عادة ما يقضي فريق إدارة الموارد البشرية عدة أيام في إعداد وتجهيز مسير الرواتب، ويحتاجون الكثير من التدخل والتعديلات اليدوية، والأصعب أن قسم المحاسبة سيضطر لإدخال قيود دفع الرواتب في برامج المحاسبة التي يعتمدونها بشكل يدوي أو شبه يدوي. ومن هذه المشاكل وأكثر جاء مسير الرواتب المقدم من جسر ليشكل حل متكامل ومؤتمت بالكامل لموضوع دفع الرواتب الشهرية للموظفين.
في هذه التدوينة شرح مفصل أكثر عن كيف يرتبط مسير رواتب جسر مع برامجك المحاسبية وكيف يساعد مسؤولي الموارد البشرية والمحاسبين أيضاً في أي شركة. المحتويات:
ما هي القيود المحاسبية؟
القيود المحاسبية هي الطريقة التي يتم بها تقييد كل المصروفات والمدفوعات والإيرادات داخل الشركة. يتأثر حسابين على الأقل بكل عملية من العمليات المالية التي تقوم بها الشركة. ومسير الرواتب هو أحد هذه الحسابات التي تتأثر وتؤثر في القيود المحاسبية ودفتر الأستاذ كونه قائم على دفع مستحقات ومصروفات هي أكثر البنود تكلفة بالنسبة لأغلب الشركات. وبالتالي يرتبط قسم الموارد البشرية في عمله على مسير الرواتب مع قسم المالية ويحتاج القسمان إلى التنسيق والتعاون فيما بينهم لضمان الدقة والإنجاز.
المراحل الخمس للدورة المحاسبية الاعتيادية
1. مصدر الملفات
غالبا ما تكون البيانات التي يعتمد عليها مسير الرواتب هي بيانات الموظفين الأساسية مثل أسماءهم، وساعات عملهم الأسبوعية، ورواتبهم، لكن ملفات مسير الرواتب تشمل أيضاً ملفات بيانات الموظفين بالأجر أو بالساعة وبيانات الموظفين المتعاقدين.
2. قيود اليومية
هي أول إجراء محاسبي بعد حصر الملفات والبيانات التي يحتاجها المسؤول. وتعتمد المحاسبة على القيد المزدوج لكل عملية والذي يشير إلى أن كل عملية مالية يتأثر بها حسابان على الأقل.
فمثلاً عند صرف المرتبات الأساسية بقيمة 100،000 ريال مثلاً، يتم تقييد قيد يومية كالتالي:
100.000 ح / رواتب وأجور
100.000 ح/ البنك
حيث يظهر تأثر حساب البنك دائناً بالمبلغ وحساب الرواتب والأجور مديناً به. وتؤثر طبيعة الحسابات (دائنة أو مدينة) على القيود والإجراءات المحاسبية الأخرى. فحساب الرواتب والأجور مثلا ذو طبيعة مدينة، ومثله كل المصروفات الأخرى.
3. إعداد دفتر الأستاذ
دفتر الأستاذ (General Ledgre) هو خطوة تالية لإعداد قيود اليومية. فبعد إعداد كل قيد يومية متعلق بمصروفات وخصومات وإضافات مسير رواتب الموظفين يتم نقل هذه القيود إلى دفتر الأستاذ وتسجيل كل حساب في جدول لوحده وحساب خاص به، ولكل حساب جهتين دائنة ومدينة. في الجهة المدينة تسجل العمليات التي كان طرفاً مديناً فيها وفي الجهة الدائنة تكتب الحسابات التي كان طرفاً دائنا فيها.
فمثلا مصروفات الرواتب والأجور ستكون في حساب منفصل برقم يميزه، وسيحتوي على الرواتب المدفوعة في الفترة التي تتم المحاسبة عنها. وحساب البنك أيضا سيكون له رقمه يميزه وتضاف إليه كل المدفوعات في الجهة الدائنة ويحتوي على المبالغ الداخلة إليه في الجهة المدين والمبالغ التي تم سحبها منه في الجهة الدائنة مع توضيح بنود الصرف والإضافة.
4. إعداد ميزان المراجعة
بعد عملية إعداد دفتر الأستاذ وتدوين رقم وحساب خاص بكل بند من بنود الميزانية، يتم إعداد ميزان المراجعة من خلال دمج كل الحسابات في دفتر الأستاذ داخل جدول واحد يتم من خلاله معرفة مدى صحة ودقة البيانات. لأن القيود اليومية كانت تسجل كل مبلغ في حسابين أحدهما دائناً والآخر مديناً فيجب في ميزان المراجعة أن يتوازن ويتساوى الجانبين. وتساويهم يجعل احتمالية دقة العميلة راجحة لكنها أيضا غير مضمونة بالكامل.
5. القوائم المالية
القوائم المالية هي المحصلة النهائية لأي دورة محاسبية وهي تعكس كل المعلومات المالية عن فترة محددة ويطلع عليها مستفيدون داخليّون منهم الإدارة وأصحاب القرار وخارجيون ومنهم المساهمين والجهات الحكومية ومصلحة الضرائب والدخل.
القيود والحسابات المرتبطة بمسير الرواتب
بالنسبة لمسير الرواتب فإن بنود الحسابات التي تحسب عليه تعدد حسب تفاصيلها ومدى تنوع العمليات المالية المتعلقة به التي تقوم بها الشركة. في أغلب الحالات يتفرع عن مسير الرواتب الحسابات التالية:
- مسير الرواتب الشهري الأساسي
- المعاملات المالية خارج الرواتب
- مخالصات الإجازة
- مخالصات نهاية الخدمة
- مخالصات المكافآت والزيادات
- مخصص نهاية الخدمة
- مخصص الإجازة
- مستحقات التأمينات الاجتماعية (نسبة الشركة ونسبة الموظف)
خمس خطوات لإعداد مسير الرواتب
أولا: جمع المعلومات
في هذه الخطوة ستقوم بجمع البيانات المتعلقة بالرواتب ومنها الحضور والغياب، ساعات العمل الإضافي، سلف الموظفين، وغيرها، تنعكس هذه المعلومات بشكل أساسي على حساب الراتب وصافي المبلغ الذي يجب دفعه.
ثانيا: حساب صافي المدفوعات
في هذه الخطوة سيكون عليك حساب صافي المبلغ الذي يجب دفعه لكل موظف والتأكد من ومراعاة الأنظمة خصوصاً فيما يخص الخصومات.
ثالثا: الدفع
تأتي النقطة الأهم والهدف من كل هذه الإجراءات ويتم الدفع للموظفين في حساباتهم البنكية، والتأكد من الاستثناءات التي ترد على هذه الخطوة (موظف يحتاج تسلم راتبه في شيك، موظف لديه مشاكل في حسابه ويفضل استلام مرتبه نقداً) وغيرها من الاستثناءات.
رابعا: التقارير
بعد دفع الرواتب ستكون تقارير الدفع المفصلة جاهزة لتقديمها لجهات مختلفة داخليا وخارجيا من ضمنها حماية الأجور وغيرها. نعتبر هذه التقارير مرجع لحساب الدخل ويُرجع إليها في حساب الدخل الخاضع للضريبة.
خامسا: المدفوعات الأخرى
يدخل في حسابها:
- الأجور: والتي يتم دفعها للعمال الذي يعملون بنظام الأجر
- التأمين الصحي والضمان الاجتماعي: قد يتم الدفع الواقعي لشركة التأمين عن سنة كاملة لكن يجب تحميل كل شهر بمصروفه من التأمين الصحي وبالتالي تتطلب المعالجة المحاسبية تحميل كل شهر بحصته من التأمين الصحى. بالنسبة للتأمينات الاجتماعية فتتولى الشركة 9٪ منه والموظف 9٪ وبالنسبة للتأمينات الأخرى مثل ساند فيتم معاملتها نفس المعاملة. ومنه ويتم خصمها من المرتب مع فتح حسابات ببنود الخصومات
في كل عام تتغير مناصب الموظفين، يترقى بعضهم، يحصل بعضهم على علاوات وزيادات، لذلك من المهم تحديث مسير الرواتب وربطه بمثل هذه البيانات دائما بحيث تساعد على تقليل الأخطاء وتقديم معلومات دقيقة عن كل شهر.
مشاكل مسير الرواتب التقليدي مع المحاسبة
1. الوقت المقضي في إعداد ودفع الرواتب وتأخير عملية تسجيل القيود
ربما تكون أهم مشاكل مسير الرواتب التقليدي هو الوقت المقضي في إعداد الرواتب، واعتماده وإنجازه. مايجعل القيود المحاسبية وتأثير الرواتب على الميزانية الشهرية يتأخر كل مرة.
2. الصحة والدقة في إعداد القيود المحاسبية المتعلقة بالرواتب
من أهم المشاكل التي تواجه المحاسبين ومسؤولي الموارد البشرية عند إعداد مسيرات الرواتب وإدخالها محاسبياً هو العجز والفائض الذي يحتمل أن يعكس أخطاء في إدخال قيود المحاسبة الخاصة بالرواتب. جسر يسهل عليك ضمان الدقة والصحة للقيود التي ترفعها لنظام المحاسبة الذي تستخدمه أتوتوماتيكاً.
3. الإضافات والحسومات
تشكل الحسومات والإضافات على الرواتب بشكل شهري مهمة طويلة ومعقدة تستدعي نماذج وتقارير عديدة متعلقة بالحضور والانصراف والعمل الإضافي وبيانات رحلات العمل والمطالبات المالية الأخرى المتعلقة برواتب الموظفين، أيضا الحسومات الحكومية المتعلقة مثلا بالتأمينات الاجتماعية وغيرها.
الربط بين كل هذه الخصائص ومن ثم مراجعتها والتأكد منها يحتاج وقت أطول من المتخيل خصوصاً مع الشركات المتوسطة والكبيرة التي لديها عدد كبير من الموظفين.
4. التوافق مع نظام العمل وحماية الأجور
كل التعديلات التي يقضي فيها مسؤولي الموارد البشرية كل هذا الوقت قد لا تكون كافية. وقد ترد ملاحظات من تقارير حماية الأجور تستلزم التعديل أو التبرير وبالتالي وقت أطول في الحصول على القيود المعتمدة لتسجيلها. مع جسر يمكنك تجاوز كل هذه التفاصيل وتحويل أيام التعديل في مسير الرواتب إلى دقائق من العمل.
5. عدم توافق برامج دفع الرواتب مع البرامج المحاسبية المختلفة المستخدمة
قد تكون المشكلة الأساسية ليست ترتيب ودفع الرواتب لأن هناك أنظمة تساعد في إنجاز الدفع، لكن عدم توافق برامج الدفع هذه مع البرامج المحاسبية المختلفة يجعل الربط الذي من المفترض أن يكون تلقائياً.
لماذا تفشل أوراق العمل في إعداد مسير رواتب دقيق وسريع؟
عملية إعداد مسير الرواتب من خلال قوائم وأوراق عمل الاكسل بدائية وتعاني من كثيرٍ من المشاكل أبرزها ما يلي:
- أخطاء في الإدخال: تحدث عادةً الكثير من الأخطاء في الإدخال اليدوي خصوصاً حال كانت التفاصيل كثيرة وعدد المدخلات كبيراً
- الربط غير الصحيح: بين الخلايا في ورقة العمل أو بين الأعمدة والصفوف أو حتى بين البيانات الخاطئة أو غير المحدثة
- النسخة الأخيرة: قد يتم العمل على نسخة من القائمة ليست هي النسخة الأخيرة أو المعتمدة وبالتالي يتم فقدان الوقت والجهد المبذول أو يكون معرضاً للضياع. وقد يصعب التحديث بناء على النسخة الأخيرة
- التكامل: لا يمكن الربط بين صفحات الاكسل وبين كثير من التطبيقات الأخرى، ويظل الإدخال اليدوي ضرورياً في هذه الحالة
أهمية الربط بين برامج الموارد البشرية وبين البرامج المحاسبية
تعتبر برامج إدارة الموارد البشرية HRMS برامج متخصصة في إدارة شؤون الموظفين، وترتبط شؤون الموظفين دائما بالعديد من الحسابات المالية التي تجعل ارتباط البرامج المحاسبية ومسؤولي المالية وثيق بالموارد البشرية. من هنا جاءت أهمية الربط الذي تحتاجه الموارد البشرية في المجال المالي والمحاسبي:
- تزامن المعلومات المتعلقة بالموظفين وتحديثها
- عمليات أكثر دقة في المدفوعات المتعلقة بالموظفين
- تجنب التدخل اليدوي لحسابات وقيود العمليات المحاسبية التي يحتاجها العمل
- تقارير احترافية لكل البيانات التي يتم مزامنتها مع برامج المحاسبة
- التحديث التلقائي لكل بيانات الموارد البشرية التي يتم تغييرها في جسر على السجلات المحاسبية
كيف يساعدك جسر في المعالجة المحاسبية للرواتب؟
من أبرز وأهم المميزات التي يقدمها جسر للعملاء هي اختصار الوقت والجهد المبذول في إعداد مسيرات الرواتب. فأيام العمل الطويلة تختصر إلى دقائق من العمل من خلال أتمتة وربط متكامل لمسير الرواتب ليس فقط مع بيانات الموظفين من حضور وانصراف وعمل إضافي إلى الربط المتكامل مع المنصات الحكومية مثل مُدد والتأمينات الاجتماعية والربط مع البرامج المحاسبية.
كيف يساعد جسر الإدارة المالية؟
يقدم جسر ميزة تصدير القيود المحاسبية لمسير الرواتب بشكل مؤتمت وجاهز للإدخال للحسابات التالية المرتبطة بمسير الرواتب:
- مسير الرواتب الشهري
- المعاملات المالية خارج الرواتب
- مخالصات الإجازة
- مخالصات نهاية الخدمة
- مخصص نهاية الخدمة
- مخصص الإجازة
- مستحقات التأمينات الاجتماعية
ويساعد في:
- إخراج قيود محاسبية جاهزة للإدخال لكل بيانات مسير الرواتب
- إمكانية الربط ببرامج المحاسبة المعتمدة
- تقليل الأخطاء التي تحدث في إدخال القيود لمسير الرواتب
- تقليل الجهد والوقت المقضي في تصحيح الأخطاء التي تحدث
- تقليل الوقت المبذول في إعداد القيود المحاسبية
كيف يساعدك جسر في ربط مسير الرواتب ببرامج المحاسبة المستخدمة والقيود المحاسبية؟
الربط التلقائي بكل العناصر المؤثرة على مسير الرواتب
جسر يربط بين كل العوامل التي يمكن أن تؤثر على مُسير الرواتب مثل جداول الحضور والانصراف، الإجازات، العمل الإضافي، الحسومات المختلفة من سلف الموظفين وغيرها. كل هذه العناصر يعالجها بشكل مؤتمت بالكامل ومترابط.
قيود محاسبية جاهزة للإدخال
قيودك المحاسبية التي تحتاج جاهزة ومؤتمتة بالكامل حيث تساعدك على تجنب أي أخطاء في الإدخال وتوفر الوقت والجهد المقضيَيَن في الإدخال والمراجعة. مع جسر يمكنك دفع الرواتب وعكس القيود المحاسبية اللي تحتاج بشكل مباشر من خلال مسير رواتب موظفين جاهز.
ربط مع البرامج المحاسبية الأشهر والأكثر استخداما
جسر يدعم البرامج الأكثر استخداماً في مجال المحاسبة وبالتالي يربط بين مسير الرواتب وبين أهم البرامج المحاسبية ومنها Netsuite وXero وQuickBooks.
تعريف وإدخال الحسومات والإضافات وتخصيص المدخلات
يمكّنك جسر من تعريف أنواع الإضافات والخصومات التي ستظهر في مرحلة تعديل وإعداد مسير الرواتب حيث تتيح هذه الخاصية إضافة أو خصم مبلغ على الموظف بشكل يدوي والتي عادة ما تكون عمليات استثنائية مثل البونس والعمولات وخصومات: عجز الصندوق أو السلف أو الرواتب المدفوعة مقدماً.
أخيرا، اختر مسير رواتب جسر واستفد من ميزة تحضير دفتر الأستاذ لكل الحسابات المتعلقة بالموظفين، اطلب العرض التوضيحي المجاني الآن!
