يقضي قسم الموارد البشرية وقتًا وجهدا كبيرين في الأعمال الورقية وإعلانات الوظائف وحساب مؤشرات الأداء الرئيسية.. وغيرها من العمليات، ولكن، يمكن لأتمتة العديد من المهام المتكررة والروتينية، عن طريق نظام الموارد البشرية، أن يوفر الوقت لموظفي القسم الذين يمكنهم بعد ذلك التركيز على مهام استراتيجية أخرى مثل: إدارة المواهب، وإدارة المهارات، وتخطيط الموارد البشرية، وغيرها من العمليات البشرية غير الورقية، نقدم في هذا المقال، 7 مهام رئيسية لنظام الموارد البشرية والتي تجعل العمليات في القسم أكثر كفاءةً!
ما هو نظام الموارد البشرية؟
هو مجموعة من البرمجيات المستخدمة لإدارة الموارد البشرية والعمليات ذات الصلة طوال دورة حياة الموظف، يساعد نظام الموارد البشرية الشركات على إدارة وأتمتة عمليات الموارد البشرية الأساسية مثل تخزين بيانات الموظفين، وإدارة المزايا، والحضور والانصراف، ومسير الرواتب، بالإضافة إلى ذلك، يوفر نظام الموارد البشرية ميزات إدارة المواهب مثل التوظيف والإعداد وإدارة الأداء وتخطيط الأهداف والتدريب والتعويضات وتخطيط التعاقب الوظيفي... إلخ.
7 مهام رئيسية لنظام الموارد البشرية:
-
- مسير الرواتب
يتولى مسير الرواتب مسئولية التعامل مع مختلف المهام ذات الصلة برواتب الموظفين وإدارتها، وهي إحدى أكثر مسئوليات إدارة الموارد البشرية حساسية وصعوبة، إذ تتطلب امتثالا للقانون وتوافقا مع الأنظمة الضريبية بالإضافة إلى وضع الخصومات والمكافآت في الاعتبار، وهي الأمور التي تحتاج اهتماما دقيقا بالتفاصيل.
يساهم مسير الرواتب في تبسيط عملية كشوف الرواتب بالكامل، إذ يتضمن وحدة محاسبة داخلية وأداة تدقيق وهيكلا للمرتبات وعقود الموظفين وربطا مع التأمينات الاجتماعية وتخزينا للبيانات، تنحسر معه احتمالية وقوع أخطاء إلى حدها الأدني، ما يحمي الشركة من الوقوع في مشاكل قانونية ودفع غرامات باهظة.
تصبح أتمتة رواتب الموظفين باستخدام نظام الموارد البشرية عملية ممكنة، إذ يتضمن مسير الرواتب كل الميزات البديهية التي تحتاجها الشركة، فيحسب كافة الاستقطاعات والضرائب ومواعيد الحضور والمناوبات بالإضافة إلى المكافآت والحوافز وصافي الأجر والخصومات، ثم يوفر صورة دقيقة لسجلات رواتب الموظفين، يتم في ضوئها تحويل الراتب إلى حساب كل موظف عن طريق الإيداع المباشر.
-
- إدارة شئون الموظفين
إدارة شئون الموظفين هي الوحدة المنوط بها تخزين جميع البيانات المحدثة للقوى العاملة في الشركة، إذ تتبع الموظفين من لحظة تعيينهم حتى تقاعدهم، فتحتوي على ملف لكل موظف ودوره وسجل خاص به، بالإضافة إلى استقصاء عن مستوى أدائه في العمل، كما تتضمن بيانات الاتصال في حالات الطوارئ أو الأزمات، ويتم تخزين كل هذه البيانات في قاعدة بيانات مركزية يمكن الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان.
يسهل إضافة جميع بيانات الموظفين إلى نظام الموارد البشرية من خلال الاستيراد الجماعي من قاعدة البيانات الخاصة بالشركة، فيرتب النظام جميع البيانات بشكل سلس ويعرضها محدّثة، ويُجنّب أي تضارب يسببه تكرار البيانات، كما يمنح النظام أيضا تحكما كاملا فيما يتعلق بوصول الموظف إلى بوابة الخدمة الذاتية.
تساهم هذه الإدارة في تسهيل اتخاذ القرارات المتعلقة بالموظفين في أي وقت وتساعد الشركة في توقع احتياجات القوى العاملة في المستقبل، كما يمكن اعتبارها تعزيزا للسجلات الورقية بتوفير نسخة أخرى رقمية عبر الإنترنت.
-
- جداول العمل
تحظى هذه المهمة من مهام نظام الموارد البشرية بأهمية خاصة للشركات التي تحتاج إلى إحكام جداول العمل الخاصة بها جيدا لضمان عدم وجود فجوات، على سبيل المثال قد يؤدي حدوث فجوة في الشركات التي تعمل في قطاع الضيافة إلى حدوث تراخي في خدمة الزبائن، وفي مجال الصحة قد يؤدي إلى تعريض حياة العملاء للخطر.
يعمل نظام الموارد البشرية على تبسيط جداول العمل وتسهيل عملية تصميمها، ويمنح الشركة بأكملها إمكانية الوصول إلى جداول العمل المحدثة، كما أنه يتيح إسناد المناوبات عبر الهاتف وتعديل الجداول يدويا من قبل المختص.
-
- إدارة الحضور والانصراف
المهمة الرئيسية لإدارة الحضور والانصراف هي حساب وقت العمل لكل موظف، إذ تتتبع مواعيد حضور وانصراف العاملين، وتساعد في توزيع فريق العمل عبر المشاريع والمواقع والأقسام، كما توفر العديد من أنظمة الموارد البشرية تنبيهات لإبلاغ الموظف بتغير جدول العمل أو عندما يحدث نقص في العمالة.
لاشك أن تسجيل الحضور والانصراف هو أحد أكثر المهام الروتينية التي تقوم بها إدارة الشركة، لذلك يساهم نظام الموارد البشرية في أتمتة هذه العملية برمتها ويعزز قدرة الشركة على متابعة التزام الموظف بمواعيد العمل. ليس ذلك فحسب بل يجعل من السهل تتبع إجمالي الساعات التي يقضيها العامل في إكمال مهمة معينة أو إحدى المهام الإضافية المخصصة له، وكذلك حساب النسبة المئوية للتقدم في العمل إذا كانت المهمة مستمرة، كما يحسب نظام الموارد البشرية أيضا الوقت الإضافي الذي قد يطلبه الموظف لإكمال المهمة المنوط بها.
تتكامل إدارة الحضور والانصراف بسهولة مع إدارة الرواتب، إذ يتم استخدام السجلات الخاصة بها لحساب رواتب العاملين، فيستند مسئول الموارد البشرية إلى بيانات الحضور والانصراف في إعداد مسير الرواتب وكذلك إدارة طلبات العطلة التي يتقدم بها الموظفون.
-
- تقييمات الأداء
تقييمات الأداء هي إحدى مهام نظام الموارد البشرية التي تجعل عملية تصميم تقييم أداء العاملين عملية بسيطة ومريحة، إذ تؤتمت هذه الميزة عملية إنشاء التقييمات (ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية) وملأها وردود الفعل عليها، الأمر الذي يمكن الشركة من استخدام هذه التقييمات في دراسة أداء الموظفين، والحصول على ملاحظات موثوقة أكثر دقة من النظام التقليدي لتوزيع التقييمات المستند إلى الورق.
فضلا عما سبق، تمنح هذه الميزة مسئول الموارد البشرية بيانات قيمة عن الموظفين الأعلى إنتاجية وتساعده في اكتشاف الموظفين المتميزين في مجالاتهم الخاصة.
-
- إدارة التوظيف
لم يغفل نظام الموارد البشرية أن تعيين الموظفين هي عملية تستقطع وقتا لا بأس به من الإدارة، خاصة في قطاعات تعاني من معدل دوران مرتفع للموظفين. لذلك يحتوي النظام على وحدة التوظيف التي تساعد في تبسيط عملية اختيار الموظفين الجدد وإعدادهم للعمل سريعا، ما يضمن للشركة أن لديها القوى العاملة التي تحتاجها في الوقت المناسب.
تبدأ عملية التوظيف بنشر الوظائف الشاغرة في أماكن متعددة على مواقع الويب وبوابات التوظيف أو عبر مواقع التواصل الاجتماعي، ثم يتدخل نظام تتبع المتقدمين للوظائف المدمج في نظام الموارد البشرية لكي يساعد المختصين في قبول أو رفض المرشحين تلقائيا بناء على معايير مسبقة أرستها الشركة. على سبيل المثال سيتمكن موظف الموارد البشرية من تصفية طلبات التوظيف بناء على الخبرة السابقة والتعليم والشهادات اللازمة.
بالقدر نفسه الذي تحتاج فيه الشركة إلى العثور على المتقدمين المثاليين، تحتاج بالمثل إلى إعدادهم بشكل جيد تمهيدا لاستلامهم مهام الوظيفة، وهنا يأتي دور نظام الموارد البشرية إذ يساهم في توفير النماذج وحصولهم على المعلومات التي يحتاجون إليها لبدء ممارسة مهام عملهم، كما أنه يسجل أسماء الموظفين الذين حصلوا على التدريب اللازم لبدء العمل بحيث يصبح واضحا ما إذا كانوا على أهبة الاستعداد أم ليس بعد.
-
- إدارة الإجازات
تضبط هذه المهمة جميع الجوانب المتعلقة بإدارة إجازات الموظفين، مثل التخطيط لأيام الإجازات وتوفير قائمة كاملة بالموظفين مع طلبات الإجازة الخاصة بهم وسبب طلب الإجازة وحالته، بالإضافة إلى تحديد المسؤولين المنوط بهم الموافقة على طلبات الإجازة في كل قسم.
توفر هذه الوحدة أيضا خاصية أرشفة بعض أنواع الإجازات أو تمييز بعضها بحيث تتم الموافقة عليه تلقائيا، وتتيح دمج العطلات الرسمية أو أي عطلات أخرى حسب الحاجة.
وأخيرا..
لا يجعل نظام الموارد البشرية العمليات لقادة الموارد البشرية أسهل فحسب، بل يمكنه أيضًا زيادة مشاركة الموظفين ومساعدة المنظمة على النمو، فهو يوفر مجموعة متنوعة من الميزات التي ستساعد فريق الموارد البشرية لديك على دعم كل موظف طوال رحلته داخل الشركة.
إذا كنت ترغب في تخفيف العبء على أعضاء فريق الموارد البشرية للتركيز على تقديم قيمة أعلى والعمل المجزي؛ ندعوك لتكتشف كيف يساعد جسر لإدارة الموارد البشرية بميزاته الفريدة فِرق الموارد البشرية في تحسين كفاءة العمليات، وتقليل الأخطاء وزيادة الشفافية.
