلة أو سيناريوهات واقعية مُحددة. 

توصية في الصميم: تذكر هنا أن الهدف من تحليل التقارير السابقة ومقارنتها ليس للتأمل فيما حدث من أخطاءٍ وسلبيات، بل لاكتشاف ما يمكن القيام به في المستقبل بطريقةٍ أذكى وأكثر احترافية. وهذا ما يؤكده كتاب «ابدأ بكسر كل القواعد»؛ إذ يشير إلى أن أفضل تقييمات الأداء هي التي تتطلع إلى المستقبل ولكنها تستند إلى رؤى الماضي.

3. قارن نقاط القوة والضعف في أداء الموظفين

تختص هذه الخطوة بإنشاء قائمة تفصيلية بنقاط القوة والضعف لكل موظف يجري تقييمه. وبإمكانك الاستعانة هنا بتحليل سوات الرباعي SWOT Analysis، الذي يُعرفك على نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات المحتملة التي تُواجه الموظفين وتؤثر على أدائهم. 

وهذه مجموعة من الأسئلة التي قد تساعدك على إنشاء هذه القائمة: 

• ما السمات الإيجابية التي يتسم بها الموظف؟ (فكر في الإنجازات الرئيسية ومهاراته.. إلخ).
• ما نقاط الضعف التي تمنعه عن تحقيق الأهداف أو تؤخر وصوله إليها؟
• هل هناك أي فرص يمكن منحها للموظف لتعزيز إنتاجيته وأدائه؟ 
• هل هناك أي تهديدات قد تؤثر سلباً على تقييمه؟ 

ملحوظة مهمة: لا تكتفِ هنا بالإجابة عن هذه الأسئلة بطريقةٍ مباشرة ومُوجزة، بل اجمع البيانات والاستشهادات التي تدعم إجاباتك؛ أي أنه من المهم امتلاك أرقامٍ أو إحصاءاتٍ أو دلالات تُعزز النتائج التي حصلت عليها. لذا، من المفيد النظر إلى سجلات الحضور والانصراف وعدد ساعات العمل الإضافية وأرقام المبيعات أو عدد المهام التي قام بها الموظف لتسليط الضوء على مدى مساهمته في المنشأة. 

4. اكتب التقييم السنوي للموظفين بكل دقة 

بمجرد الانتهاء من الخطوات السابقة، ستكون جاهزاً للبدء في كتابة التقييم السنوي. أُوصي هنا بكتابة التقييم على شكل نقاطٍ مُتعددة، مع استخدام لغة موجزة وخالية من أي غموض. قدِّم أمثلة توضيحية وشارك مع الموظفين الفرص المتاحة للتطوير. ومن المهم أيضًا الالتزام بصياغة احترافية تُظهر التحديات أو أوجه القصور كفرصٍ للنمو والازدهار. 

وينبغي التأكد من أن ملحوظاتك وتوصياتك قابلةً للتنفيذ على أرضِ الواقع. إضافةً إلى توافقها التام مع أهداف الشركة ورؤيتها؛ حتى تتناغم التوقعات المهنية والشخصية ويشعر الموظفون بإسهامهم المباشر في نجاح المنشأة ككل. 

يُشير في هذا السياق استشاري الأعمال ماركوس باكنغهام Marcus Buckingham إلى أن وظيفة المدير هي تسريع التفاعل بين مادتين، كما هو الحال في العوامل المحفزة Catalysts، وبالتالي خلق المنتج النهائي المطلوب. ووفق تعبيره «يخلق المدير الأداء في كل موظف من خلال تسريع التفاعل بين موهبة الموظف وأهداف الشركة، وبين موهبة الموظف واحتياجات العملاء». 

توصية في الصميم: لاحظ هنا أن التقييم السنوي للموظفين لا يُؤثر فقط على الزيادات السنوية أو فرص الترقية، بل يسمح لهم أيضًا بالتخطيط العام وتحديد أهدافهم المهنية. لذلك، من المفيد السعي إلى تمكين فريقك بوضع خططٍ واضحة وتوصيات دقيقة. وإن أردت معرفة المزيد حول هذه النقطة، يمكنك الرجوع إلى هذا المقال الذي ستتعرف فيه على كيفية وضع أهداف الموظف السنوية. 

5. حضّر مقابلة شخصية مع الموظف 

تُعَد المقابلة الشخصية أهم عناصر التقييم السنوي؛ لأنها تسمح بإجراء محادثة فردية مع الموظف لمعرفة آرائه وتَطلعاته وتوقعاته الحالية والمستقبلية. وبناءً على ذلك، من الضروري التحضير جيدًا لهذه المقابلة. فكّر هنا في النقاط التي ترغب في مناقشتها وأهم الملحوظات التي تَود مشاركتها. 

خطط، كذلك، إلى منافشة اهتمامات الموظف وأهدافه المهنية وما إذا كان يهمه تَلقي أي تدريبٍ لزيادة إنتاجيته أو تقريبه للأهداف الوظيفية المنشودة. ومن الضروري اختيار وقتٍ مناسب لإجراء المحادثة مع تحديد مؤشرات نهائية لقياس فعالية هذه المقابلات. 

أُوصي أيضًا بالاجتهاد في تقديم ملحوظاتٍ إيجابية طوال المقابلة؛ فإذا ذكرت مجالًا أو مهارة عَجز أحد أعضاء فريقك عن إتقانها، اقترح خطةً واضحة تساعده بها على التطور. ويُوضِّح كتاب «مدير الدقيقة الواحدة» ما أقصده بقوله: «إذا لم تتمكن من إخباري بما تود أن يحدث، فسأفهم أنه لا توجد مشكلة لديك، وإنما أنت فقط تشتكي وتتذمر. لأنه لا توجد مشكلة إلا إذا كان هناك فرقًا بين ما يحدث بالفعل وما ترغب في حدوثه». 

توصية في الصميم: ربما بعد قراءتك للفقرة السابقة، تسألني وتقول: «كيف إذًا أُشارك الملحوظات السلبية المتعقلة بأداء الموظفين؟ فالمحافظة على اللهجة الإيجابية طوال الوقت قد تكون مهمة صعبة جدًا في مثل هذه الأوقات». وفي الحقيقة، أنا أتفق معك. لذلك، كتبنا لك بالأمثلة مجموعة من النصائح العملية تُسهِّل عليك إخبار الموظفين بتقييم سلبي في هذا المقال. 

6. رحب بآراء الموظفين عن التقييم السنوي

لا تكتفِ بالالتقاء مع موظفك واستعراض نقاط القوة والضعف بطريقةٍ نظرية، بل اسعَ إلى إجراء محادثة متبادلة تمنحه فيها مساحةً كافية للرد على مراجعاته وتقييمه السنوي. اسأله مباشرةً عن رأيه حول الملحوظات والتقييمات والأهداف المُرادة. لاحظ أن هذه الطريقة تزيد من مشاركة الموظفين في عملية التقييم وتُشعرهم بالاستثمار في مواهبهم وإمكاناتهم.

فكما يشير كتاب «مدير الدقيقة الواحدة» أن السر الأول لزيادة الإنتاجية هي إشعار الموظفين بالرضا عن أنفسهم، فحينما يشعر الأشخاص بالرضا يُقدمون نتائج عظمية.  

توصية في الصميم:  بتطبيقك لما ذُكر هنا من نصائح، ستتمكن من كتابة تقييم سنوي للموظفين بطريقةٍ احترافية. وإن أردت الاطلاع على نموذج للتقييم، أنصح بالرجوع إلى مقال: تقييم الأداء الوظيفي الشامل في 6 خطوات عملية. 

خطوات عملية لإجراء تقييم سنوي لا مَثيل له

إذا نظرت معي للمعطيات السابقة، سترى أنها تتطلب مجهوداً كبيراً في تحليل تقارير الأداء ومقارنتها، خاصةً إذا كنت ستُقيِّم الأداء السنوي لأكثر من موظف. من أجل ذلك، أُوصي بالاستعانة بخصائص متابعة الأداء من نظام جسر؛ لأنك ستتمكن من تحقيق ما يلي: 

• تحديد دورة أهداف سنوية للموظفين بكل سلاسة.
• توزيع المهام والأهداف على الفريق. 
• تذكير المسؤولين عن عملية التقييم بالمواعيد المُعتمدة.  
• إشعار فريقك بتقييمات أدائهم وفق المدة التي حددتها. 
• تخصيص جولات المراجعة على أساس سنوي أو نصف سنوي أو شهري بكل سهولة. 
• الاطلاع على تقارير أداء مُحدثة حسب المدة الزمنية التي ترغب بها. 

ويُوضِّح لك المقال التالي كيف تستفيد من خاصية تقييم الأداء في جسر بمعلوماتٍ أكثر تفصيلاً. ولكن قبل ذلك، دعنا نستعرض معاً بعض المزايا البارزة لأداة التقييم؛ لتمتلك رؤية أوضح حول إمكاناتها وفوائدها.

كيفية استخدام نظام جسر لإنشاء نماذج تقييم الأداء

يُتيح لك جسر إنشاء نماذج تقييمية بسهولة تحتوي على المعايير المطلوبة لقياس أداء موظفيك؛ مما يساعدك على اختصار الوقت والمجهود وتحقيق نتائج أفضل على المدى البعيد. وفيما يلي ملخص لخطوات إنشاء نماذج التقييم:

1. الدخول إلى نظام جسر:
   
   • من الصفحة الرئيسية، اضغط على خيار «أداء».
   • اختر «نموذج تقييم» وستُعرض لك بعد ذلك صفحة تحتوي على خانات مخصصة للتفاصيل الأساسية، مثل:  
     
     • اسم النموذج
     • ووصفه
     • ونوعه
       
       
       
       
2. تخصيص المدة والتكرار:
   • يمكنك تحديد مدة زمنية لنموذج التقييم واختيار تكراره على فتراتٍ زمنية مختلفة؛ مما يضمن استمرارية عملية التقييم وفق جدول زمني منتظم.
   • كما يتيح لك جسر إنشاء استمارات خاصة لتقييم الموظفين الذين لا يزالون في فترات التجربة. ويُسهم هذا الأمر في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأنهم.
     
     
     
     
3. وضع المعايير وتخصيصها:
   • بعد ملء التفاصيل الأساسية للنموذج حسب حالة كل موظف، يمكنك إدراج المعايير التي تُفضلها في هذه المرحلة. 
   • وفي حال تشابه المعايير مع نماذج سابقة، تستطيع نسخها بسهولة بدلاً من إعادة إدخالها مرةً أخرى. 
   • ستتمكن أيضاً من إسناد هذه المهمة إلى أحد المسؤولين لوضع المعايير، مما يعزز التعاون بين إدارة الموارد البشرية والمديرين المباشرين، ويُتيح لهم فرصة المشاركة بفاعلية في عملية التقييم. 
     
     
     
     
4. سهولة تعديل النماذج وإعلام الفريق:
   • يمكنك تعديل النماذج في الوقت الذي تشاء وفق احتياجاتك.
   • وباستطاعتك مشاركة معايير التقييم مع الموظفين؛ مما يُعزز ثقافة المسؤولية والمحاسبة داخل شركتك ويزيد من مستوى الشفافية، كما يضمن لك بناء تقييم سنوي منتظم على أسسٍ واضحة. 
     
     

تعرّف أكثر على مزايا تقييم الأداء من جسر من هنا، وانقل تقييمك السنوي للاحترافية! 

الخاتمة

أعلم أننا نتحدث في هذا المقال عن التقييم السنوي للموظفين، ولكن أود تذكيرك بأن التقييم السنوي الفعّال لا يكتمل في يومٍ وليلة، بل يتطلب متابعةً مستمرةً ومنتظمة على مدار العام. لذلك، لا تتجاهل تدوين ملحوظاتك وتعليقاتك بصورةٍ يومية أو أسبوعية. 

استعن أيضاً بملحوظات الزملاء والمديرين المباشرين للموظف الذي يجري تقييمه؛ لأنهم يمتلكون عادةً معلومات مفصلة حول نقاط قوته وضعفه. وإن كان يتعامل أحد موظفيك مع العملاء مباشرةً، فقد يفيدك التواصل مع العملاء للاطلاع على آرائهم حول تجربة التواصل. 

أما إن كان تقييمك لأحد الموظفين شديد السلبية، يمكنك الاطلاع على خطواتٍ عملية تساعدك على التعامل مع الموظفين دون المستوى من خلال هذا المقال. وفي النهاية، تذكر ما أَوصى به خبير الأعمال كين بلانشارد Ken Blanchard، إذ قال: «ساعد الناس على تحقيق إمكاناتهم الكاملة، وأَشد بهم حينما يقومون بفعلٍ حسن».