الدليل الشامل لبرنامج شؤون الموظفين المثالي

القوى العاملة هي وقود العمل في أي مؤسسة وأغلى أصل تملكه، تحتاج إدارة شؤونهم إلى جهد غامر يثقل كاهل الإدارة، إذا كنت تتطلع إلى توفير الوقت وأتمتة العمليات اليدوية وتعزيز التواصل بينك وبين الموظفين. تعرف على برنامج شؤون الموظفين وما الذي يمكن أن يحققه لسير العمل ومجمل أداء الشركة، من خلال مواصلة القراءة.

ما هو برنامج شؤون الموظفين

برنامج شؤون الموظفين هو نظام تقني متكامل يساعد الشركات في تتبع الموظفين وتوظيفهم والتواصل معهم من خلال الأتمتة، التي تعني تبسيط عمليات إدارة شؤون الموظفين مثل تسجيل الحضور والانصراف وإضافة الجداول الزمنية وتقييم الأداء بما يوفر الوقت والجهد ويساعد الشركة إجمالا على تحسين كفاءتها.

يركز برنامج شؤون الموظفين على إدارة أهم أصول الشركة وهو الموظفين، وهي المهمة التي قد يراها البعض بسيطة إلا أنها في الواقع تمثل تحديا إداريا معقدا وأحد أكثر المصاعب شيوعا، وعلاجه بالطرق التقليدية بعيدا عن الأتمتة يجعل المهام العديدة المرهقة الخاصة بإدارة شؤون الموظفين تتم يدويا وتستغرق وقتا طويلا وتحتاج إلى عمالة كثيفة.

يوفر برنامج شؤون الموظفين مجموعة متنوعة من الخدمات الآلية من أهمها:

 تأهيل الموظفين الجدد

 مسير الرواتب

تقييمات الأداء

 التواصل ثنائي الاتجاه بين الموظف والمدير

 الملفات الشخصية للموظفين

لماذا ينبغي على الشركات الانتباه لمدى أهمية برنامج شؤون الموظفين؟

يستطيع برنامج شؤون الموظفين تتبع وإدارة وتحسين كفاءة الموظفين، نشارك أدناه العديد من فوائد برنامج شؤون الموظفين  التي تجعل من الضروري للشركات أن تفكر جديا في استخدامه:

تبسيط عمليات إدارة الموظفين

أيا كان حجم الشركة، فإن إدارة شؤون الموظفين هي وظيفة بدوام كامل، يعمل البرنامج كذراع أيمن للموارد البشرية بدلا من الاعتماد على العمليات اليدوية التي تحفل بالأخطاء وتتسبب في وقوع مشكلات خاصة بعدم الدقة والكفاءة. 

على سبيل المثال يمكن من برنامج شؤون الموظفين تتبع أوقات حضور الموظفين وانصرافهم وحساب الرواتب بما في ذلك الإضافي والحسومات، كما أنه يضع سياسات الشركة موضع التنفيذ ويجعلها واضحة في متناول كل الموظفين فيتعزز فهمها لهم.  

يعتمد برنامج شؤون الموظفين في عمله على أتمتة المهام المتكررة الروتينية ويدمجها معا مع الحفاظ على الدقة والكفاءة والحد من الخطأ البشري، ما يمنح الإدارة الوقت للتركيز على المهام الإبداعية الأكثر أهمية، ويقلل حاجتها إلى توسيع فريق الموارد البشرية بعملة زائدة دون داع، ما يعني خفض تكاليف التوظيف. من ناحية ثانية يضمن البرنامج تسجيل أوقات العمل الفعلي بدقة ما يقلل من هدر الوقت ويحسن من الإنتاجية، ويرفع كفاءة الموارد البشرية لأعلى مستوى ممكن ومن ثم أداء الشركة.

- تنظيم معلومات الموظفين بأمان

تعاني العديد من الشركة من ضعف السياج الأمني المحيط ببيانات الموظفين على الإنترنت ما يجعلها عرضة أحيانا لانتهاك المتسللين الرقميين، أما حفظ البيانات في ملفات ورقية يحمل أيضا مخاطر كشف المعلومات الشخصية إذا وصلت إليها الأيدي الخطأ.

يحل برنامج شؤون الموظفين هذا التحدي الشائع بكفاءة تامة، لأنه يتمتع بترتيبات أمنية متينة تحمي المعلومات الخاصة مثل الحسابات المصرفية وأرقام التأمين الاجتماعي، على سبيل المثال يقدم برنامج شؤون الموظفين جسر ميزة تخصيص حساب خاص لكل موظف وإداري في الشركة باسم مستخدم وكلمة سر، ويمنح المسئول المختص تخصيص صلاحيات الدخول والاطلاع على الملفات والبيانات لمن يرغب حسب الحاجة.

زيادة مشاركة الموظفين

يسهل برنامج شؤون الموظفين من التواصل المستمر بين الموظف ومدير الشركة ما يجعل الموظفين يشعرون بالتقدير ويبني مجتمع متماسك وثقافة شركة موحدة يتضامن معها كل العاملين. من ناحية ثانية يتضمن البرنامج ميزة الاستبيانات واستطلاعات الرأي بحيث يسهل قياس آراء العاملين ووجهات نظرهم في جوانب عديدة. يدفع كل ما سبق في اتجاه زيادة مشاركة الموظف وهو ما يؤدي إلى تحسين الدافعية في العمل ويرفع معدل الاحتفاظ بالكفاءات.

 تقارير وتحليلات شاملة

نظرا لأن برنامج شؤون الموظفين هو نظام مؤتمت، يسهل تنظيم معلومات العمال وتخزينها واستخلاص تقارير موضوعية عديدة منها، على سبيل المثال تقارير العمل الإضافي، تساعد هذه التقارير في فهم المشكلات التي تواجهك وحلها على نحو أفضل من خلال اتخاذ قرارات مستنيرة تستند إلى بيانات حقيقية

بالإضافة إلى ما سبق فإن توفر البيانات بسهولة يجعل عملية اتخاذ القرار تستغرق وقتا أقل لأن جميع مقاييس الأداء متاحة ومحدثة طوال الوقت.

لا يمكن التأكيد بما فيه الكفاية على أهمية البيانات في عملية صنع القرار في الشركة، لكن يمكن القول باختصار أنها تساعد في توزيع مهام العمل على الموظفين بشكل أفضل ما يعني كفاءة أعلى في أداء القوى العاملة، كما أنه تمكنك من وضع تفضيلات الموظفين في الاعتبار أثناء اتخاذ القرارات وتكليفهم بمهام تتناسب مع مهاراتهم ومؤهلاتهم ما يعني مساعدة الموظفين على التمتع بصحة نفسية أفضل والعمل بحماس أعلى وتوتر أقل، وبالتالي تناقص معدل دوران موظفين

 أفضل الممارسات عند استخدام برنامج شؤون الموظفين في شركتك

اختر البرنامج الذي يلبي احتياجات الشركة، فمثلا إذا كانت الشركة تتبني أسلوب الدوام المرن بين المنزل والمكتب فينبغي أن تختار برنامج يعمل بالتقنية السحابية بحيث يستطيع الموظف الذي يعمل من المنزل من استخدامه عبر الإنترنت

أشرك كل المستويات في فهم ما الذي يمكن أن يحققه البرنامج للأداء، اشرح للمسئولين الإداريين ماهية الفوائد التجارية والعوائد المالية من استخدامه،وساعد فريق الموارد البشرية في فهم كيف يسبط البرنامج مهامهم الوظيفية. أما الموظفين فاشرح لهم كيف سيعزز البرنامج من تجربتهم الوظيفية. يدعم ذلك من قدرة كل الأفراد على التكيف مع النظام الجديد.

 درب العاملين على استخدامه من خلال التعلم الشخصي ومقاطع الفيديو المسجلة والندوات عبر الإنترنت ضمن فترة انتقالية تساعدهم على استيعاب كيفية استخدامه

ما الميزات التي يجب أن يتمتع بها برنامج شؤون الموظفين المثالي؟

عند اختيار برنامج شؤون الموظفين لشركتك لاحظ مدى توافر المزايا الآتية: 

 قاعدة بيانات الموظفين: تساعدك في التعرف على الموظفين بسهولة، بحيث تتضمن بيانات مثل المسمى الوظيفي والمهارات وبيانات الاتصال

الخدمة الذاتية للموظف: لكي يتمكن كل فرد من الاطلاع على البيانات الخاصة به وتحديثها وإنجاز المهام البسيطة دون الحاجة إلى الاتصال بالموارد البشرية، وبالتالي تخفيف الأعباء الملقاة على عاتقها.

 تسجيل الحضور والانصراف: من أجل ضمان التتبع الدقيق لإنتاجية كل موظف بعدالة ودون احتيال  

 تقييم الأداء: يتيح إجراء مراجعة منتظمة لأداء الموظفين بحيث تتمكن الشركة تقديم المشورة حول مواطن الضعف التي تحتاج إلى تعزيز لكي يستطيع الموظف إطلاق كل إمكاناته في النجاح. 

- مسير الرواتب: يتكامل بسهولة مع أداة تسجيل الحضور والانصراف بحيث يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويا أو نقلها من برنامج لآخر. 

يقدم جسر حلول ذكية، تُغطّي مجموعة واسعة من احتياجات العمل، من قاعدة بيانات الموظفين إلى تسجيل الحضور والانصراف ومسير الرواتب وغيرها من المزايا، يمثل جسر برنامج شؤون موظفين مثالي لشركتك،

اكتشف الحلول الذكية والمرنة لجسر في إدارة شؤون الموظفين الآن!