تحديات الحفاظ على بيئة عمل إيجابية في الشركة وحلولها

قد لا ترقَ بيئة العمل في شركتك إلى مستوى طموحك، لكنك لا تدري أين يقع الخلل بالضبط؟ إذ تتكوّن بيئة العمل من عناصر متعددة، تدهور أحدها كفيل بتكدير صفو البيئة ككل وإشاعة أجواء سلبية تطرد الكفاءات وتبطئ الإنجاز. 

يساعدك هذا المقال في اكتشاف مواطن الخلل التي قد تعاني منها بيئة العمل وتحول دون تحولها إلى بيئة عمل إيجابية بالكامل، وطرح فيه حلول عملية لكل تحدٍ، تحيله من عائق إلى فرصة للنمو والازدهار يبذل في ظلها الموظفين أفضل ما لديهم.

بدايةً، دعنا نوضّح أهمية بناء بيئة عمل إيجابية..

ما أهمية توفير بيئة عمل محفزة وإيجابية؟

لا شك أن الموظفين الذين يحبون وظائفهم ويستمتعون بالعمل مع زملائهم ويتطلعون للذهاب للعمل كل يوم سيبذلون كل جهدهم لمساعدة الشركة على الازدهار، لذلك تؤتي تنمية بيئة عمل إيجابية ثمارها الضخمة والتي تعزز صافي أرباح الشركة، فيما يلي بعض الأسباب التي تشرح أهمية خلق بيئة عمل محفزة والحفاظ عليها:

تعزيز رفاهية الموظف

أصبحت رفاهية الموظفين ورضاهم مفاهيم أساسية في عديد من الشركات، وحتى لا يتم الخلط بينها وبين صحة الموظفين فإنّ الرفاهية في العمل تشير إلى العوامل المختلفة التي من المحتمل أن تؤثر على جودة الحياة في العمل.

والرفاهية في العمل هي إحدى النتائج الملموسة الأولى لبيئة العمل الإيجابية، وينتج هذا، على سبيل المثال، مراعاة التأثير الجسدي أو النفسي الاجتماعي للمهام التي يتم إجراؤها، وحماية صحة الموظفين، وسلامة ونظافة المبنى، وأساليب العمل والإدارة أو حتى الجو العام.

تعزيز ولاء الموظفين

من خلال تعزيز الرفاهية في الشركة والأداء وفرص التطوير، تعمل بيئة العمل الإيجابية على بناء ولاء الموظفين تدريجيًا. فيسعى الموظف الكفء والناجح، الذي يحب شركته، ولكن لم يعد مدفوعًا بمنصبه، إلى إعادة التفاوض على وظائفه أو الحصول على ترقية بدلاً من الرغبة في المغادرة إلى شركة أخرى، وتصبح الشركة الملتزمة برفاهية الموظفين وأدائهم وتطويرهم في هذه الحالة جذابة للغاية للموظفين، لذلك تجد أنه من الأسهل الاحتفاظ بأفضل المواهب، وبالتالي تعزيز الأداء والإنتاجية.

تعزيز الابتكار والإبداع

ترتبط أهمية خلق بيئة عمل محفزة أيضا بالإبداع والابتكار، إذ تتمتع المنشآت الناجحة بالمرونة والقدرة على التكيف مع تفضيلات المستهلكين المتغيرة والمبتكرة من خلال إطلاق خطوط إنتاج جديدة، ويتمتع الموظفون في مكان العمل الإيجابي بالطاقة والخيال والقدرة على الابتكار والإبداع، فهم يحبون تبادل الأفكار والتجربة واختبار أساليب جديدة وتقديم تجربة أفضل للمستهلكين.

انخفاض معدلات الاحتراق الوظيفي

ينتشر الاحتراق الوظيفي في الكثير من بيئات العمل سيئة السمعة، بينما تساعد بيئات العمل الإيجابية والداعمة الموظفين على بناء العلاقات والمشاركة، وتدريبهم على التعامل مع المشاكل والتحديثات، من خلال أنظمة دعم مدمجة في العمل متوفرة لهم كلما احتاجوا إلى التحدث، كما وتشجع التواصل المفتوح بين المدراء أو الزملاء الأكبر سنًا والذين يكونون أكثر استعدادًا لتقديم يد المساعدة.

تحديات وحلول خلق بيئة عمل إيجابية

التحدي الأول: فجوة التواصل

يعني التواصل في المنشأة تدفق المعلومات من أعلى المستويات الإدارية إلى أدناها وبالعكس، ما يكفل بناء علاقات عمل متينة، وبالتالي يؤدي ضعف التواصل أو انقطاعه إلى حدوث فجوة بين توقعات المديرين وفهم الموظفين، الذي يسبب سوءاً في الفهم وعدم وضوح سير العمل وحدوث أخطاء وتفويت مواعيد التسليم بالإضافة إلى احتمال نشوء صراعات بسبب انخفاض مستوى التعاون.

ينشأ تحدي التواصل في بيئة العمل من عدم كفاية الأدوات الرقمية -وأحياناً من الإفراط في استخدامها، وقد يكون سببه غياب نظام واضح بشأن كيفية وتوقيت التواصل سواء في الأمور الهامة أو الروتينية أو العاجلة.

الحل: وضع سياسة للتواصل المستمر والواضح

ضع سياسة تواصل واضحة على مستوى المنشأة ككل الهدف منها بناء بيئة عمل إيجابية تشجع على التواصل المفتوح، ولا يشترط أن تكون الاجتماعات هي المتطلب الأساسي للتواصل الفعال، بل توجد بدائل أخرى عديدة، نشير فيما يلي إلى أهم مقومات هذه السياسة:

• ابدأ بالمستوى القيادي الذي هو قدوة للموظفين، إذ يجب أن تتواصل القيادات بشفافية مع الكل وتكون رسائلها رسائل واضحة، وأن يكون لديها الاستعداد للاستماع إلى أفكار الموظفين ومقترحاتهم وملاحظاتهم باستمرار.
• نوّع بين تقنيات التواصل، مثل الهاتف والبريد الإلكتروني والرسائل الفورية بالإضافة إلى الاجتماعات.
• لائم الأدوات مع طبيعة الموضوع، فمثلاً رسائل «سلاك Slack» مناسبة للاستفسارات السريعة، بينما الاجتماعات مناسبة لحل المشكلات المعقدة التي تحتاج إلى وقت في النقاش.
• شجّع على عقد اجتماعات دورية لمشاركة أخبار الشركة وأبرز المستجدات، خاصة على مستوى كل فريق لتوضيح التوقعات وإبلاغ جميع الأعضاء بتحديثات الوضع الحالي للمشاريع، سواء كان اجتماعاً شخصياً أو افتراضياً.
• امنح الموظفين من جميع المستويات تدريباً عن كيفية التواصل الفعال مع الآخرين، فرغم أنها تبدو للبعض مهارة بديهية، إلا أن الكثير لا يتقنها.
• استفد من التقنية للتعاون السلس، بما في ذلك نظام الموارد البشرية مثل جسر، وتطبيقات اجتماعات الفيديو، ومنصات إدارة المشاريع، بالإضافة إلى أدوات مشاركة المستندات المستندة إلى السحابة.

التحدي الثاني: تفشي الإرهاق الوظيفي

ثقافة العمل الجاد هي إحدى الثقافات التي انتشرت بشكل واسع مؤخراً، وعلى الرغم من أنها معناً إيجابي في حد ذاته، إلا أنه حدث انجراف في هذا الاتجاه، وأصبح الانشغال بالعمل وانحسار الوقت المتاح للمهام اليومية الأخرى هو النمط الغالب على أسلوب حياة الكثير من الموظفين.

إذ تسرب إليهم شعور مستمر بالانشغال والعجز عن التوفيق بين مسؤولياتهم المتنوعة، فلا وقت للأنشطة أو الهوايات أو تعلم مهارات جديدة أو حتى للعائلة أحياناً، عزّز من هذه الثقافة ثقل عبء العمل، وضغط مواعيد التسليم العاجلة والاتصالات المستمرة طوال الوقت، بالإضافة إلى بعض الممارسات الإدارية السيئة مثل غياب نظام دقيق في ساعات العمل وإجبار الموظفين على العمل لساعات أطول من المتفق عليه. 

يسمّم هذا الانجراف بيئة العمل لأنه يصيب الموظفين على المدى الطويل بالإرهاق الوظيفي الذي يجعلهم أكثر عرضة للانسحاب والوقوع في الأخطاء وفي النهاية تقديم الاستقالة، وبالتالي يضر بقدرة المنشأة على الحفاظ على قوتها العاملة في حالة صحية نشيطة، ويؤدي إلى صعوبة استقطاب الكفاءات والاحتفاظ بها.

الحل: تمكين التوازن بين العمل والحياة الشخصية

القوى العاملة الصحية والنشيطة هي نتيجة بيئة عمل إيجابية تعطى الأولوية لرفاهية الموظفين، لذلك فإن أول ما ينبغي أن تعمل عليه المنشأة لحل هذا التحدي هو إرساء هذه القواعد بوضوح:

• المتابعة المستمرة لأعباء العمل لضمان موازنة المهام وعدم إرهاق أي موظف بشكل مستمر.
• وضع حدود واضحة للعمل وتقييم مدى تلبية حجم العمل لتوقعات الموظف، وتعديله لتجنيبه الشعور بالإرهاق، بالإضافة إلى تحديد مواعيد تسليم واقعية.
• تكليف الموظف بالعمل على مهمة أو اثنتين فقط من قائمة مهامه في المرة الواحدة، وتقليل المهام الإضافية الأقل أهمية عند الحاجة.
• تقدير الحياة الشخصية للموظفين، لتمكينهم من تحقيق التوازن بينها وبين العمل.
• تذكير الجميع بأخذ فترات راحة واستغلال الإجازة وعدم العمل خارج ساعات العمل المحددة.
• تنظيم ورش عمل عن تخفيف التوتر واتباع أسلوب حياة صحي.

بالإضافة إلى القواعد السابقة، يتعين على المنشأة التفكير الجدي في دمج نظام العمل المرن ما دام ذلك ممكناً، سواء كان بنظام العمل عن بعد أو بنظام ساعات العمل المرنة، إذ يترك العمل المرن أثراً إيجابياً ملحوظاً على الإنتاجية، لذلك اتح لهم فرصة العمل بعد، وإمكانية تحديد ساعات عملهم ضمن نطاق محدد.

ولا تنسَ وضع إرشادات واضحة عن أيام العمل في المكتب وعن بعد، ثم استخدم التقنية لتسهيل ذلك، بحيث تضمن وصول الموظف للأدوات والموارد اللازمة لأداء عمله من أي مكان يختاره. إلى جانب ما سبق، شجع على التواصل المفتوح بين الكل بغض النظر عن موقع الموظف، وحدد توقعات واضحة للمهام ومواعيد التسليم النهائية.

التحدي الثالث: ضعف الدافعية وتدني المشاركة

الدافع هو الحافز الذي يدفع الموظف إلى بذل جهد أكبر في كل مشروع أو مهمة ما، وغيابه يؤثر سلباً على جودة العمل ويضعف الأداء، والحقيقة أن الدافعية في العمل هي أمر متقلب بطبيعته وتتداخل فيه عوامل كثيرة، تحتاج إلى فهمها جيداً من أجل تدارك القصور الذي يطال أياً منها، ومن أهم هذه العوامل تدني التقدير، الذي يترك انطباعاً لدى الموظف بالتجاهل وبالتالي يبدأ الانفصال في صمت عن بيئة العمل.

الحل: تنويع الحوافز لتشجيع الموظفين

نقطة البدء لحل هذا التحدي تكون بفهم الدوافع التي تحرك الموظفين، لذلك ناقشهم في هذا الموضوع ضمن حوار مفتوح أو استطلاع رأي لجمع آرائهم، بحيث تساعدك المعلومات التي تحصل عليها في صياغة برنامج الحوافز الخاص بالمنشأة بما يراعي الاهتمامات المتنوعة للموظفين، ومن بين الطرق المقترحة لرفع الروح المعنوية وبناء بيئة عمل محفزة ما يلي:

• كلّف الموظف بعمل مهم وفعال يستخدم فيه مهاراته وإبداعاته.
• اعقد فعاليات اجتماعية لتعزيز الترابط بين الموظفين.
• كرّم الموظف أو القائد المميز على مستوى الشهر أو العام.
• احرص على الشفافية في نظام الترقيات.
• لا تستصغر اللفتات البسيطة كالهدايا الصغيرة أو رسائل التقدير المكتوبة بخط اليد من المدير.
• فكّر فيما هو أبعد من الراتب، مثل التأمين الطبي والأمن الوظيفي والإجازات المدفوعة ومزايا الرفاهية.
• قدّم مكافآت متسقة مع الأداء والنتائج.

التحدي الرابع: غياب الشفافية وسيادة الغموض

تعني الشفافية فهم الموظفين لكيفية اتخاذ القرارات وبواعثها، ما يعزّز ثقتهم في القيادات ويقوّي انتمائهم للشركة، وعلى النقيض من ذلك عندما تسيطر السرية على أجواء العمل وتسود حالة من عدم الوضوح، فتتم التغييرات الكبيرة دون تفسيرات واضحة، يزرع ذلك بذور الارتباك والإحباط ويجعل الموظفين أميل إلى الانسحاب من بيئة العمل الغامضة.

بالإضافة إلى ما سبق يؤدي عدم وضوح سير العمل نفسه إلى مشكلات أكبر، حيث يجهل الموظفون الأولويات والمسؤوليات وبالتالي تتعثر المشاريع، ويمتد التأثير  إلى المديرين أنفسهم، الذين تواجههم صعوبة في تتبع التقدم في سير العمل، وبالتالي تقل قدرتهم على اكتشاف المشكلات المحتملة والعمل على الوقاية منها أو علاجها مبكراً، مع ملاحظة أن بيئات العمل ذات المشاريع المعقدة أو التي تنتشر في فروع ومواقع متعددة هي الأكثر أكثر عرضة لحدوث ذلك.

الحل: احترام وإشراك الموظفين

يستدعي حل هذا التحدي العمل على توفير بيئة عمل إيجابية تضع الموظفين في الحسبان أثناء اتخاذ القرارات وإجراء التغييرات، وفيما يلي مجموعة من المقترحات التي تبلور هذه البيئة الأكثر إنسانية:

• شجع الموظفين على تقديم التغذية الراجعة حول مهام العمل، بحيث يشعرون بانفتاح الإدارة تجاه معرفتها، ما يقوي من الشعور بالمسؤولية الجماعية ويشيع ثقافة المحاسبة.
• استخدم أداة لإدارة الأداء بحيث يسهل عليك متابعة التحديثات والاطلاع على مستوى التقدم المحرز في المشاريع وتوثيقه، فمثلا يوفر نظام الموارد البشرية جسر هذه الأداة، حيث يتمكن المسؤول من متابعة أداء كل موظف على أساس دورة التقييم والأهداف الخاصة به أولاً بأول.
• اطلب مشورة الموظفين في عملية صنع القرار بحيث يشعر الموظف بالتمكين لمشاركة آرائه وأفكاره. 
• احرص على العدالة والموضوعية في جميع الجوانب لتقطع الطريق على إساءة الظن أو الشعور بالغبن.
• في حال تولي قيادة جديدة، ينبغي عليها في مستهل مسئوليتها، إجراء حوار مع المرؤوسين للتعرف على آرائهم ودمجها في خطة انتقال القيادة.

التحدي الخامس: تغلغل الصراعات وقوة النزاعات

تحدث النزاعات بين الموظفين لأسباب عدة، مثل سوء الفهم وضعف التواصل والتنافس وهشاشة الثقة بينهم، بالإضافة إلى الأسباب الشخصية مثل التوزيع غير المتكافيء للمهام أو محدودية فرص أعضاء الفريق في بناء علاقات زمالة طيبة.

على الرغم من أن حدوث النزاعات هو أمر طبيعي في بيئة عمل تضمّ شخصيات مختلفة، إلا أن تكراره وعدم حلّه قد يعطل العمل ككل وينذر بمخاطر أكبر مستقبلاً مع تراكمه، فيضر الإفراط في النزاعات بالحماس والكفاءة والمعنويات، وبذلك تنخفض الروح المعنوية وتقل الرغبة في التعاون والعمل معاً، ويشكك كل طرف في دوافع الآخر أو قدراته، وينتهي الأمر بإبطاء سير العمل وتدهور العلاقات. يسمم هذا التحدي الخطير بيئة العمل ويدفع الموظف المتميز إلى مغادرة الشركة إلى بيئة عمل أفضل وأكثر سلاماً.

الحل: إرساء آليات لحل النزاعات

تحتاج بيئة العمل الإيجابية التي تسودها الثقة والاحترام بين الموظفين إلى وضع آلية مناسبة لحل النزاعات المزعجة أولاً بأول، يمكن وضع هذه الآلية من خلال ما يلي:

• منح الأولوية للعمل على حل الصراعات الأكثر أهمية، والبحث عن مواطن التقارب في كل خلاف مع التركيز على الأفعال بدلاً من الشخصيات، بالإضافة إلى التحلي بالحياد والصبر على تفاوت وجهات النظر للوصول إلى حل عادل في الأخير.
• الحزم والصرامة مع السلوكيات الظالمة وغير اللائقة بحيث يبدأ بتحذير وينتهي بالفصل الفوري، من أمثلة هذه السلوكيات التمييز العنصري و المطالب المبالغ فيها والاضطهاد والحرمان من فرص النمو الوظيفي بالإضافة إلى التشهير والنميمة.
• وضع مدونة سلوك تناقش: ما هي السلوكيات السليمة وما هي السلوكيات المرفوضة في بيئة العمل، وتحث الموظفين على الالتزام بها، قوام هذه السلوكيات الاحترام والتعاون والشكر.
• تجميع الموظفين للعمل على أهداف مشتركة، وعقد اجتماعات بينهم لتبادل الأفكار والتفكير في حلول لمواجهة التحديات التي تمر بها المنشأة.

التحدي السادس: ركود المسار المهني للموظفين

مهما كان الموظف سعيداً بعمله الحالي، فإن له طموحات وتوقعات للتقدم الوظيفي، سعياً لتحديات ومسؤوليات جديدة ترتقي بمساره المهني، وإذا ما شعر بأن أفق الارتقاء مسدود، سيفكر جدياً مع أقرب فرصة في الانتقال لبيئة عمل أخرى سخية في فرص وإمكانات النمو الوظيفي، وقد يعود انسداد أفق الارتقاء إلى تجاهل الترقية بشكل جذري أو إلى عدم عدالة معايير الاختيار، أو بسبب عدم مراعاة اهتمام وقدرات الموظف.

نخلص مما سبق ركود المسار المهني للموظفين خطورة حقيقية على مستقبل المنشأة إذ يسفر عن ارتفاع معدل دوران الموظفين وزيادة تكاليف التوظيف.

الحل: رسم مسارات تقدم مهني

يبذل الموظف قصارى جهده عندما يرى مساراً واضحاً للارتقاء داخل الشركة، لذلك احرص على الآتي:

• قيّم المهارات وتعرف على اهتمامات الموظفين، بما في ذلك القدرات والكفاءات الجديدة التي اكتسبوها، كذلك قيّم فجوات المهارات واحتياجاتهم للتعلم من خلال استبيان أو تقييم.
• ناقش المسار المهني الخاص بكل موظف معه واشرح له بوضوح معايير تحقيق الإنجازات، بحيث يعي جيداً كيف يتأهل للترقية ويستفيد منها.
• صمم برنامج تدريب مخصص يتعلق بمسؤوليات الموظفين لسد فجوات المهارات وتلبية احتياجات الموظفين، بحيث يتضمن الأسلوب الذي يفضلونه والمتناسب مع ميزانية الشركة، فمثلاً درّب فريق المبيعات على كيفية إتمام الصفقات مع العملاء المحتملين، ودرّب فريق تكنولوجيا المعلومات على مواجهة تهديدات الأمن السيبراني ..إلخ.
• أصدر قرارات ترقية الموظفين المؤهلين لمناصب أعلى بانتظام، وأعلن عن الوظائف الشاغرة داخلياً قبل الشروع في البحث عن مرشحين جدد.
• خصص ميزانية للتدريب والتطوير، وفكر فيها كاستثمار طويل الأجل في القوى العاملة يأتي بمنافع مستقبلية.

أخيراً، ناقشنا في هذا المقال ستة من التحديات الأكثر شيوعاً في بيئة العمل السامة وكيفية علاجها، بقي أن نذكر بأن بيئة العمل الإيجابية كالكائن الحي تتطوّر وتزدهر كلما أحيطت بالعناية واستئصلت منها الملوثات أولاً بأول، ومهمة الموارد البشرية أن تجعلها باعثاً يحفز الموظفين على الذهاب إلى العمل كل يوم، لا سبباً للشعور بالتوتر والإحباط.