الأداء الوظيفي: السبيل للجمع بين مصالح المنشأة وتطوير المهارات الفردية

في بيئة العمل التنافسية، يدرك مختصو الموارد البشرية وأصحاب العمل أن النجاح لا يُقاس فقط بمستوى الإنتاج أو الأرقام بل بكيفية أداء الموظفين واندماجهم مع أهداف المؤسسة، إذ يعكس الأداء الوظيفي قدرة المنظمة على توجيه مواردها البشرية بفعالية وتحفيز موظفيها لتحقيق الأهداف المشتركة، ويُعدّ تقييم الأداء الوظيفي وإدارته ركيزة أساسية لتمييز الكفاءات وتطويرها، فهو يساعد على فهم مواطن القوة وفرص التحسين لدى الأفراد ما يتيح وضع خطط تدريبية وتطويرية تناسب متطلبات العمل وتساهم في رفع الكفاءة المؤسسية.

نناقش في السطور التالية:

• ما هو مفهوم الأداء الوظيفي؟
• ما المقصود بتقييم الأداء الوظيفي؟
• ما هو تعريف إدارة الأداء الوظيفي؟
• أهمية الأداء الوظيفي للشركات والمنظمات
• العوامل المؤثرة على الأداء الوظيفي
• خطوات تقييم الأداء الوظيفي

ما هو مفهوم الأداء الوظيفي؟

الأداء الوظيفي هو مجموعة السلوكيات والنتائج التي يُظهرها الموظف أثناء تأديته لمهامه ومسؤولياته داخل المنظمة، فهو مقياس لنجاح الفرد في أداء المسؤوليات الموكلة إليه وفق معايير محددة مسبقاً، لكنه يتجاوز مجرد إنجاز هذه المهام ليشمل عناصر الأداء الوظيفي التالية:

• الفاعلية: يشير الأداء الوظيفي إلى مدى قدرة الموظف على تحقيق الأهداف المحددة في إطار زمني معين، وتعني فاعلية الأداء أن الموظف لا ينجز العمل فحسب، بل يفعل ذلك بطريقة تُحقق النتائج المرجوة وفق الإطار الزمني المحدد.
• الكفاءة: يتعلق الأداء الوظيفي بكيفية استخدام الموارد لتحقيق الأهداف، أي إنجاز العمل بأقل تكلفة ممكنة، سواء من ناحية الوقت أو الجهد.
• الجودة: يتطلب الأداء الجيد الحفاظ على الجودة العالية للعمل المنجز، وتتعلق هذه الجودة بالدقة والاهتمام بالتفاصيل، ما ينعكس إيجابًا على المنتج النهائي أو الخدمة المقدمة.
• التكيّف: يشمل الأداء الوظيفي أيضاً قدرة الموظف على التكيف مع التغيرات في بيئة العمل، مثل التغييرات في السياسات أو التكنولوجيا، إضافة إلى المرونة في التعامل مع التحديات الجديدة.
• الموقف والسلوك: يؤثر الموقف والسلوك الشخصي للموظف على أداء الفرد في العمل، مثل الإيجابية والالتزام والتعاون والتفاعل الإيجابي مع الزملاء والعملاء.
• الطريقة: تعكس الطريقة التي يعتمدها الموظف في تنفيذ الأنشطة والواجبات الموكلة إليه مستوى فهمه وإتقانه للمهام الوظيفية، فكلما كانت الطريقة مبنية على خطط واضحة وتنظيم محكم ومهارات عالية، زادت جودة الأداء وفعاليته.
• الابتكار: قدرة الموظف على تقديم حلول جديدة وغير تقليدية للتحديات التي تواجهه، سواء في تحسين العمليات وتطوير أساليب العمل أو اقتراح أفكار إبداعية ترتقي بالخدمات والمنتجات تخلق قيمة مضافة تعزز تنافسية المؤسسة في سوق العمل.
• النجاح في تحقيق الأهداف: يعدّ تحقيق الأهداف العامل الأهم في قياس الأداء الوظيفي، إذ يوضح مدى نجاح الموظف في الوصول إلى النتائج المرجوة وفقاً لتوقعات الإدارة، وتأثير هذا الإنجاز على المنظمة بأكملها.

ما المقصود بتقييم الأداء الوظيفي؟

تقييم الأداء الوظيفي هو عملية منهجية ومستمرة تهدف إلى قياس أداء الموظفين في سياق تحقيق أهداف المنظمة، ويُعنَى هذا التقييم بتحديد مستوى نجاح الموظف في تأدية المهام والمسؤوليات المحددة وفقاً لمعايير تم إعدادها مسبقاً، عادةً ما يكون تقييم الأداء دورياً ويجريه المشرف المباشر أو فريق الموارد البشرية، ويشمل التقييم مقارنة الأداء الفعلي بالأهداف الموضوعة، وتقديم تغذية راجعة مستمرة لتحديد نقاط القوة وفرص التحسين، واتخاذ القرارات وتحديد الاحتياجات التدريبية بناءً على النتائج.

ما هو تعريف إدارة الأداء الوظيفي؟

إدارة الأداء الوظيفي تمثل إستراتيجية شاملة تجمع بين كل من الأداء الوظيفي وتقييم الأداء بهدف تحسين وتطوير أداء الموظفين على المدى الطويل، وتشمل إدارة الأداء تحديد الأهداف الواضحة وتقديم الدعم المستمر للعاملين، إضافة إلى تقديم التغذية الراجعة بانتظام، وتسعى المنظمة من خلال هذه العملية إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية على المستوى الفردي والمؤسسي عبر تطبيق خطة تطوير شاملة تركز على تحسين المهارات وتلبية احتياجات العمل والتكامل بين الأهداف التنظيمية وأداء الموظفين.

ما أهمية التفريق بين المفاهيم الثلاثة السابقة؟

يُشكل فهم الفروق الدقيقة بين الأداء الوظيفي وتقييم الأداء وإدارة الأداء الوظيفي ركيزة أساسية لنجاح أي منظمة، فرغم أن المصطلحات مترابطة، إلا أن لكل منها دلالاته ووظائفه المحددة، وتتركز الفروق بين المفاهيم السابقة في:

1. طبيعة كل مفهوم

الأداء الوظيفي هو جوهر العملية، وهو ما يُنجزه الموظف فعليًا من مهام ومسؤوليات، ويتمثل في النتائج الملموسة والمحققة سواء كانت كمية مثل عدد الوحدات المنتجة أو نوعية مثل جودة العمل المنجز، بينما تقييم الأداء هو عملية منهجية ودورية لقياس الأداء الوظيفي للموظف ومقارنته بالمعايير المحددة مسبقاً بالاعتماد على جمع البيانات من مصادر مختلفة، مثل الملاحظات المباشرة وتقارير الأداء الذاتية ومراجعات الأقران، وفي المقابل فإن إدارة الأداء الوظيفي هي عملية شاملة ومتكاملة ومستمرة تتجاوز مجرد تقييم الأداء لتشمل جميع الجوانب المتعلقة بتحسين الأداء الوظيفي للموظفين بدءًا من تحديد الأهداف والمسؤوليات وصولاً إلى توفير التدريب والدعم اللازم لتحقيق هذه الأهداف

2. الاتجاه الزمني

يركز الأداء الوظيفي على الإنتاج الحالي للعمل، بينما يركز تقييم الأداء على الماضي إذ يقيم الإنجازات السابقة، أما إدارة الأداء فهي مزيج من تقييم الماضي والتوجه نحو المستقبل مع التركيز على التحسين المستمر والتنمية المستقبلية

3. الهدف من كل مفهوم

يوفر فهم الأداء الوظيفي للمنظمة رؤية واضحة حول مهارات الموظفين وكفاءاتهم ومدى ملائمة قدراتهم لمتطلبات العمل اليومي، بينما يساهم تقييم الموظف في اتخاذ قرارات تتعلق بالترقيات والمكافآت والتدريب، وفي المقابل تساعد إدارة الأداء على تحسين الإنتاجية والكفاءة المؤسسية وتضمن تطور الموظفين باستمرار بما يتناسب مع احتياجات المنظمة.

أهمية الأداء الوظيفي للشركات والمنظمات

يساعد الأداء الوظيفي في دفع المنشآت والشركات نحو تحقيق النمو والاستدامة ويمنحها فوائد متعددة تنعكس إيجاباً على قدرتها في بلوغ أهدافها، وتتلخص أهمية الأداء الوظيفي في النقاط التالية:

بناء رؤية إستراتيجية واضحة

يتيح تقييم الأداء للإدارة اتخاذ إجراءات وقائية وتحديد مسار واضح نحو تحقيق الأهداف عبر إعادة توزيع المهام وتقديم برامج تدريبية إضافية، كما يساهم قياس الأداء وإدارته في تحديد أهداف أكثر واقعية وقابلية للتحقيق، ويوفر أساساً لتطوير خطط عمل فعّالة تعتمد على الأداء الفعلي للموظفين.

تعزيز اتخاذ القرارات المستنيرة

يساعد جمع وتحليل بيانات الأداء على تحديد نقاط القوة والضعف في المنظمة، ما يعد أساساً لاتخاذ قرارات ذكية ودقيقة قائمة على حقائق ملموسة، ما يرفع مستوى الكفاءة العامة ويعزز القدرة على اتخاذ قرارات تدعم الأهداف الإستراتيجية للمنشأة.

تحقيق الأهداف الإستراتيجية

يوجه الأداء الوظيفي جهود الموظفين نحو تنفيذ الخطط طويلة الأمد التي وضعتها الإدارة، إذ يربط بين أهداف الموظفين الفردية وأهداف الشركة الشاملة، ما يسهم في خلق تماسك وتنسيق بين مختلف مستويات العمل، ويتيح للإدارة متابعة مدى التقدم نحو تحقيق هذه الأهداف.

رفع القدرة التنافسية

يساعد تطبيق معايير تقييم الأداء على تطوير مهارات العاملين وتحديد الاحتياجات التدريبية التي تمكّنهم من مواكبة التطورات في السوق، إضافة إلى تحسين الابتكار وتطوير العمليات الداخلية، ما يجعل الشركة أكثر قدرة على التكيف مع التغيرات السوقية ويمنحها ميزة تنافسية مستدامة.

توضيح الأدوار والمسؤوليات وزيادة الثقة

يسهم الأداء الوظيفي في توضيح الأدوار والمسؤوليات عبر تحديد المهام المتوقعة من كل موظف بوضوح، ما يقلل من التداخلات ويعزز العمل المنظم، كما أن إدراك الموظفين حدود مسؤولياتهم وأهدافهم يمنحهم الثقة والاستقلالية في أداء مهامهم ويحفزهم على الالتزام بأداء أعلى. 

تعزيز مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم

يساعد الإشراك الفعال للموظفين في وضع معايير الأداء الوظيفي على الشعور بأنهم جزء أساسي من نجاح الشركة ويزيد من الرضا والانتماء، كما أن تقدير جهودهم يعزز ولاءهم ويشجعهم على البقاء لفترات أطول داخل المؤسسة.

رفع مستوى رضا العملاء وزيادة ولائهم

ينعكس الأداء الوظيفي إيجاباً على جودة المنتجات والخدمات وتلبية توقعات السوق، ما يعزز من رضا العملاء الحاليين وولائهم ويزيد احتمالية جذب عملاء جدد.

دعم خطط التدريب وإدارة المواهب بفعالية

تُعد إدارة الأداء أداة فعالة في الكشف عن الفجوات المعرفية التي تحتاج إلى تطوير، ما يسمح بتصميم خطط تدريبية تتناسب مع احتياجات الموظفين وتركز على تعزيز نقاط القوة في الأداء الوظيفي وتحسين نقاط الضعف.

تحفيز الابتكار والإبداع

يشجع ربط العلاوة بالأداء الوظيفي على خلق بيئة محفزة للإبداع، فيسعى العاملون لتقديم أفكار جديدة ومبتكرة لعلمهم بأن التقدير مبني على الأداء الجيد، وأن مقياس الأداء الوظيفي عادل وواضح وشفاف.

تشجيع التفاعل والتغذية الراجعة

توفر إدارة الأداء الوظيفي قنوات فعالة للتواصل المستمر بين الإدارة والموظفين، ما يُتيح للعاملين فرصة إبداء آرائهم وتقديم ملاحظاتهم حول الأداء وبيئة العمل، ويمنح الإدارة رؤىً قيّمةً لتحسين مستوى الإنتاجية والتحفيز وتحقيق التميز في الأداء الوظيفي.

العوامل المؤثرة على الأداء الوظيفي

يتأثر الأداء الوظيفي بعوامل متنوعة تشمل الظروف الفردية والجماعية والبيئة التنظيمية، ما يعكس أهمية دراسة هذه العوامل لفهم كيفية تحقيق التطوير المستدام للأداء داخل المؤسسات، ومن أبرز هذه العوامل:

الحافز وعلاقته بالأداء الوظيفي

تؤثر الحوافز بصورة مباشرة على الأداء الوظيفي، إذ تُعدّ الحوافز المادية مثل المكافآت والعلاوات عاملاً مهماً لحث الموظفين على الأداء المتميز وتحقيق أهداف الشركة، بينما تعزز الحوافز المعنوية مثل التقدير والترقيات من رضا الموظفين وشعورهم بالانتماء، ويؤدي الجمع بين الحوافز المادية والمعنوية إلى بناء بيئة عمل داعمة ترفع من كفاءة الأداء والإنتاجية، وتؤكد دراسات تقييم أثر الحوافز على مستوى الأداء الوظيفي أن ربط العلاوة بالأداء الوظيفي يعزز من التزام الموظف ويحفزه على تحسين أدائه.

الرضا الوظيفي

يؤثر الرضا الوظيفي على جوانب مختلفة من الحياة المهنية للموظفين، وينعكس هذا التأثير عميقاً على الأداء، إذ يدفع العاملين لبذل المزيد من الجهد للمساهمة في نجاح الشركة، كما يخفض معدلات دورانهم أو تركهم للعمل، إضافة لأثره على الأداء المتعلق بخدمات العملاء وتعزيز صورة الشركة، إذ أشارت دراسة أجراها مركز لندن بريميير عن أثر الرضا الوظيفي على أداء العاملين إلى ميل الموظفين ذوي الرضا العالي لتقديم خدمة أفضل تزيد من رضا العملاء، علاوةً على أنهم يتحولون إلى سفراء للعلامة التجارية وينقلون انطباعات إيجابية عنها تسهم في تعزيز سمعتها في السوق.

جودة الحياة الوظيفية وأثرها على مستوى الأداء الوظيفي للعاملين

توضح دراسة نشرت في موقع Frontiers أن التوازن بين العمل والحياة يعزز من الرضا الوظيفي ويؤثر إيجاباً على التزام الموظفين تجاه العمل، ما يقلل من التوتر والضغط النفسي ويزيد من قدرة الموظفين على التأقلم مع متطلبات العمل ويؤدي بالنتيجة إلى تحسين الأداء الوظيفي.

أثر إدارة الموارد البشرية على الأداء الوظيفي 

تسهم إدارة الموارد البشرية في رفع كفاءة الأداء من خلال تنفيذ إستراتيجيات التوظيف والتدريب والتطوير التي تتناسب مع أهداف الشركة والمهام الموكلة للعاملين، إضافة إلى إدارة التقييم الدوري العادل وتوجيه الموظفين لتحسين أدائهم وفتح فرص النمو الوظيفي لهم.

الثقافة التنظيمية وبيئة العمل

يساهم نشر ثقافة عمل إيجابية تُشجع على التعاون والابتكار والمسؤولية في دفع العاملين لتحسين أدائهم الوظيفي، أما الثقافة السلبية التي تتسم بالبيروقراطية والروتين وعدم الثقة فتُعيق الأداء وتُقلل من الرضا الوظيفي.

وقد أظهرت دراسة لجامعة إدارة الأعمال في تايبيه تايوان أن الثقافة التنظيمية التي تدعم التواصل المفتوح والمرونة في العمل تزيد من الأداء العام للفريق، بينما أظهرت دراسة أخرى أن الثقافة التنظيمية الصحيحة تعمل على تحسين انخراط الموظفين في العمل وزيادة إنتاجيتهم بنسبة تصل إلى 21%.

إضافة لذلك تعمل بيئة العمل المريحة والمرتبة على خلق جو من التركيز يزيد من الكفاءة ويقلل من التوتر والإجهاد وينعكس إيجابًا على الأداء، وبصورة عامة فإن الشركات التي تراعي بيئة العمل وأثرها على الأداء الوظيفي حصلت باستمرار على تقييم أداء وظيفي مرتفع لموظفيها.

أثر ضغوط العمل على الأداء الوظيفي

تبرز ضغوط العمل وعلاقتها بالأداء الوظيفي من خلال دورها في تقليل القدرة على التركيز وزيادة معدلات الخطأ والتسبب في انخفاض الرضا الوظيفي، وقد تؤدي الضغوط المستمرة أحياناً إلى الاحتراق الوظيفي أو الاستقالة.

أخلاقيات المهنة ودورها في الأداء الوظيفي

يشجع تعزيز قيم النزاهة والمصداقية على الالتزام بالمعايير المهنية في مختلف المجالات، من جهة أخرى، يؤدي الإخلال بأخلاقيات المهنة إلى تدهور الأداء الوظيفي لفقدان الثقة بين الزملاء أو العملاء. 

 وأشارت دراسة أجراها موقع  Sparks Group إلى أن الالتزام بأخلاقيات العمل له تأثيرات كبيرة على أداء الموظف وتقدمه المهني، إذ يساعد على بناء سمعة طيبة ويعزز الفرص القيادية، كما أكدت الدراسة على أن الأخلاقيات تساعد في بناء علاقات طويلة الأمد مع الزملاء والمديرين ما يساهم في تطور الوظيفة والترقي في العمل

التمكين الإداري وعلاقته بالأداء الوظيفي

يُسهم منح الموظفين الصلاحيات والمسؤوليات لاتخاذ القرارات المتعلقة بمهامهم في تعزيز ثقتهم بأنفسهم وزيادة حماسهم في أداء عملهم ورغبتهم في الابتكار والمساهمة في تحسين الأداء المؤسسي، وهو ما يقودنا أيضاً لأهمية الإبداع الإداري وأثره على الأداء الوظيفي.

أثر التدريب على الأداء الوظيفي

أظهرت الدراسات أن البرامج التدريبية تؤدي إلى تحسين الأداء الوظيفي من خلال تعزيز الإنتاجية وتحسين جودة العمل، ففي دراسة أجريت على المدارس الخاصة تبين أن التدريب ساهم بصورة واضحة في تحسين الأداء الوظيفي وزيادة الإنتاجية بنسبة كبيرة إذ أن الموظفين الذين شاركوا في برامج تدريبية تمكنوا من أداء مهامهم بفاعلية أكبر أدت إلى تحسين أداء المنظمة، كما أشارت دراسة أخرى على القطاع المصرفي أن أثر التدريب لا يقتصر على تحسين المهارات الفنية فقط، بل يشمل أيضاً المهارات الشخصية مثل التواصل وحل المشكلات، وتم رصد تحسينات كبيرة في الأداء بناءً على مؤشرات قياس الأداء الوظيفي مثل الإنتاجية والكفاءة ورضا العملاء​.

دور القيادة في الأداء الوظيفي

يشجع القادة أصحاب الرؤية الواضحة الموظفين على تقديم أفضل ما لديهم، فيستمعون لاحتياجاتهم ويخلقون بيئة عمل محفزة تدعم نموهم وتطوير مهاراتهم، خاصةً عندما يقدر القائد مساهمات العاملين ويقدم التغذية الراجعة البناءة بانتظام، علاوة على ذلك، يلعب التدوير الوظيفي وعلاقته بأداء العاملين دوراً داعماً للقيادة إذ يوفر للموظفين فرصة لاكتساب مهارات جديدة وتطوير خبرات متعددة تبعد عنهم الملل وتزيد من حافزهم للعمل.

خطوات تقييم الأداء الوظيفي

تتكون عملية تقييم الأداء الوظيفي من عدة مراحل مترابطة تهدف إلى تحقيق أهداف التقييم، بدءاً من وضع معايير تقييم عادلة وصولاً إلى قياس أداء الموظفين واتخاذ القرارات بناءً على النتائج، ويمكن تلخيص هذه المراحل في النقاط التالية:

1. وضع معايير الأداء

معايير الأداء الوظيفي هي مقاييس محددة وواضحة تبين السلوكيات والنتائج المتوقعة من كل موظف لتحديد مدى نجاحه في أداء مهامه، ويمكن تصنيف معايير الأداء وفق عدة أنواع مثل:

معايير كمية تتعلق بنتائج أداء العمل

تركز هذه المعايير على المخرجات التي يحققها الموظف بعد أداء عمله، وتعد من أكثر الطرق موضوعية لتقييم الأداء لأنها تستند إلى نتائج قابلة للقياس، مثل كميات الإنتاج أو أرقام المبيعات أو معدلات الخطأ، ورغم ذلك تواجه هذه المعايير تحديات بسبب ارتباطها بفترة زمنية معينة قد لا تعكس دائماً الأداء الحقيقي خاصةً إذا كانت هناك عوامل أخرى مؤثرة مثل الإدارة وظروف السوق والمخاطر العرضية.

معايير نوعية متعلقة بالسلوك

تركز معايير السلوك على الأسلوب الذي يتبعه الموظف في التعامل مع زملائه وعملائه، ومدى التزامه واهتمامه بالتفاصيل والعمل بروح الفريق، ورغم صعوبة تقييم السلوك بموضوعية، إلا أنه من الممكن قياس بعض السلوكيات من خلال الاستبيانات والتقييمات التي يشارك بها المشرفون والزملاء، وغالباً ما تُقدم المؤسسات تدريبات خاصة لتحسين تواصل الموظفين وتعزيز مهاراتهم الاجتماعية في بداية مسيرتهم المهنية، ما يسهم في رفع قدرتهم على الأداء السلوكي المناسب.

معايير نوعية متعلقة بالشخصية

تشمل المعايير الشخصية صفات مثل الثقة بالنفس والابتكار والذكاء والحماسة والولاء للمنظمة، وهي صفات تساعد الموظف على النجاح، لكن تقييمها يعد صعباً سواء لعدم القدرة على قياسها بدقة خاصة مع الاختلاف في تعريفها وتفسيرها، إضافة لتحدي التأكد من أن الموظف يستخدم هذه الصفات بطريقة تدعم أهداف المؤسسة.

الشروط و الضوابط الواجب توافرها في تصميم معايير الأداء

تستخدم المؤسسات عادةً مزيجاً من المعايير للوصول إلى فهم شامل لأداء الموظفين وتحديد أمثلة على نقاط القوة والضعف في الأداء الوظيفي، ومن أبرز مع الشروط والضوابط التي يجب مراعاتها في محددات الأداء الوظيفي:

• الارتباط بأهداف المنظمة: تسند معايير الأداء إلى الأهداف التنظيمية للشركة، إذ يتيح هذا الترابط للموظفين فهم كيفية مساهمتهم في تحقيق نجاح المنظمة، ويساعد الإدارة على توجيه الموظفين وتحديد الأولويات، على سبيل المثال، إذا كان الهدف هو زيادة رضا العملاء، فيمكن لمعايير الأداء أن تشمل مؤشرات مثل جودة الخدمة ورضا العملاء.
  
  
• الموضوعية: يجب أن تكون معايير الأداء قادرة على قياس أداء الموظف بعيداً عن أي عوامل خارجية قد تؤثر على التقييم مثل التأثيرات الشخصية أو التحيزات الفردية، مع التركيز على مخرجات العمل الفعلية واستخدام مؤشرات كمية واضحة مثل عدد المهام المنجزة أو جودة الإنتاج​.
  
  
• الصدق: ضرورة أن تعكس المقاييس المهارات المطلوبة بدقة،ويتم ذلك عب رتحليل المهام المرتبطة بالوظيفة وتحديد العوامل التي تمثل الأداء الفعلي للموظف.
  
  
• الثبات: قدرة المقياس على إعطاء نتائج متسقة في أوقات مختلفة أو من قِبل مُقيمين مختلفين، ويضمن الثبات أن تقييم الأداء ليس عرضة للتغيرات المزاجية أو الوقتية، ما يسهم في توفير تقييم عادل وموثوق على المدى الطويل​.
  
  
• الدقة: يقصد بالدقة أن يكون المعيار قادراً على التمييز بوضوح بين مستويات الأداء المختلفة خاصة في الحالات التي تكون فيها الكفاءات متقاربة بين الموظفين.
  
  
• سهولة الاستخدام: يجب أن يكون معيار الأداء سهل الاستخدام ولا يستهلك وقتاً طويلاً أو جهداً كبيراً من المقيمين لضمان الحصول على بيانات تقييم مستمرة ودقيقة تزيد من الثقة في نظام تقييم الأداء ونتائجه​.

2. نقل توقعات الأداء للعاملين

يتم في هذه المرحلة الاتصال بالعاملين وتوفير فهم واضح لهم حول ما هو متوقع منهم والمعايير التي سيتم تقييم إنجازهم على أساسها، ولا بدّ للتواصل أن يكون باتجاهين، يبدأ المدير أولاً بنقل التوقعات إلى الموظفين ويناقشها معهم، ثم يفتح المجال أمامهم لتقديم تغذية عكسية تتعلق بأي جوانب غير واضحة، وتشير الأبحاث إلى أن توفير تغذية عكسية بناءً على معايير واضحة يمكن أن يؤدي إلى تحسين كبير في الأداء وزيادة الالتزام الوظيفي لدى الموظفين، لهذا السبب، يجب أن يكون هذا النوع من التواصل مستمراً وفعالاً وجزءاً من ثقافة الأداء داخل المنظمة​. 

بصورة عامة تتم هذه المرحلة وفق المسار التالي:

• التواصل الفعال: عقد اجتماعات فردية أو جماعية مع الموظفين لشرح الأهداف وتوقعات الأداء مع استخدام لغة بسيطة وواضحة لتجنب أي لبس أو سوء فهم وتوفير الفرصة للموظفين لطرح الأسئلة والاستفسارات وتقديم الاقتراحات.
• توضيح المعايير: تحديد المعايير التي ستستخدم لتقييم الأداء وتقديم أمثلة عملية توضح المؤشرات المطلوبة.
• توفير الموارد اللازمة: التأكد من توفر الموارد المادية اللازمة لتحقيق الأهداف، وتوفير الدعم والتوجيه اللازمين سواء من المديرين أو الزملاء.
• الحصول على التزام الموظف: تشجيع الموظفين على المشاركة في وضع أهدافهم الخاصة والمساهمة في عملية تحديد المعايير، وغالباً ما يتم توقيع ميثاق الأداء الوظيفي الذي يعد وثيقة رسمية تُعنى بتحديد الأهداف والمسؤوليات ومعايير الأداء المتوقعة بالتعاون بين الموظف ومديره المباشر بهدف توجيه الأداء بما يتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة، ويشمل الميثاق وصفاً دقيقاً للأهداف والمهام الوظيفية، بالإضافة إلى الجدارات المطلوبة لتنفيذ المهام بفعالية. 

3. قياس الأداء الوظيفي

جمع وتحليل المعلومات حول الأداء الفعلي للموظفين باستخدام طرق متنوعة لضمان دقة وموضوعية التقييم، وتتعدد أساليب جمع البيانات الخاصة بأداء الأفراد مثل:

• الملاحظة: تتيح الملاحظة المباشرة متابعة الموظف أثناء قيامه بالمهام اليومية، ما يمكّن المقيم من الاطلاع على أسلوبه في العمل وتفاعله مع زملائه، وتعد هذه الطريقة مفيدة خاصة في الوظائف التي تتطلب مهارات تواصل وتفاعل.
• التقارير الإحصائية: تعد التقارير الإحصائية ذات أهمية خاصة عند الحاجة لبيانات كمية تعبر عن الأداء مثل عدد المهام المنجزة أو المبيعات المحققة، وتوفر هذه التقارير معلومات دقيقة وسهلة القياس تسمح بالمقارنة الموضوعية بين أداء الأفراد.
• التقارير الشفوية والمكتوبة: تساهم التقارير الشفوية والمكتوبة في توفير معلومات تتعلق بالجوانب النوعية للأداء، مثل جودة الخدمة ومهارات حل المشكلات، بينما تعطي التقارير الشفوية تواصلاً مباشراً يوفر تغذية راجعة بنّاءة تساعد الموظف على تحسين أدائه وتطوير قدراته، وتعد التقارير المكتوبة مرجعاً موضوعياً وثابتاً يُمكن الرجوع إليه لاحقاً.
• التقارير الذاتية: يُطلب من الموظف تقديم تقرير يوضح إنجازاته وتحدياته، ما يتيح فهماً أكبر لجوانب الأداء من وجهة نظر الموظف نفسه.
• تقييم الزملاء والمرؤوسين: يمكن جمع آراء الزملاء أو المرؤوسين حول أداء الموظف لتقديم صورة شاملة عن أدائه من زوايا مختلفة وتعزيز موضوعية التقييم.

4. مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المتوقع

تقييم نتائج الموظف مقارنةً بالتوقعات والمعايير التي وضعتها الإدارة مسبقاً، ما يتيح قياس التباين أو التطابق بين ما هو منشود وما تم إنجازه فعلياً، وتشمل عملية المقارنة:

• تحديد الفجوات: من خلال مقارنة الأداء الفعلي بالأهداف الموضوعة، يمكن بسهولة ملاحظة الفجوات وتحديد المجالات التي تتطلب تطويراً أو تحسيناً، ما يساعد في تعزيز مواطن القوة ومعالجة نقاط الضعف.
• التقييم الموضوعي للأداء: تقييم الأداء هنا يكون بناءً على نتائج فعلية ومدعومة بالبيانات ما يعزز الشفافية في التقييم ويمنع التحيز.
• التغذية الراجعة الفعّالة: تتيح النتائج تقديم تغذية راجعة دقيقة وموجهة للموظف حول أدائه على أن تكون قائمة على معطيات واضحة تسهم في بناء بيئة عمل داعمة وهادفة نحو التحسين.

خطوات المقارنة

1. تنظيم البيانات وتصنيفها: بعد جمع البيانات يجب تنظيمها بطريقة تسهّل المقارنة والتحليل، لذا تصنف البيانات وفق النوع كمية ونوعية أو الجوانب المختلفة للأداء مثل الكفاءة والجودة والالتزام.
   
   
2. تحليل البيانات الكمية: تتضمن هذه الخطوة تقييم البيانات القابلة للقياس، مثل عدد المهام المنجزة أو الإنتاجية الكلية، ويمكن استخدام تقنيات إحصائية مثل المتوسطات والانحراف المعياري للوقوف على الأداء المتوسط وفهم توزيع الأداء بين الموظفين وتمييز الأفراد ذوي الأداء المرتفع أو المتدني.
   
   
3. تحليل البيانات النوعية: يتم في هذه المرحلة مراجعة الجوانب التي لا يمكن قياسها بسهولة مثل جودة العمل والالتزام بالقيم المؤسسية عبر تحليل التقارير المكتوبة والملاحظات الشفوية التي توفر رؤى حول سلوك الموظف وجودة الأداء، ما يُعزز من الشمولية في التقييمات ويساعد في رسم صورة كاملة عن أداء الموظف.
   
   
4. مقارنة الأداء مع المعايير والأهداف المحددة: مقارنة الأداء الفعلي للموظف بالمعايير المحددة في بداية فترة التقييم، لفهم مدى تحقيق الأهداف ومعرفة نقاط القوة والضعف في أداء الموظف، وهو ما يوفر تغذية راجعة دقيقة يمكن استخدامها لتحسين الأداء.
   
   
5. تحديد الأنماط والتوجهات: يمكن أن يظهر التحليل المستمر للبيانات أنماطاً متكررة أو توجهات في أداء الموظفين، على سبيل المثال، يمكن ملاحظة زيادة في الإنتاجية في فترة معينة من العام أو تراجع في الأداء في بعض الأوقات ما قد يرتبط بعوامل بيئية أو شخصية، وتساعد هذه الأنماط في توجيه سياسات العمل وتحديد التدخلات المناسبة لدعم الموظفين.
   
   
6. تحليل العوامل المؤثرة في الأداء: لا يمكن تجاهل العوامل التي تؤثر على أداء الموظفين، مثل ظروف العمل ومستوى التحفيز أو التحديات الخارجية، لذا يمكن من خلال التحليل الاستعانة بتقارير الأداء لتحديد هذه العوامل وتحديد ما إذا كانت ترتبط ارتباطاً مباشراً بمستويات الأداء.  

5. مناقشة نتائج التقييم مع الأفراد العاملين

لضمان تحسين الأداء يحتاج الموظفون إلى معرفة كيفية أدائهم الحالي ما يجعل مناقشة نتائج التقييم معهم خطوة ضرورية فيتم فتح حوار بنّاء بين الموظف ومديره حول أدائه، ما يساهم في زيادة الوعي بأوجه القوة والضعف، ووضع خطط تطوير مستقبلية. ويقترح الخبراء ثلاث إستراتيجيات أساسية في النقاش:

• أبلغ وأقنع: يعتمد هذا الأسلوب على تقديم كل من النقاط الإيجابية والسلبية للموظف، مع دعم المشرف لهذه التقييمات بالأدلة بهدف إقناع الموظف بقبول التقييم ودفعه نحو الالتزام بتحسين أدائه.
• أبلغ وأنصت: تشبه هذه الإستراتيجية الأسلوب الأول، لكنها تركز على استماع المشرف لردود فعل الموظف دون محاولة التأكيد على صحة التقييم، ما يتيح للموظف التعبير عن رأيه ويعزز شعوره بالمشاركة.
• حل المشكلات: تُعد الإستراتيجية الأفضل إذ تركز على توضيح نقاط القوة والضعف مع التركيز على التعاون للوصول إلى حلول للتحديات بدلاً من التركيز على العيوب فقط ما يخلق بيئة داعمة للتحسين والتطوير.

6. الطريقة الأمثل لمناقشة الموظف بنتائج التقييم

تعد مناقشة نتائج التقييم مع الموظفين مرحلة حاسمة في عملية التقييم، فمن خلالها يمكن تحويل التقييم من مجرد عملية تقويم إلى أداة قوية لتطوير الموظفين والمنظمة، ويمكن ذلك عبر الخطوات التالية:

• تهيئة الجو المناسب: يجب أن يكون الجو هادئاً ومريحاً، بعيداً عن أي ضغوط.
• البدء بالإيجابيات: يفضل البدء بتسليط الضوء على الجوانب الإيجابية في أداء الموظف، ثم الانتقال إلى الجوانب التي تحتاج إلى تحسين.
• الاستماع الفعال: يجب على المدير أن يستمع بانتباه إلى ما يقوله الموظف، وأن يعطيه الفرصة للتعبير عن رأيه.
• تقديم تغذية راجعة بنّاءة: يجب أن تكون التغذية الراجعة محددة وواضحة، وتركز على السلوكيات وليس على الشخص.
• وضع خطة تطوير: وضع خطة تطوير مشتركة بين الموظف ومديره تحدد الأهداف التي يسعى الموظف لتحقيقها والخطوات اللازمة للوصول إليها.
• متابعة التقدم: متابعة التقدم المحرز في تنفيذ خطة التطوير دورياً للتأكد من فعالية التوجيه.

7. اتخاذ القرارات والإجراءات التصحيحية

يتم في هذه الخطوة تحويل نتائج التقييم إلى قرارات عملية تؤثر على التطور المهني للموظفين، وتتمثل أهمية هذه المرحلة في كونها:

• تضمن أن جميع الموظفين يتلقون معاملة عادلة بناءً على أدائهم الفعلي.
• تتيح تحديد نقاط الضعف والعمل على معالجتها لتعزيز الأداء الفردي والجماعي.
• تساعد في تحديد احتياجات التدريب والتطوير لكل موظف بما يتماشى مع أهداف المنظمة.
• تحفز الموظفين على العمل بجدية أكبر وزيادة مستوى التزامهم بالمهام الموكلة إليهم عبر المكافآت المادية والمعنوية.

أنواع القرارات المتخذة

• الترقيات: تُعد من أبرز القرارات التحفيزية التي تُتخذ لصالح الموظفين المميزين، إذ تعكس تقدير المنظمة لإنجازاتهم، وثقتها بهم للتقدم في مناصب قيادية أعلى.
• المكافآت: يمكن أن تكون مالية أو عينية لتكريم الأداء الجيد وتشجيع الموظفين على الاستمرار في العطاء.
• التدريب والتطوير: توجيه الموظفين نحو برامج تدريبية تناسب نقاط القوة والضعف التي أظهرتها نتائج التقييم لتعزيز مهاراتهم وتطوير إمكانياتهم ورفع كفاءة أدائهم.
• تحويل المهام أو التدوير الوظيفي: تحويل بعض الموظفين إلى مهام جديدة تتوافق مع إمكاناتهم بهدف زيادة التنوع وتعزيز الاستفادة من مهاراتهم.
• الإجراءات التأديبية: في حالات الأداء الضعيف أو المخالفات، يتم اتخاذ إجراءات تأديبية مثل إصدار إنذارات رسمية أو تقليص مزايا معينة أو حتى إنهاء الخدمة للحفاظ على مستوى الانضباط وضمان تطبيق المعايير المحددة.

8. توثيق عملية التقييم

تسجيل جميع مراحل العملية بدءاً من تحديد الأهداف إلى تقرير الأداء الوظيفي انتهاءً بالقرارات المتخذة وكيفية تطوير الأداء الوظيفي للعامل، ويتم هذا التسجيل في ملف خاص بكل موظف يسمى ملف الأداء الوظيفي الذي يجب أن يكون سريًا لا يمكن الوصول إليه إلا من الأشخاص المخولين.

ويضمن التوثيق أن عملية التقييم كانت عادلة وشفافة، وأن القرارات التي اتخذت مبنية على أدلة واضحة، ويمكن الرجوع إلى ملف الأداء في أي وقت سواء للبت في مسائل تتعلق بالترقيات أو المكافآت أو الإجراءات التأديبية أو عند النزاعات القانونية، كما يساعد الملف على تتبع تطور أداء الموظف وتحديد المجالات التي يحتاج فيها إلى المزيد من الدعم.

في الختام، يعدّ الأداء الوظيفي بوابة مختصي الموارد البشرية وأصحاب الأعمال لتعزيز الكفاءة وتطوير القدرات المؤسسية عبر إدارة الأداء وتقييمه بطرق موضوعية ومنهجية، ويدعم الاستثمار في تقييم الأداء وصياغة خطط تطوير مخصصة نمو المؤسسة ويعزز خلق بيئة عمل محفزة ومنتجة تساعد على جذب المواهب وضمان تميز المؤسسة واستمراريتها.