أهم 5 مهام لقسم التوظيف في الموارد البشرية

فكّر معي: ما الذي يجعل مهام قسم التوظيف -في بعض الشركات- لا تُحقق أهدافها أحياناً، على الرغم من توفر الميزانية وتعدّد مصادر الاستقطاب وتزايد أعداد المتقدمين؟

نلاحظ هذه الحال في عددٍ من الشركات السعودية والخليجية، خصوصاً الشركات التي تخوض تحديات السوق المتقلب وتسعى إلى تحقيق التوازن بين التوطين والكفاءة. ليقف مسؤولوها حيارى أمام سؤال: «هل نملك حقاً مهام توظيف واضحة أم أننا كلما جرى التيار، جرينا معه؟». ونتيجةً لذلك، من المهم أن نقف هنا قليلاً لنُجب عن الأسئلة التالية:

• هل يعرف قسم التوظيف في الشركة دوره بوضوح؟ 
• وهل يُحدد الفريق الاحتياجات الوظيفية بدقة؟
• هل تُدار عملية الاصطفاء -بما فيها من اختباراتٍ ومقابلات- بطريقةٍ تُراكم قيمة حقيقية للشركة أم أنها مجرد إجراء يُنفذ لأن النظام يفرضه؟
• وكيف يمكن قياس جودة عمل فِرق التوظيف دون الوقوع في فخ الأرقام المجردة؟
• وما هي آليات بناء قسم توظيف ذكي واستباقي؟

لاحظ أن إجابات هذه الأسئلة تكشف لك الكثير من مناطق التحسّن في شركتك. لذا، دعنا نُبحر معاً في الفقرات القادمة لتغطية هذه المحاور بنصائح عملية.. جاهز؟ 

والآن، لنبدأ بالسؤال التمهيدي التالي..

ما هي مهام قسم التوظيف في الموارد البشرية؟

تُعد مهام قسم التوظيف حجر الأساس في نجاح المنشآت، فعند التأمل في جوهر هذه المهام، يتضح أنها تدور حول هدف محوري: اختيار الشخص المناسب للمكان المناسب. وكلما نُفِّذت هذه العملية بدقةٍ ووفق منهجية واضحة، ازدادت قدرة شركتك على تحقيق التوازن بين احتياجاتها وتطلعاتها.

ولكن كيف يتحقق ذلك فعلاً؟ 

دعنا ننظر هنا إلى 6 مهام رئيسية يؤديها مسؤولو قسم التوظيف لتطبيق هذا الهدف على أرض الواقع:

1. تحليل الوظائف

لا يمكن تخيل عملية توظيف ناجحة إلا بتخطيطٍ دقيقٍ لاحتياجات القوى العاملة. ومن هنا ينطلق مختصو التوظيف في تحليل الوظائف المطلوبة في الشركة، وذلك بناءً على المؤهلات والمهارات وعدد سنوات الخبرة التي تُسعف الموظف في تأدية الدور الموكل إليه. 

ولكن لا يقتصر الأمر على إيجاد شخص بالمهارات المطلوبة، بل يجب أن يتناغم الموظف مع بيئة العمل وثقافتها، لأن التوظيف الصحيح أشبه بدعوة صديقٍ للانضمام إلى رحلة يُسهم فيها برؤيته ويُشارك في بناء ذكرياتها. 

وهذا ما يؤكد عليه أصحاب الشركات ومؤسسو المشاريع؛ إذ تذكر رائدة الأعمال «منى عطايا»  في كتاب ستارب أب عربية أن اختيار الموظفين المناسبين يجب أن يستند إلى ثقافة مؤسستك ورؤيتها؛ لأن هذه الطريقة تزيد من معدل الانسجام وتُقلل من معدل الدوران الوظيفي. 

ولكن السؤال الذي يطرح نفسه هنا..

كيف يُحلل قسم التوظيف الوظائف المطلوبة؟

• التشخيص الوظيفي: يُحلل مسؤولو التوظيف الهيكل التنظيمي للشركة ويُحددون الفجوات الحالية أو المحتملة. ويتعاونون مع مديري الأقسام المعنية، وذلك بهدف تحديد الاحتياج الفعلي للعمل، فضلاً عن تعيين أسبابه (هل هو ناتج عن توسع أو ضعفٍ في أداء الموظفين الحاليين أو بسبب تركهم العمل؟).
• تحليل عبء العمل الفعلي (Workload Analysis): يُقيِّم المسؤولون هنا كيفية توزيع المهام والمشاريع بين موظفي الشركة. وعادةً ما تُستخدم عدة أدوات مثل تتبع المهام وتحليل الإنتاجية لتحديد ما إذا كانت فِرق العمل تعاني من ضغط زائد أو لديها سعة توظيفية.
• صياغة الوصف الوظيفي: تُخَصَص مهام قسم التوظيف هنا في كتابة الوصف الوظيفي بدقة ليشمل المهام والمهارات والمسؤوليات والأنماط السلوكية المُبتغاة. ثم تُبنى بعد ذلك مؤشرات أداء واضحة (KPIs) تهدف إلى قياس مستوى النجاح الوظيفي بموضوعية.
• التحقّق من قابلية الدور الوظيفي للدمج: قد تكشف التحليلات أن بعض الوظائف في شركتك يمكن أتمتتها أو دمجها في وظائف أُخرى. لذا، يُحدد المسؤولون توصياتهم والبدائل المتاحة.
• التخطيط الإستراتيجي: تهدف هذه الخطوة إلى دعم نمو شركتك بالاعتماد على بياناتها الحالية واحتياجاتها المستقبلية وفق التوقعات والتطلعات. يُنظر هنا إلى المشروعات القادمة المُخطط لها ومعدل دوران الموظفين ونسب رضاهم والتغيرات التنظيمية والتشريعية في قوانين العمل.. إلخ.

بهذه الطريقة، يتمكّن مختصو التوظيف من اتخاذ إجراءاتٍ استباقية تضع شركتك على أرضٍ صلبة وفق خطةٍ واضحة ورؤية متناغمة مع الأهداف والهوية. (وللمزيد حول هذه النقطة، راجع مقالنا المفصل: من التعريف حتى التنفيذ: كيف تبني خطة توظيف فعالة لعملك؟).

2. استقطاب الكفاءات

المهمة الرئيسية الثانية من مهام قسم التوظيف هي استجلاب ذوي المهارات الذين يتناغمون مع الاحتياجات والقِيم. وتتبنى إدارة الموارد البشرية إستراتيجيات متباينة لتحقيق ذلك، من بينها ما يلي: 

• التوظيف الداخلي: يمنح المسؤولون الفرص الشاغرة للموظفين الحاليين إما عبر ترقيتهم أو إعادة توزيع المهام بينهم. وفي هذه الحالة، تُعلن الوظائف داخلياً ويُسمح للموظفين بالترشح الذاتي. 
• التوظيف الخارجي: يُحدد مختصو التوظيف المنصات التي تُساعدهم على جذب المواهب المطلوبة خارجياً (كالاستعانة ببوابات التوظيف أو مواقع التواصل الاجتماعي أو التعاون مع شركات توظيفٍ متخصصة). 
• الإحالات الوظيفية: يُحفزّ المسؤولون موظفيك الحاليين لترشيح معارفهم بما يتناسب مع أهداف الدور الوظيفي المطلوب. 
• بناء سمعة وظيفية: يهتم فريق الموارد البشرية أيضاً بتحسين سمعة الشركة وجاذبيتها عبر سرد قصص نجاح الموظفين وترويج بيئة العمل. إلى جانب التفاعل الإنساني مع تعليقات المتقدمين ومرشحيك السابقين. وهو ما يجعلك تجذب المواهب حتى قبل أن تبحث عنهم.
• الشراكة مع الجامعات ومراكز التدريب: قد يستعين قسم التوظيف بمراكز التدريب أو الجامعات لجذب الأشخاص المناسبين الذين أثبتوا جدارتهم الدراسية والعملية. وهذا ما اتبعه رائد الأعمال «عمر سدودي» -شريك مؤسس لشركة بايفورت Payfort والمدير العام السابق لــ سوق.كوم- إذ يقول:

«قمنا بتصميم برنامج دراسي مدته ثمانية أسابيع لتعليم خريجي الجامعات التجارة الإلكترونية… وكان أفراد فريق سوق هم مَن يدرسون… وقد أتاح هذا لفريق سوق فرصة التدريس؛ وأفضل طريقة للتعلم هي التدريس، حيث يطرح عليك الناس أسئلة باستمرار، فيكون عليك أن تعود عليهم بإجابات عن تلك الأسئلة. بالإضافة إلى ذلك، كنا نُحدد الأشخاص الذين نريد توظيفهم في فريقنا من هذه الدورات… وهكذا لم نكن بحاجة إلى طلب السير الذاتية، فبنهاية البرنامج الدراسي نكون حددنا بالضبط الأشخاص الذين نرغب في توظيفهم».

توصية: إذا كنت تطمح إلى تطوير إستراتيجيتك في استقطاب الكفاءات، يمكنك الاطلاع على معلومات أكثر  في هذا المقال: أفضل 9 أساليب لاستقطاب الكفاءات وجذبهم.

3. فرز المتقدمين

تتوالى بعد ذلك مهام قسم التوظيف في فرز المتقدمين وإعداد القوائم المختصرة. فعند تدفق طلبات التوظيف، يبدأ الفريق في مراجعة الملفات والسير الذاتية. وعادةً ما تستعين الشركات الاحترافية بــ أنظمة تتبع المتقدمين ATS لأتمتة هذه الخطوة وتعزيز نتائجها. 

إذ تُصفّي هذه الأنظمة ملفات المرشحين وفق معايير مُحددة مسبقاً، مثل عدد سنوات الخبرة والمهارات الفنيّة والسلوكية، فضلاً عن المؤهلات الأكاديمية أو طبيعة الخبرات الوظيفية السابقة. ثم تُبنى القوائم المختصرة بالأشخاص الأكثر تناغماً مع احتياجات شركتك. 

وفي هذا السياق، يبرع نظام جسر لتتبع المتقدمين للوظائف Jisr ATS  في تسهيل هذه المهمة، إذ يُمكِّن المنشآت من الاعتماد على نظام رقمي شامل يُخلصهم من أعباء المهام الروتينية واليدوية، كما يُوفِّر قاعدة بيانات مركزية لتخزين البيانات بما يتوافق مع نظام العمل السعودي. مع إظهار إحصاءات متعددة وإمكانية تصفية الوظائف وتحديد الصلاحيات بكل مرونة.

تعرّف أكثر على ما يمكن أن يُقدمه لك جسر في هذا الصدد من هنا. 

توصية: يفرض هذا التوجّه الحديث في فرز المتقدمين إعادة النظر في كفاءة فِرق التوظيف؛ فلا يكفي اعتماد أنظمة تتبع للمتقدمين بطريقةٍ عشوائية، بل ينبغي عليك أن تُدَرِب قسم التوظيف عملياً على كيفية استخدامها وتحقيق أقصى استفادة منها بذكاء. وفي الوقت نفسه، اسعَ إلى تطوير مهاراتهم فيما يتعلق بالتقييم النفسي والسلوكي؛ حتى لا تُبنى القرارات على ظاهر السير الذاتية حصراً.

4. إجراء الاختبارات والمقابلات

ترتبط مهام قسم التوظيف أيضاً بإجراء الاختبارات المطلوبة للتأكد من مهارات المتقدمين ومدى تناغمهم مع قَيم شركتك وأهدافها. وبناءً عليه، قد يُجرون أنواعاً مختلفة من الاختبارات هنا، مثل:

• اختبارات المهارات الفنية: تُحدَّد هذه الاختبارات قدرة المرشحين على أداء المهام المرتبطة بدورهم الوظيفيّ. فكّر هنا -على سبيل المثال- في اختبار معرفة المسوقين الإلكترونيين بخطوات إنشاء حملة تسويقية احترافية أو آلية إنشاء تقارير مالية دقيقة لمسؤولي الحسابات.. إلخ.
• نماذج العمل الواقعية: لا تقتصر الاختبارات على مجرد المعلومات النظرية، بل يمكن أن يعرض مسؤولو التوظيف على المتقدمين محاكاة مهمة معينة من الوظيفة الشاغرة؛ مما يسمح لهم بتتبع الحلول العملية وطريقة تفكير كل متقدم على حدة، مع قياس جودة نتائجه. (بعض الأمثلة على النماذج الواقعية هي طلب إنشاء سيناريو إعلاني أو كتابة كود برمجي معين).
• الاختبارات النفسية: هدف هذه الاختبارات هو تحليل السمات الشخصية للمتقدمين وأنماط تفكيرهم ومستوى ذكائهم العاطفيّ. وعادةً ما تلجأ إليها الشركات عند توظيف قادة الفِرق أو المهن التي يُتوقع منها تفاعلاً بشرياً عميقاً ومكثفاً.

ومن مهام قسم التوظيف في الموارد البشرية إجراء مقابلات العمل، التي تتنوع أساليبها بين المقابلات الفردية والجماعية والسلوكية. ويُدَرَب المختصون هنا على توجيه الأسئلة وفق متطلبات الوظيفة وإدارة المقابلة بموضوعية ونزاهة؛ أملاً في انتقاء الأشخاص المناسبين لثقافة المنشأة واحتياجاتها. 

ملحوظة مهمة: قد يتواصل قسم التوظيف مع المراجع التي أرفقها المتقدمون للتأكد من مصداقيتها ودقتها. وقد يشمل ذلك التحقق من طبيعة العلاقة المهنية بين المرشح والمَرْجِع وفترة العمل المشترك وسلوك المرشح خلال تلك الفترة. (بإمكانك التعرف أكثر على التحديثات الجديدة المتعلقة بضوابط الإعلانات والمقابلات الوظيفية من هنا).

5. تقديم العروض وتهيئة الموظف الجديد

إذا ما استقر مختصو التوظيف على مرشحٍ معين، تبدأ خطوات تقديم العرض الوظيفي بالتعاون مع مسؤولي الإدارة لصياغة عرضٍ يعكس قيمة المرشح وموقعه في هيكل الشركة، مع مراعاة الميزانية المحددة.

وإذا وافق المتقدم على العرض، تنتقل مهام قسم التوظيف هنا إلى مرحلة التهيئة الوظيفية (Onboarding)، والتي تهدف إلى تأهيل الموظف الجديد وتعريفه بقيم شركتك وسياساتها وهيكلها التنظيمي وآليات تنظيم العمل وسيرانه، فضلاً عن شرح الأدوات التي سيستعين بها الموظف لتأدية ما يُطلب منه مهام.

وتتضمن برامج التهيئة عادةً جلسات ترحيبية ومشاركة مواد تدريبية وإجراء لقاءات تعارف مع الفِرق المختلفة. إضافةً إلى إنشاء خطة واضحة بالأهداف المطلوبة من الموظف في شهوره الأولى. (يُعرفك هذا الدليل على تحديات دمج الموظفين والآليات المُوصى باتباعها في مرحلة التهيئة).

والآن، بعد تعرفنا على مهام التوظيف، قد تسألني عن..

المهارات التي يجب أن يمتلكها فريق قسم التوظيف لتحقيق النجاح

بتدقيق النظر في المهارات التي ذكرتها بالأعلى، ستجد أن على مسؤولي التوظيف امتلاك مجموعة متنوعة من المهارات التي تتضمن لهم إنشاء خطط توظيفية احترافية، مع القدرة على تطبيقها واقعياً. وبناءً عليه، هذه مجموعة من أهم مهارات وظيفة التوظيف:

1. مهارات التواصل والذكاء الاجتماعي

تُبنى العلاقات الجيّدة مع المرشحين بفضل مهارات التواصل البناء، مما يُسهِّل إجراء المقابلات والاختبارات والتفاوض على عروض العمل. من المهم أيضاً أن يتمكن فريق التوظيف من تقديم ملحوظاتهم بمهنية، سواءً أتعلقت هذه الملحوظات بالرفض أو القبول.

2. التحليل الإستراتيجيّ 

يهتم مسؤولو التوظيف بإيجاد موظف مناسب يسد الاحتياجات الوظيفية الفعلية. لذا، من الضروري امتلاك دقة في تحليل البيانات ودراسة هيكل الشركة التنظيمي، مع تتبع مؤشرات الأداء مثل مدة التوظيف وتكلفته وجودة التعيين. 

3. صياغة الأوصاف الوظيفية بعناية

إذا تأملت معي هنا، سنلاحظ أن الوصف الوظيفي ما هو إلا مرآة لمنشأتك وأداة جذب للمواهب التي تتناغم فعلياً مع طلباتك. ما يستوجب صياغة أوصافٍ واضحة تعكس ثقافة الشركة واحتياجاتها. وفي هذا المقال، أوردنا لك نصائح مهمة تساعدك على كتابة إعلان وظيفي يجذب الكفاءات مع نموذج مجاني جاهز.

4. إجادة أدوات التوظيف الذكيّة

من المفيد أن يوازن مسؤولو التوظيف بين تقييمهم الشخصي وأدوات التوظيف الذكية، لأن الاستعانة بالأنظمة الحديثة -مثل نظام تتبع المتقدمين من جسر- يُوفِّر عليهم الوقت والمجهود، كما يُحسِّن تجربة المرشحين وانسيابيتها. 

5. مهارات إدارة الوقت

يتعامل قسم التوظيف مع احتياجات مختلفة في الآن ذاته، وقد يدفعهم ذلك للتواصل المستمر مع المديرين ومسؤولي الفِرق والمرشحين، الأمر الذي قد يستنزف طاقتهم أو يُشتت تركيزهم.

لذلك، من الضروري أن يمتلك مختصو التوظيف في شركتك مهارات احترافية لإدارة الوقت وترتيب المهام والأولويات؛ حتى يتمكنون من جدولة المقابلات المتعددة وإدارة قاعدة بيانات المرشحين ومتابعة التحديثات بانتظامٍ. (لاحظ معي هنا أن هذه المهام يَسهل إدارتها من الألف إلى الياء عبر نظام جسر الذي يؤتمت عمليات الموارد البشرية الروتينية).

6. الالتزام القانوني

يتعامل قسم التوظيف مع بياناتٍ حساسة؛ بدءاً من نشر الإعلان الوظيفي وانتهاءً بتقديم العرض وتهيئة الموظفين الجُدد، مما يُحتم عليهم الامتثال للتشريعات المحلية وإدراك حقوق الموظفين إدراكاً شاملاً. ويتطلب ذلك مراجعة دورية للقوانين واللوائح المعمول بها، مثل نسب التوطين وأحكام الإعلانات العادلة وشروط التعاقد وسياسات الخصوصية.

أضف إلى ذلك، ينبغي أن يتأكد الفريق من حماية بيانات المرشحين بما يتوافق مع أنظمة حماية البيانات الشخصية. ويشمل ذلك ضمان الحصول على الموافقة الصريحة من المتقدمين قبل جمع بياناتهم أو مشاركتها، مع  ضرورة تخزين هذه البيانات في بيئة آمنة وعدم استخدامها إلا لغرض التوظيف. 

ومن المهم أن يستعد المسؤولون لتزويد المرشحين أو الجهات الرسمية بأي بيانات مُرادة عند الطلب، وفق ضوابط الشفافية والخصوصية التي تفرضها السياسات التنظيمية.

الخلاصة

تُبيّن الفقرات السابقة أهمية التنظيم الجيد لقسم التوظيف.. لما يُحدثه من أثرٍ لا غِنى عنه في اختيار الكفاءات المناسبة للشركة. غير أن فاعلية هذا الدور لا تكتمل إلا بتدريب الفريق على تجنّب التحيّز اللاواعي، مع اعتماد أدوات موضوعية لتقييم المرشحين. إضافةً إلى اتباع الإستراتيجيات المناسبة لتحسين تجربة المتقدم ورفع معدلات الاحتفاظ بالمواهب، بما يعزز الصورة الذهنية للشركة ويُحسن من تنافسيتها في سوق العمل.

ولاستكمال دائرة المعرفة، تابع قراءتك لدليلنا التالي الذي يُطلعك على 8 إستراتيجيات عملية لبناء خطة إدارة التغيير التنظيمي.