أبرز 7 مشكلات في تقييم الأداء وكيف يساعدك جسر في حلها؟

يهدف تقييم الأداء في إدارة الموارد البشرية إلى قياس كفاءة الموظفين ومدى تحقيقهم للأهداف المحددة، لكن غالباً ما تعاني النظم التقليدية لتقييم الأداء من العديد من القيود التي تؤثر على كفاءتها ودقتها، ويبرز في هذا السياق الحاجة الملحة لأتمتة هذه العملية لتعزيز الشفافية وتوفير الوقت والجهد خاصة مع توفر نظم مميزة تقدم حلولاً شاملة تجمع بين المرونة في إعداد التقييمات ودقة تحليل الأداء، ومن أهمها نظام جسر لإدارة الموارد البشرية النظام الأمثل في المملكة.

نتناول في السطور القادمة:

• مشكلات تقييم الأداء التقليدي
• 5 ميزات يمكنك الاستفادة منها في خاصية تقييم الأداء من جسر

بدايةً، لنتحدث عن مشاكل عملية قياس وتقييم الأداء..

مشكلات تقييم الأداء التقليدي

تُعد نظم تقييم الأداء التقليدية أداة أساسية لإدارة الموارد البشرية، ولكنها تواجه العديد من التحديات التي تعيق فعاليتها في تحقيق الأهداف المرجوة، إذ تعتمد هذه الأنظمة على إجراءات يدوية تفتقر إلى الكفاءة والدقة، ما يؤدي إلى إشكالات تؤثر على كل من الموظفين والإدارة، ومن أبرز هذه المشكلات:

1. تحديد المسؤولين عن التقييم

يُعد تحديد المسؤولين عن تقييم الأداء تحدياً في نظم التقييم التقليدية، ورغم أنه غالباً ما يُعهد بهذه المهمة إلى المدير المباشر، إلاّ أن هناك العديد من التحديات، مثل:

• اختلاف السياسات بين الإدارات: تتبنى كل إدارة سياسات وإجراءات مختلفة تغير من التسلسل الإداري بين المنشآت، وبالتالي يختلف المدير المباشر تبعاً للهيكل التنظيمي لكل منشأة، ما يسبب إرباكاً في اختيار المسؤول عن التقييم.
• تعدد المسؤولين عن التقييم: في بعض الحالات، قد يتطلب تقييم الأداء مشاركة أكثر من مسؤول، خاصة في المهام التي تتداخل بين أقسام متعددة، هذا التعدد قد يؤدي إلى تضارب في الآراء وصعوبة في الوصول إلى تقييم نهائي دقيق، ما يتطلب تخصيص تقييمات أداء مستقلة لكل موظف، الأمر الذي يمكن أن يكون مرهقاً ويستهلك وقتاً وجهداً كبيرين.

2. صعوبة تحديد المواعيد المناسبة لكل إدارة

تُجرى التقييمات التقليدية عادةً مرة واحدة في السنة، لكن ذلك قد يخلق إشكالات في تحديد مواعيد دورية مناسبة لكل إدارة، بسبب:

• اختلاف الأهداف بين الإدارات: تتباين الأهداف وطبيعة العمل بين الإدارات، ما يجعل من الصعب تطبيق مواعيد تقييم موحدة تتناسب مع جميع الأقسام.
• نقص التغذية الراجعة المستمرة: إجراء التقييمات مرة واحدة سنوياً يحد من فرص تقديم ملاحظات مستمرة للموظفين، ما يؤثر سلباً على تطويرهم المهني.
• وجود فجوة زمنية بين الأداء والتقييم: الفترة الطويلة بين الأداء والتقييم تقلل من فعالية الملاحظات المقدمة، فقد ينسى الموظفون التفاصيل الدقيقة لأدائهم السابق، ما يجعل من الصعب تطبيق التوجيهات بصورة فعّالة.
• فقدان فرص التوجيه الفوري: التأخير في تقديم الملاحظات يحرم الموظفين من التوجيه الفوري الذي يمكن أن يساعدهم في تحسين أدائهم في الوقت المناسب، ما يعيق بناء ثقافة تعليمية تدعم التطوير المستمر.

3. صعوبة تخصيص نماذج التقييم

تُعاني نظم التقييم التقليدية من قيود في تخصيص النماذج، ما يؤدي إلى تحديات كبيرة، مثل:

• عدم ملاءمة النماذج لطبيعة العمل: غالباً ما تعتمد هذه الأنظمة على قوالب موحدة تُستخدم لجميع الموظفين بغض النظر عن اختلاف طبيعة وظائفهم، ما يؤدي إلى عدم دقة التقييم.
• قلة المرونة: يتطلب تعديل نماذج التقييم التقليدية لتناسب احتياجات الإدارات المختلفة وقتاً وجهداً كبيرين، ما يزيد من الأعباء ويؤخر من التقييم.

4. مشكلات الصلاحيات والمقيمين

تُسبب نظم التقييم التقليدية إرباكاً في تحديد الصلاحيات والمسؤوليات، ومن أبرز هذه التحديات:

• التداخل: غياب وضوح الأدوار بين المكلفين بالتقييم يؤدي إلى تضارب الآراء وصعوبة الوصول إلى تقييم متوازن.
• عدم تدريب المقيمين: كثيراً ما يفتقر المقيّمون في النظم التقليدية إلى التدريب الكافي، ما يؤثر على جودة التقييم وموضوعيته.
• تحيّز التقييم: قد يؤدي غياب معايير تقييم محددة إلى تحيّز في القرارات بناءً على آراء شخصية أو علاقات عمل غير موضوعية.

5. مشكلات إرسال واستلام التقييمات

تعتمد النظم التقليدية على عمليات يدوية لتبادل التقييمات، ما يؤدي إلى:

• تأخير العملية: تأخر في إرسال النماذج واستلامها من الموظفين والمديرين، ما يؤخر النتائج النهائية.
• فقدان الوثائق: يمكن أن يؤدي استخدام النماذج الورقية إلى فقدان أو تلف الوثائق ويعقد عملية المتابعة.
• التواصل غير الفعّال: قد يؤدي نقص التواصل الفعّال بين الأطراف المشاركة في التقييم إلى سوء فهم التوقعات أو الأهداف ما يؤثر على عملية التقييم بأكملها.

6. صعوبة جمع المعلومات من التقييمات

إحدى أكبر التحديات في النظم التقليدية هي جمع وتحليل البيانات، وتتصف الطرق التقليدية في جمع بيانات تقييم الأداء وتحليلها بأنها:

• عملية مرهقة: تجميع البيانات يدوياً من التقييمات الورقية أو الملفات المتفرقة يتطلب جهداً كبيرًا ووقتاً طويلاً وعدداً من المتفرغين للعملية.
• عدم دقة البيانات: تؤدي الأخطاء في إدخال البيانات أو جمعها أو عدم اكتمال النماذج إلى نتائج غير دقيقة ومشوبة بالأخطاء.
• صعوبة التحليل: غياب أدوات التحليل الفعالة يجعل ترجمة البيانات إلى معلومات ورؤى واضحة عملية معقدة وبطيئة.

7. قيود إعداد التقارير

تعاني النظم التقليدية من محدودية في إعداد التقارير الشاملة، ما يسبب العديد من التحديات التي تؤثر سلباً على اتخاذ القرارات الإستراتيجية، مثل:

• نقص الشفافية: يمنع غياب تقارير دقيقة وشاملة الإدارة من تقييم الأداء بموضوعية، ما يؤدي إلى ضعف الثقة في عملية التقييم وعدم وضوح الرؤية حول أداء الموظفين.
• عدم القدرة على المقارنة: تتسبب صعوبة مقارنة أداء الموظفين أو الإدارات بغموض في تحديد الاتجاهات أو الفروق بين مجموعات العمل، ما يؤثر على القرارات المتخذة.
• عدم التوافق مع إستراتيجيات التطوير: تصعّب تقارير الأداء المحدودة على المديرين وضع خطط تطوير تتماشى مع أهداف المؤسسة طويلة الأجل، خاصة مع فقدان البيانات اللازمة لتحديد الأولويات وتوجيه الموارد بصورة صحيحة.
• زيادة الوقت والجهد: يتطلب إعداد التقارير اليدوية وقتاً كبيراً وموارد إضافية، ما يقلل من كفاءة النظام ويؤثر على سرعة تنفيذ خطط التطوير المؤسسي.

 5 ميزات يمكنك الاستفادة منها في خاصية تقييم الأداء من جسر

تمتاز عملية تقييم الأداء في جسر بكونها عملية تشاركية يتشارك فيها المُقيّم والمدير المباشر وأصحاب الصلاحيات نتائج التقييم، كما أنها ترتبط مع العديد من الميزات الأخرى مثل ملف تقييم الموظف والمكافآت وتقارير الأداء العامة، إضافة طبعاً لكونها مؤتمتة بالكامل بدون ورق ولا ملفات، وبدون سلسلة طويلة من الإجراءات التقليدية، ونقدّم لك في السطور القادمة 5 من أبرز الخصائص والميزات التي يقدمها جسر في تقييم الأداء لتستفيد منها في عملك:

1. مرونة في إعداد وتخصيص نماذج التقييم

يتيح نظام جسر تصميم نماذج تقييم الأداء بطريقة تناسب الاحتياجات الفريدة لكل منشأة، ما يجمع بين سهولة الاستخدام والدقة والملائمة مع مختلف أنواع الشركات.

إنشاء نماذج تقييم مخصصة

تختلف المؤسسات في أهدافها وأولوياتها، لذا يتيح النظام تصميم نماذج تقييم فريدة تتناسب مع هذه الاختلافات، فيمكن إنشاء نماذج لتقييم الموظفين خلال فترات التجربة أو فترة العقد الذي يرتبط به مع المنشأة أو التقييم الدوري وتحديد مواعيده ودوراته سواء سنوية أو نصف سنوية أو ربعية.

كما يوفر النظام خيارات متعددة مثل إعداد النماذج لفترات زمنية محددة، وتخصيص النماذج وفق اللغة ما يجعلها مرنة لجميع الثقافات والبيئات العملية.

إضافة معايير تقييم دقيقة ومحددة

يُمكّن جسر مسؤولي الموارد البشرية من إدخال معايير متعددة تشمل العديد الجوانب الحيوية الضرورية للتقييم مثل جودة العمل والالتزام بالمواعيد ومهارات التواصل والمبادرة، وغيرها من المعايير التي تناسب طبيعة العمل ومتطلبات الوظيفة وتجعل التقييم أكثر دقة وموضوعية كونها ذات صلة مباشرة بطبيعة عمل كل إدارة أو فريق.

فيمكن على سبيل المثال لقسم المبيعات إعداد نموذج يركز على تحقيق الأهداف، بينما يركز قسم العمليات على معايير مثل الالتزام بالإجراءات.

تخصيص مستويات الأداء

يتيح النظام تحديد عدة مستويات أداء وتسمية كل مستوى بوصف واضح يحدد التوقعات المطلوبة من الموظف، كما يمكن تخصيص كل مستوى باستخدام نسب مئوية توضح الأداء، وتوفر مزيداً من السهولة في إعداد المستويات وزيادة الشفافية والعدالة.

وتقدم ميزة إعداد وتخصيص قوائم التقييم العديد من الفوائد مثل:

• تعديل المعايير أو حذف غير الضروري منها لتناسب كل إدارة أو قسم
• تحديد أوزان نسبية لكل معيار لتحقيق النزاهة والعدالة
• إعادة استخدام القوالب القابلة للتخصيص والاحتفاظ، ما يوفر الوقت والجهد عند إعداد تقييمات مستقبلية
• ضمان تطابق التقييم مع أهداف المؤسسة

2. إمكانات متنوعة لتعديل الصلاحيات

يمكن لنظام جسر تحديد أدوار واضحة للمشاركين في عملية التقييم مثل مدير الأداء والمراجع الأساسي، ما يضمن التناسق والمساءلة في جميع مراحل عملية التقييم.

توزيع الأدوار والصلاحيات

يتيح النظام إمكانية توزيع أدوار وصلاحيات إدارة الأداء بين مختلف المستويات الإدارية لضمان كفاءة العملية، وتشمل الأدوار:

• مشرف نظام الأداء: يتمتع بصلاحيات شاملة مثل إدارة البيانات والنماذج والقوالب والمراجعين، إضافة إلى تصدير التقارير وإعادة التقييم.
• القائم بالتقييم: يُعيّن لتقييم الموظفين، ويمكن أن يكون مدير القسم أو الفرع بدلاً من المدير المباشر.

إدارة الأدوار الافتراضية والمخصصة

يمكن لمشرف النظام عرض نماذج التقييم ونتائج الموظفين وإنشاء وتعديل النماذج والقوالب، كما يتيح النظام لمدير الفريق عرض أداء الموظفين على مستوى الفريق أو الفرد، وتعديل الصلاحيات مثل استعمال القوالب وفق الحاجة، كما يمكن تخصيص الصلاحيات بمرونة لتلبية احتياجات كل دور، مثل عرض أداء الموظفين أو إدارة النماذج.

استقلالية الأدوار بين الشركات 

يضمن نظام تقييم الأداء من جسر استقلالية الصلاحيات بين الشركات الفرعية بحيث تُدار كل شركة بصلاحيات مخصصة وفق احتياجاتها وبما يتناسب مع الهيكل التنظيمي الخاص بها.

وتتيح ميزات الصلاحيات وتحديد الأدوار تحقيق الفوائد التالية:

• تعزيز التناسق والمساءلة ما يضمن تنفيذ عملية التقييم بانسجام ومسؤولية.
• توزيع المهام بين المستويات الإدارية المختلفة لضمان كفاءة العملية وسلاستها.
• إدارة شاملة للأداء تمنح مشرف نظام الأداء صلاحيات شاملة، وتسمح للقائم بالتقييم بتقييم الموظفين مباشرة.
• تلبية احتياجات كل قسم أو مستوى إداري عبر منح مديري الفرق صلاحية متابعة أداء الفرق أو الأفراد وتعديل النماذج والقوالب.
• الملائمة مع حاجة الشركات الفرعية من خلال تخصيص الصلاحيات بما يتناسب مع الهيكل التنظيمي لكل شركة.

قد يفيدك الاطّلاع أيضاً على: 7 نصائح لتجنّب التحيّز في تقييم الموظفين.

3. إدارة عملية التقييم بسهولة وفعالية

يُسهّل النظام إدارة عملية التقييم من خلال أدوات متكاملة تدعم الشفافية والدقة، مع ضمان النزاهة في النتائج، ومنها:

إدارة مرنة لعملية التقييم

يتيح النظام للمشرفين إدارة النماذج بسهولة، مثل إضافة الموظفين أو حذف مجموعات ومعايير، لكن لضمان النزاهة لا يمكن تعديل معايير النماذج النشطة التي تم استخدامها للتقييم.

إرسال واستلام التقييمات بآلية فعّالة

يتم إرسال إشعارات للموظفين عند إضافتهم للتقييم وعند اكتماله، كما يمكن للمشرفين طلب إعادة التقييم عند الحاجة، ويمكن للموظفين الاعتراض على التقييم وفق مسار العمل المؤتمت.

إدارة التقييمات المتكررة بفعالية

يظهر التقييم الأخير فقط في ملف الموظف، مع الاحتفاظ بسجلات التقييمات السابقة للرجوع إليها عند الحاجة، ما يعزز استمرارية العملية. 

إتمام التقييم ونشر النتائج

بعد اكتمال التقييم، يمكن نشر النتائج للموظفين مع إرسال إشعارات عبر البريد الإلكتروني، ويوفر النظام إمكانية إضافة ملاحظات توضيحية لدعم التقييم وتعزيز الشفافية.

وتقدم أدوات إدارة عملية التقييم ميّزات فعالة تسمح بتحقيق:

• التواصل الفوري والفعّال بين المشرفين والموظفين، ما يسهل معالجة أي ملاحظات أو اعتراضات بسرعة وباحترافية.
• تتبع الخبراء لتقدم الموظفين باستمرار، كما تساعد المديرين على اتخاذ قرارات مدروسة تتعلق بالتدريب أو الترقية.
• تقديم تغذية راجعة دقيقة وشفافة للموظفين لتعزيز قدرتهم على تحسين أدائهم بناءً على توصيات واضحة.

4. تصميم تقييم الأداء بناء على مدة العقود

تقدم منصة جسر ميزة تقييم الأداء بناءً على مدة العقود، ما يسمح للشركات بتخصيص عمليات التقييم وفقاً لتواريخ انتهاء أو تجديد عقود الموظفين.

التوسع في مدد العقود المتاحة

يمكن الآن إضافة موظفين ذوي عقود تصل مدتها إلى 7 سنوات في نماذج تقييم فترة العقد، ما يتماشى مع تحديثات أنواع العقود على النظام.

آلية عمل نماذج فترة العقد 

عند اختيار نموذج فترة العقد فإن الموظفين المؤهلين للتقييم هم الذين تنتهي عقودهم خلال السنة التقويمية الحالية فقط، بغض النظر عن مدة العقد، وبالتالي يتم تقييم الموظف قبل انتهاء مدة عقده لضمان اتخاذ الإجراءات الصحيحة بناء على التقييم وقبل انتهاء العقد أو تجديده.

تقييم الموظفين ذوي العقود غير محددة المدة 

يمكن تضمين هؤلاء الموظفين في نماذج التقييم، حيث يتم تقييمهم سنوياً بناءً على تاريخ بدء العقد.

تأثير تغييرات العقود على نماذج التقييم

إذا تم تعديل عقد الموظف، فسيتم تحديث فترة التقييم في النموذج، مع ظهور ملاحظة تشير إلى ذلك، أما إذا أصبحت تواريخ العقد غير متوافقة مع التواريخ المحددة مسبقاً، فستتغير حالة الموظف إلى غير مؤهل مع تنبيه المستخدم بذلك.

بالإضافة إلى ذلك، يتم إرسال بريد إلكتروني إلى منشئ النموذج والمستخدمين ذوي الصلاحيات لإخطارهم بالتغييرات.

وتسمح هذه الميزة الفريدة من جسر بتحقيق الفوائد التالية:

• مواءمة عمليات التقييم مع تواريخ انتهاء العقود، ما يضمن تقييم الأداء في الأوقات المناسبة.
• تسهيل متابعة العقود وتحديثاتها، ما يُعزّز من دقة التقييمات وملاءمتها للواقع.
• توفر بيانات دقيقة حول أداء الموظفين بناءً على مدة عقودهم لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التجديد أو الترقية.
• تقلل من الجهد اليدوي في متابعة تواريخ العقود والتقييمات المرتبطة بها، ما يُعزّز من كفاءة العمليات الإدارية.

5. تقارير تحليلية شاملة

يقدّم نظام جسر خاصية تقرير عام للأداء وهي أداة شاملة تمكن فرق الموارد البشرية والمشرفين من تحليل وتقييم أداء الموظفين بدقة، وتحليل التقييمات على مستوى الفرد أو الفريق لتحسين الأداء المؤسسي، وصممت ميزة تقارير الأداء التحليلية في نظام جسر لتكون سهلة الاستخدام وشاملة، إذ تقدم الخصائص التالية:

• ملخص شامل للأداء: يتضمن معلومات شاملة مثل تفاصيل الموظف، والتقييم العام خلال فترة زمنية محددة، وتقسيمات الأداء وفق كل نموذج تقييم، بما في ذلك المجموعات والملاحظات العامة والمقترحات.
• مرونة التخصيص: يمكن تحديد البيانات المدرجة في التقرير بناءً على نوع النماذج المطلوبة والفترة الزمنية المراد تحليلها، كما يمكن البحث في التقرير باستخدام معايير مثل اسم الموظف ورقم الهوية أو رقم الإقامة.
• إمكانية التصدير: يتم تصدير التقارير إلى ملفات Excel، ما يسهل تحليل البيانات ومشاركتها.
• تجميع كافة التقييمات: يجمع التقرير كافة تقييمات الموظف في ملف واحد لتوفير صورة شاملة وواضحة.
• تحليل الاتجاهات التاريخية: يُمكن مقارنة الأداء على مدى فترات زمنية مختلفة لتحديد التحسينات أو التحديات.
• مقارنة بين الفرق: يمكن إنشاء تقارير تقارن أداء الفرق أو الأقسام المختلفة داخل المؤسسة.
• ربط الأهداف بالتقارير: إمكانية ربط تقييمات الأداء مع الأهداف المحددة مسبقاً لكل موظف أو فريق، لتحديد مدى تحقيقها.

استخدام هذه الميزة يمنح المستخدمين القدرة على تحسين الإدارة واتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة ومُفصلة، ومن أهم فوائدها أيضاً:

• تُمكن الفرق من اتخاذ قرارات مستندة إلى بيانات حول أداء الموظفين.
• يقدم رؤية واضحة حول أداء كل موظف أو فريق، بما يشمل نقاط القوة والضعف.
• بفضل واجهة النظام المرنة وخيارات البحث، يمكن الوصول بسرعة إلى تفاصيل التقييم لأي موظف.
• مشاركة النتائج مع الإدارة والموظفين ما يعزز من الشفافية ويحفز التطوير المستمر.
• دمج تقارير الأداء مع ملفات الموظفين الشخصية ما يسهل تتبع تقدم الموظف بمرور الوقت. 
• تحليل الاتجاهات بمرور الوقت، سواء على مستوى الأداء الفردي أو المؤسسي، ما يُمكّن المديرين من تحديد الأنماط المتكررة واتخاذ قرارات استباقية.

ختاماً، تُظهر المشكلات المرتبطة بتقييم الأداء التقليدي أن النظم اليدوية لم تعد قادرة على تلبية احتياجات المؤسسات الحديثة، وأن الأتمتة ليست مجرد خيار إضافي، بل أصبحت ضرورة لتجاوز التحديات وتحقيق أهداف الموارد البشرية بكفاءة وشفافية، ومن خلال اعتماد نظم مؤتمتة مثل نظام جسر لإدارة الموارد البشرية، يمكن للمؤسسات تحقيق نقلة نوعية في إدارة الأداء، ما ينعكس إيجاباً على تطور المؤسسة وتعزيز بيئتها التنافسية.