دليل سياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة

سياسة الحضور والانصراف للموظفين قد تكون إحدى أهم السياسات التي يتم العمل عليها في أي بيئة شركة، وتعتمد عليها الرواتب والأجور وساعات العمل الإضافي المُعوضة. يندرج تحت سياسات الحضور والانصراف سياسة الحضور والانصراف في الأجواء الطارئة أو الصعبة يساعد الشركة على التنبؤ بكل ما يترتب على تأخر الموظفين أو تغيبهم في ظل الظروف الطارئة. وما هي القواعد الأساسية التي تحكم الدوام والعمل في ظل هذه الظروف. في هذا المقال سنتناول هذا النوع من السياسات وسنتطرق لأهميتها وتطبيقاتها وكيف تناولها نظام العمل السعودي.

محتويات المقال:

• ما المقصود بسياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة؟
• ما أهمية سياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة؟
• كيف تعد سياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة؟
• نظام العمل السعودي في الظروف الطارئة 
• نصائح لتنفيذ سياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة بفاعلية
• كيف يساعدك جسر على تطبيق سياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة؟

ما المقصود بسياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة؟

هي سياسة تحدد إجراءات الحضور والانصراف للموظفين خلال ظروف طارئة، مثل:

• الأحوال الجوية السيئة كالأمطار الشديدة والسيول، والثلوج.
• الكوارث الطبيعية مثل الفيضانات والعواصف الترابية.
• الظروف الصحية الطارئة كالأوبئة والتهديدات الأمنية.

وتشمل أيضًا قواعد للتعامل مع انقطاع الكهرباء، ومشاكل الإمدادات، وغيرها من الظروف الطارئة.

ما أهمية سياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة؟

تعطي سياسة الحضور والانصراف الفرصة للشركة لإثبات أنها تهتم وتلتزم بسلامة الموظفين، وكلما زادت المرونة في هذا الجانب كلما انعكس ذلك على رضا الموظفين وثقتهم باهتمام الإدارة. أيضاً، تساعد سياسة الحضور والانصراف للموظفين في تجنب سوء الفهم وتأثر العمل بضبابية الأوضاع وعدم وجود مرجع للمديرين في الحالات الطارئة تستند عليه قراراتهم. تعطي هذه السياسة أيضاً للشركة فرصة التنبؤ بقرارات الموظفين واختياراتهم وتفضيلاتهم في حال الظروف والأجواء الطارئة.

كيف تعد سياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة؟

قرر طريقة العمل في ظل الأجواء الطارئة

من أهم النقاط التي يجب تحديدها عند إعداد سياسة حضور وانصراف للموظفين هو أن تكون تكون سياسة العمل واضحة بخصوص العمل في ظل الظروف الطارئة. فمثلاً قد تكون السياسة أن يتحول العمل لنظام العمل عن بعد في حال الظروف السيئة وصعوبة الوصول لمقر العمل. أو قد تعتمد الشركة على القرارات الحكومية في تعليق الدراسة لإقرار العمل عن بعد.

حدد قواعد التأخر والخروج المبكر في حالات الأجواء الطارئة 

يجب أن تتضمن هذه السياسة القواعد المتعلقة بالحضور على الوقت ومدى الإعفاءات المقدمة في حال التحديات والظروف والأجواء الطارئة. يمكنك مثلاً وضع قاعدة الإعفاء عن ساعات التأخير في الحضور الناتجة عن الظروف المناخية. أو السماح بالخروج المبكر في هذه الحالات.

نظّم ما يتعلق بالتعويض وأيام العمل المدفوعة والإجازات التطوعية

بحيث لا يواجه الموظفون أي مشاكل أو يوجهون أي  عدم فهم فيما يخص الدفع والرواتب. ما يختصر الوقت والجهد على إدارة الموارد البشرية والإدارة المالية. حدد الخصومات، والإضافات التي ستُُحسب على الموظفين خلال الأيام التي يواجهون فيها الظروف المذكورة والمحددة في سياسة الحضور والانصراف للموظفين. 

نظام العمل السعودي في الظروف الطارئة 

أكدت وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، أنه يحق لصاحب العمل بالقطاع الخاص تحويل العاملين للعمل عن بعد أو عدم تكليفهم بالحضور لمقرات العمل، إذا قدّر أن في ذلك مخاطر على سلامتهم، بسبب ظروف الطقس. وقالت الوزارة إنه يمكن لصاحب العمل تعويض ساعات التأخير أو الغياب في أوقات أخرى بالاتفاق مع العامل.

إصابات العمل

نصت المادة السابعة والعشرون من نظام التأمينات الاجتماعية على مايلي:

تعد إصابة عمل كل حادث يقع للمشترك أثناء العمل أو يقع له بسبب العمل. كما يعد في حكم ذلك أيضا كل حادث يقع للمشترك أثناء طريقه من مسكنه إلى محل عمله وبالعكس، أو أثناء طريقه من محل عمله إلى المكان الذي يتناول فيه عادة طعامه أو تأدية صلاته وبالعكس وتعد بذات الوصف الحوادث التي تحدث أثناء تنقلات المشترك التي يقوم بها بقصد أداء مهمة كلفه بها صاحب العمل.

بما أن إصابات العمل التي يشملها التعويض في نظام التأمينات الاجتماعية يشمل الحوادث التي تقع للعامل في طريقه من العمل وإليه، والحوادث التي قد تنتج عن تأديته لعمله أو ذهابه لتناول الطعام أو أداء الصلاة أثناء وقت العمل، فترتفع هذه الاحتمالية في حالات الطقس السيء وإجبار الموظفين على الخروج للعمل فيه وعدم منحهم المرونة التي يحتاجونها للعمل في هذه الظروف. 

نصائح لتنفيذ سياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة بفاعلية

الاتصال والتواصل

يجب على الشركة توفير وسائل فعالة للتواصل مع الموظفين أثناء الظروف الطارئة. يمكن استخدام تطبيقات الرسائل الفورية أو البريد الإلكتروني لنشر المعلومات الهامة بشكل سريع وفعال. كما يفضل إعداد خطة اتصال طارئة للتأكد من وصول المعلومات بشكل صحيح وفوري.

التدريب والتوعية

بتوفير التدريب المناسب للموظفين حول كيفية التعامل مع الأوضاع الطارئة وسياسة الحضور والانصراف خلالها. يساعد التوعية في تحقيق فهم أفضل للإجراءات والتدابير المتخذة، فيسهم في تحسين تعاون الموظفين وفهمهم.

التقييم والتحسين المستمر

بأن تكون سياسة الحضور والانصراف قابلة للتقييم والتحسين المستمر. يمكن تنظيم اجتماعات دورية لاستعراض أداء السياسة وجمع ملاحظات الموظفين. ذلك يساعد على التعامل مع أي تحديات وضمان فعالية السياسة على المدى الطويل.

المرونة في سياسات العمل

يمكن النظر في تحديد سياسات ترويج للمرونة في ساعات العمل أو العمل عن بُعد خلال الظروف الطارئة. ذلك يعزز من قدرة الموظفين على العمل بكفاءة رغم التحديات المحيطة.

باستخدام هذه النصائح، يمكن تحقيق تنفيذ فعّال لسياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة، مما يعزز سلامة ورفاهية الموظفين ويسهم في استمرارية عمل الشركة في ظروف غير متوقعة.

كيف يساعدك جسر على تطبيق سياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة؟

يمكن أن تساعدك المظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية فيما يلي:

• جدولة الدوامات وتحديث الموظفين بأية تغييرات تحصل على جداولهم
• إرسال تعميم للموظفين بخصوص الحضور والانصراف 
• السماح للموظفين بتقديم الطلبات التي يحتاجونها عبر التطبيق والخدمات الذاتية 
• خيارات تقديم طلبات الدوام المتأخر والخروج المبكر عبر التطبيق

ختامًا، تكمن أهمية سياسة الحضور والانصراف للموظفين في الأجواء الطارئة في الحفاظ على سلامة الموظفين واستمرارية العمل. باعتماد نهج شامل وتحديث سياسات الشركة باستمرار، يمكن تحقيق تنفيذ فعال لهذه السياسة، مما يعود بالفائدة على الشركة وموظفيها على حد سواء.