طالما حظي دور الموارد البشرية بنظرة تقليدية تراه دورًا إداريًا غير مبتكر يتكون أساسًا من إدارة الهيكل التنظيمي للشركة واتخاذ قرارات التوظيف المعقدة، لكن مع ظهور برامج الموارد البشرية المختلفة وتطور الذكاء الاصطناعي تغير الحال! فما هي أهم تطبيقات التحول الرقمي في الموارد البشرية السعودية التي غيرت ملامح المهنة؟
ستقرأ في السطور التالية:
تأثيرات التحول الرقمي على إدارة الموارد البشرية في السعودية
قلّلت التكنولوجيا من العمل اليدوي وأتمتت المهام الإدارية وأدخلت تغييرات جذرية كنتيجة للرقمنة تركت تأثيرات هامة في إدارة الموارد البشرية، منها:
التأثيرات على التوظيف
قبل التحول الرقمي كان على الباحثين عن وظيفة البحث في الصحف للعثور على وظائف جديدة، وكان على مسؤول التوظيف استعراض أكوام من طلبات التقدم لتحديد المرشح المناسب، أما الآن فيستخدم 60% من الباحثين عن عمل مواقع البحث عن الوظائف عبر الإنترنت والشبكات الاجتماعية للعثور على الوظائف الشاغرة.
من ناحيته أصبح مسؤول التوظيف مطلعًا على قاعدة بيانات عريضة للمتقدمين بحيث يستطيع الاختيار بسهولة وكفاءة، إذ أثبت مسحٌ أن أكثر من مليوني شركة مدرجة في الشبكات المهنية مثل لينكد إن، وما يقرب من 90% من مسؤولي التوظيف يستخدمون هذه المنصات على أساس يومي.
من جهة أخرى أصبح إجراء الجولة الأولى من المقابلات عبر مؤتمرات الفيديو على زووم وغيره أمرًا شائعًا، ما يعني زيادة سرعة عملية التوظيف. للاستزادة ننصحك بقراءة مقال كيف سيكون مستقبل نظم إدارة الموارد البشرية HRMS خلال السنوات القريبة القادمة.
التأثيرات على الإدارة
تتعدد مهام إدارة الموارد البشرية اليومية، ما بين التعيين والتسريح وإدارة شئون الموظفين وتقييم الأداء وتسجيل الحضور والانصراف وفحص طلبات الإجازة والإجابة عن استفسارات العاملين والتعامل مع مخاوفهم وما إلى ذلك، أدى ذلك بالضرورة إلى ثقل العبء الملقى على عاتقها الذي يستنزف الكثير من الوقت والجهد.
أما الآن في ظل التحول الرقمي فقد أصبحت التطبيقات والبرامج سهلة الاستخدام تؤدي العديد من المهام نيابة عن موظف الموارد البشرية، ما يعني عملًا أكثر فعالية وتخصيص جهد ووقت أكبر للأنشطة الإبداعية والإستراتيجية.
7 تطبيقات للتحول الرقمي في الموارد البشرية
كيف يبدو التحول الرقمي للموارد البشرية من الناحية العملية؟ فيما يلي أمثلة تطبيقية:
1. الخدمة الذاتية للموظفين
وفقًا لمعهد ماكينزي للأبحاث يقضي الموظف في المعتاد ما يقرب من يوم عمل كامل في البحث عن معلومات داخلية في الشركة أو التواصل مع الزملاء الذين يمكنهم المساعدة في مهام محددة، على سبيل المثال: كم عدد أيام الإجازة الخاصة بي؟ كيف يمكنني الحصول على سجل الحضور والانصراف الخاص بي عن الفترة الماضية؟ مع من أتواصل من أجل طلب إجازة مرضية؟ كل هذه الأسئلة وغيرها كفيلة بإلهاء فريق الموارد البشرية عن المهام الأكثر أولوية.
في التحول الرقمي للموارد البشرية يمكن الحصول على كل هذه الإجابات عن طريق بوابة معلومات نظام إدارة الموارد البشرية بطريقة سهلة وسريعة ومرنة، تتضمن هذه الأنظمة ملفًا شخصيًّا لكلّ موظف يتضمن معلومات عن تفاصيل الراتب وتقييم الأداء والأهداف، بالإضافة إلى أحدث أخبار الشركة وسياسات مكان العمل والشواغر الوظيفية الجديدة وتحديثات قاعدة المعرفة بالإضافة إلى فُرص التدريب المتاحة.
2. أنظمة تتبع المتقدمين
يُسفر إعلان التوظيف الواحد عمّا يصل إلى 88% من المرشحين غير المؤهلين، ويستغرق فحص السير الذاتية وحده حوالي 23 ساعة في المتوسط للوظيفة الواحدة، توضح هذه الأرقام أهمية أنظمة تتبع المتقدمين، ففي السوق التنافسي الحالي حيث يتنقل الموظفون الأكفاء من شركة إلى أخرى برشاقة، من المؤسف أن تفقد الشركة مُرشّحًا جيّدًا للوظيفة لأنه غاب وسط عشرات السير الذاتية التي يتم فحصها يدويا.
تستخدم أنظمة تتبع المتقدمين معايير تصفية تم تعيينها مسبقا من قبل مسؤول التوظيف استنادًا إلى الكلمات المفتاحية والمهارات وسنوات الخبرة والمؤهل الدراسي وغيره، لترشيح وإزالة المرشحين غير المؤهلين من الطلبات قبل أن تصل لمسؤول التوظيف ليفحصها، تنشر هذه الأنظمة أيضا إعلانات التوظيف على منصات متعددة وتجري فحص ما قبل المقابلة وتُجدوِل المقابلات، كما أنها تجمع البيانات وتعرض تقارير حتى تتمكن من متابعة كل مرشح خلال عملية التوظيف بالإضافة إلى مساعدة الموارد البشرية في تقييم مدى نجاح عمليات التوظيف في المجمل.
3. إعداد التقارير
تشهد الأعمال اليوم ثورة في البيانات على أكثر من صعيد، ليس جمع بيانات العملاء فقط بل بيانات الموظفين أيضا، فكلما زادت معرفة الشركة بمدى إنتاجية الموظفين وما يمكن عمله لصقل مهاراتهم وتحسين أدائهم زاد عائد الاستثمار من تعيينهم. وفي ظل التحول الرقمي للموارد البشرية، يمكن بنقرة زر فقط الحصول على تقرير مفصل عن إجمالي الرواتب وتكاليف الموظفين ومواعيد الحضور والانصراف ومختلف التفاصيل عن القوى العاملة الخاصة بها، كل هذه المعلومات تُقدَّم في تحليل مفصل مدعم بالإحصائيات والبيانات الدقيقة.
4. إدارة الأداء
تتطلب إدارة الأداء بالطريقة التقليدية الجمع اليدوي ومراجعة نماذج التقييم وهو ما يهدر جهود الموارد البشرية، بينما تعني أتمتة هذه العملية الورقية تعزيز الإنتاجية وتحقيق نتائج أفضل، على سبيل المثال بالإمكان إطلاع الموظفين بسهولة على الأهداف المطلوبِ تحقيقُها وتتبع الإنجازات بدقة في نظام إدارة الأداء، مع إبلاغهم بالإخطارات والتذكيرات لإكمال المعالم الهامة لدورة الأداء.
من المتوقع أنه عندما تتوفر البيانات بسهولة ووضوح أمام المدراء حول أداء الموظفين، سيصبحون أكثر قدرة على تحديد احتياجات التدريب واكتشاف مواضع التعثر في سير العمل، كما أن المكافآت والعلاوات ستُمنح لمن يستحقها ما يعني إدارة أداء أكثر كفاءة وتحفيزًا.
5. مسير الرواتب
التحول الرقمي لمسير الرواتب هو أحد أبرز تطبيقات التحول الرقمي للموارد البشرية، ببساطة لأنه يحتاج إلى جهد مشترك مع أكثر من جهة مثل الحضور والانصراف والتأمينات الاجتماعية والبنوك، لذلك يمثل مسير الرواتب السحابي حلًا مثاليًا لمعالجة الرواتب في أقل وقت ممكن وبأعلى دقة.
يجمع برنامج مسير الرواتب مختلف البيانات المطلوبة لحساب الراتب بدقة بما في ذلك عدد أيام وساعات العمل وطلب السلفة وساعات العمل الإضافية، ثم يعالجها ويصدرها مباشرة إلى طرق الدفع المعتمدة لدى الشركة وهي البنوك، بتدقيق كامل وأقل معامل خطأ، كما أنه يخزن بيانات مسيرات الرواتب عن الشهور السابقة ليسهل الوصول إليها عند الحاجة.
6. الحضور والانصراف
تحتاج أكوام بيانات الحضور والانصراف التي تتراكم في نهاية كل شهر إلى طريقة دقيقة وسريعة لمعالجتها وتخزينها، لذلك يمثل نظام الحضور والانصراف فرصة ذهبية لحل مشكلة صعوبة معالجة البيانات واحتمالات الخطأ أو الاحتيال التي تحدث. ويُعنى نظام الحضور والانصراف بتسجيل وقت حضور الموظف وانصرافه بدقة بأكثر من طريقة، مثل البطاقات الذكية والبصمة والعمل عن بعد، مع تسهيل وصول الموظف لمعلوماته الخاصة عبر الإنترنت دون أي لبس فيما يتعلق بمواعيد الحضور أو مسير الرواتب.
يتكامل نظام الحضور والانصراف مع جدول الدوامات ومسير الرواتب ومختلف نظم العمل سواء في المكتب أو عن بعد وساعات العمل المرنة، بحيث ينتج سجلات دقيقة للغاية دون أي جهد يدوي من إدارة الموارد البشرية.
7. الطلبات والموافقات
يستغرق كتابة وتقديم الطلب ثم دراسته والموافقة عليه وقتًا وجهدًا من الموظف مقدم الطلب والمسئول الذي يتلقاه على حدّ سواء، ذلك إلى جانب ما تسفر عنه الطلبات من الكثير من الأوراق والتوقيعات. من أمثلة الطلبات التي يكتظ بها مكتب الموارد البشرية خاصة مع نمو عدد موظفي الشركة: طلب الإجازة وطلب الاستقالة، وطلب العهدة وطلب السلفة، وطلب مستعجل وغيرها من أنواع الطلبات.
يحل التحول الرقمي للموارد البشرية تكدس الطلبات وطول الوقت المستغرق للموافقة عليها، إذ يوفر نظاما متسلسلا لتقديم الطلب يتضمن المسؤول المختص بالموافقة على هذا النوع من الطلب بالإضافة إلى سلسلة الموافقات التي يحتاجها والإجراءات المطلوبة للموافقة عليه. في ظل اعتماد التحول الرقمي تقنية التخزين السحابية، بإمكان المسؤول المخول بالموافقة على الطلب الاطلاع عليه والبت في أمره من أي مكان وفي أي وقت ما دام متصلا بالإنترنت.
أما الآن إن أردت الاستفادة من جميع تطبيقات التحول الرقمي للموارد البشرية، فيمكنك ذلك من خلال جسر وهو نظام واحد يجمع لك كل ما تحتاج إليه في إدارة مهام الموارد البشرية وينجز عنك أصعب المهام بضغة زر. اطلب عرضًا توضيحيًا مجانيًا الآن!
.jpg?width=580&height=688&name=643988e81cacf7121a1399a3_Group%202676%20(1).jpg)
